Demandes et approbations
Demandes et approbations
Les demandes de notes de frais, d'avances et d'heures supplémentaires suivent étape par étape un circuit de validation défini, et chaque valideur décide depuis une seule boîte de validation, en masse si nécessaire.
Quels problèmes résout-il ?
Quand les photos de justificatifs circulent par messagerie, que les avances se demandent dans le couloir et que les approbations dorment dans des fils d'e-mails, personne ne sait où une demande attend. NetKurum ouvre chaque demande comme un enregistrement et fixe par une règle qui approuve, et dans quel ordre.
- Des demandes introuvables Chaque demande suit des étapes ordonnées ; le demandeur la suit dans Mes demandes et les valideurs la voient dans En attente de ma décision.
- Tous les montants chez la même personne Ajoutez une condition « montant minimum » à une étape : les dépenses au-delà d'un certain montant demandent aussi l'accord du directeur général.
- Un travail bloqué quand un valideur est absent Définissez une délégation : les étapes des demandes ouvertes pendant ces dates vont au délégué.
- Des notes de frais aux justificatifs perdus Les dépenses sont saisies avec montant, TVA, catégorie et date du justificatif, le justificatif joint en image ou en PDF ; les dépenses payées sont marquées à part.
- Des demandes de documents et de conseil dispersées Les demandes de documents de visa avec leurs pièces requises et les demandes au cabinet de paie avec leurs délais de réponse (SLA) se suivent dans le même module.
Demandes et approbations, écran par écran
Les images sont de vrais écrans de l'organisation de démonstration NetKurum ; les noms de personnes et d'entreprises sont fictifs.
Une boîte, une décision
Boîte de validation
Les demandes de notes de frais, d'avances, d'heures supplémentaires et de rechargement de carte repas qui attendent votre décision sont listées sous forme de cartes. Chaque carte indique le type, le titre, le montant le cas échéant, le demandeur et l'étape en attente.
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Les valideurs ne passent pas de module en module ; toutes les décisions sont dans cette boîte.
Trois onglets : en attente de ma décision, mes demandes et toutes. Filtrez par type de demande, par module ou par recherche ; « Ouvrir l'enregistrement » affiche l'enregistrement d'origine avant de décider.
Cochez des cartes et utilisez approuver la sélection ou refuser la sélection pour une décision en masse ; un motif est obligatoire en cas de refus. Personne ne peut décider de sa propre demande, et les décisions sont définitives. Lorsque le module le permet, le demandeur peut retirer une demande qui n'a pas encore été tranchée.
- Onglets: en attente de ma décision, mes demandes, toutes
- Décision en masse: jusqu'à 50 demandes à la fois
- Détail: étapes affichées sous forme de chronologie
Qui approuve, et dans quel ordre
Circuits de validation
Chaque circuit a un nom et des valideurs ordonnés : une personne précise, un poste, un rôle, le responsable du salarié ou le titulaire du compte. Le même circuit peut servir pour les congés, les heures supplémentaires, les avances et les notes de frais.
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Définissez la chaîne de validation une fois et attribuez-la à des unités, des postes, des sites ou des personnes.
Un circuit compte jusqu'à six étapes, réordonnées par glisser-déposer. Si « montant minimum » ou « durée minimum » est renseigné, l'étape ne s'applique qu'aux demandes égales ou supérieures à cette valeur. Les demandes peuvent indiquer à qui c'est le tour.
Le circuit appliqué est choisi dans cet ordre : attribution propre à la personne, poste, service, site, puis circuit par défaut de l'organisation. Les demandes ouvertes après une attribution suivent le nouveau circuit ; celles en attente sont actualisées avec « Mettre à jour les demandes en attente ». Les délégations se définissent sur le même écran.
- Valideurs: personne, poste, rôle, responsable, titulaire du compte
- Condition: montant ou durée minimum
- Attribution: service, poste, site, personne
Des dépenses avec justificatif
Notes de frais
Les notes de frais sont listées avec numéro de pièce, montant, TVA, catégorie, date du justificatif, statut et paiement, et se filtrent par site, personne, statut et période.
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Chaque dépense arrive à la comptabilité avec son justificatif et son historique de validation.
Le formulaire de dépense reçoit la personne, le type, la date, le montant, la devise, le fournisseur et une note ; le justificatif est téléversé en image ou en PDF et s'affiche aussitôt. Seules les dépenses en attente de validation peuvent être modifiées ou supprimées.
Les utilisateurs habilités sélectionnent des lignes pour approuver, refuser, mettre en attente ou marquer comme payées les dépenses approuvées, avec une date de paiement. Le formulaire de notes de frais d'une personne et d'une période choisies se télécharge en Excel avec une zone de signature.
- Colonnes: montant, TVA, catégorie, date du justificatif, paiement
- Statut en masse: approuver, refuser, mettre en attente, payé
- Formulaire: Excel avec zone de signature
Avances et échéances
Avances
Les demandes d'avance sont listées avec le montant, le nombre d'échéances, le type d'avance, la date de la dernière action et le statut. L'écran s'ouvre sur les demandes en attente de validation, et les salariés sans droit sur les avances ne voient que les leurs.
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Quand une avance a été accordée et qui l'a approuvée est enregistré événement par événement.
Une demande d'avance reçoit la personne, le type d'avance, le montant et une note, et démarre en attente de validation. Les types d'avance sont définis pour votre organisation.
Le détail de l'avance enregistre chaque approbation ou refus avec son auteur, sa date et le statut. Si un circuit de validation est attribué, l'avance va dans la boîte de validation ; sinon, une personne habilitée l'approuve.
- Colonnes: montant, échéances, type, statut
- Historique: chaque approbation et refus enregistré
Des dépenses depuis le téléphone
Demandes mobiles
Les salariés demandent depuis leur téléphone le remboursement de dépenses avec justificatif, des avances et des heures supplémentaires, et suivent le statut de toutes leurs demandes dans une seule liste.
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Le justificatif est enregistré là où l'argent a été dépensé.
Les valideurs prennent aussi leurs décisions de la boîte de validation dans l'application mobile, et les salariés sont avertis quand une demande est tranchée.
- Salarié: note de frais, avance, heures supplémentaires, demande de congé
- Responsable: approuver ou refuser depuis le téléphone
Documents de visa, un par un
Documents de visa
Pour un déplacement à l'étranger, le salarié ouvre une demande de documents avec le pays de destination, les dates du voyage, l'échéance et le type de visa. Chaque document requis pour ce type de visa est listé avec son propre statut.
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Les démarches de visa ne se perdent plus dans les e-mails, et les documents manquants se voient d'un coup d'œil.
Les processus de visa définissent chaque type de visa et les documents qu'il exige ; les documents dont le fichier est prêt sont remis au salarié dès l'ouverture de la demande. Le responsable unique des processus de visa de l'organisation est averti des nouvelles demandes.
Le responsable téléverse chaque document ou le marque comme remis en main propre ; le pays, les dates et la note restent modifiables tant que la demande est en attente.
- Demande: pays, dates, échéance, type de visa
- Statut du document: en attente, transmis, remis en main propre
Des demandes de conseil avec échéance
Demandes au cabinet de paie
Les déclarations au cabinet de paie, comme les embauches, les départs, les écarts de caisse, les demandes d'explication disciplinaires, les mutations, les saisies sur salaire et les accidents du travail, s'envoient et se suivent ici. Chaque demande affiche son statut et son délai de réponse (SLA).
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Chaque déclaration au cabinet est enregistrée avec un numéro, une échéance et l'échange.
« Nouvelle demande » commence par un type ; chaque carte de type précise sa description, son délai de réponse et l'éventuelle règle d'échéance. Les statuts sont envoyée, en cours, en attente de révision, terminée et annulée, et la couleur du SLA indique le temps restant.
Dans le détail de la demande, vous échangez des messages avec le cabinet et téléversez des documents ; si une correction est demandée, vous déposez une nouvelle version et les versions précédentes sont conservées. La procédure disciplinaire se déroule étape par étape, du rapport d'incident à l'avertissement signé.
- Types: embauche, départ, écart de caisse, explication disciplinaire, mutation, saisie, accident du travail
- Échéance: délai de réponse (SLA) par type
Que comprennent les demandes et approbations ?
- Une seule boîte de validation pour les notes de frais, avances, heures supplémentaires et rechargements de carte repas
- Circuits de validation jusqu'à six étapes, avec valideurs par personne, poste, rôle et responsable
- Étapes de validation déclenchées par le montant ou la durée
- Attribution des circuits par service, poste, site et personne, avec délégation
- Notes de frais avec justificatif, TVA et catégorie, indicateur de paiement et formulaire Excel avec signatures
- Types d'avance, détail des échéances et historique de validation
- Demandes de notes de frais, d'avances, d'heures supplémentaires et de congés depuis le mobile, avec validation sur le téléphone
- Demandes de documents de visa avec les pièces requises
- Demandes au cabinet de paie avec délais de réponse et procédure disciplinaire
- Missions terrain : intervenants, clients, lieu, montant estimé et kilométrage, avec validation ou révision
- Rapport des circuits de validation indiquant quel circuit est attribué à quelle unité
Comment démarrer ?
- Définir les types Saisissez les types d'avance et de dépense et, si nécessaire, les autorités de dépense et les processus de visa.
- Configurer les circuits de validation Ordonnez les valideurs, ajoutez des conditions de montant et attribuez les circuits aux services, postes ou sites.
- Inviter les salariés Les salariés ouvrent leurs demandes depuis l'application mobile ou le panneau et joignent leurs justificatifs.
- Décider depuis la boîte Les valideurs décident depuis une seule boîte, en masse si nécessaire, et le résultat est transmis au salarié.
Questions fréquentes
Quelles demandes arrivent dans la boîte de validation ?
Les demandes d'heures supplémentaires, les notes de frais et les avances auxquelles un circuit de validation est attribué, et les autres éléments à valider comme les rechargements de carte repas. Les demandes de congé sont approuvées sur l'écran de gestion des congés selon le circuit de validation des congés.
Que se passe-t-il si aucun circuit de validation n'est attribué ?
Le circuit par défaut de l'organisation s'applique s'il existe. Sans aucun circuit, les avances et les notes de frais sont approuvées par une personne habilitée et les heures supplémentaires par le responsable du salarié.
Les demandes attendent-elles quand un valideur est en congé ?
Avec une délégation en place, l'étape concernée va au délégué selon la délégation valable le jour de l'ouverture de la demande. Les demandes déjà en attente peuvent passer au nouvel ordre avec « Mettre à jour les demandes en attente ».
Une décision peut-elle être annulée ?
Non. Une demande approuvée ou refusée n'est pas rouverte ; les corrections se font par une nouvelle action dans le module concerné. Une demande pas encore tranchée peut être retirée par le demandeur.
Les salariés peuvent-ils saisir leurs dépenses depuis leur téléphone ?
Oui. Les notes de frais, avances et heures supplémentaires se demandent dans l'application mobile, et les valideurs peuvent aussi prendre leurs décisions de la boîte de validation sur le téléphone.
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