Talepler ve Onaylar

Onaylayıcı modül modül dolaşmaz; bütün kararlar bu kutudadır.

Üç sekme vardır: kararımı bekleyen, taleplerim ve tümü. Talep türü, modül ve aramayla süzülür; Kaydı aç kararı vermeden önce ilgili kaydın kendi ekranını açar.

Kartlar işaretlenip Seçilenleri onayla ya da Seçilenleri reddet ile toplu karar verilir; ret gerekçesi zorunludur. Kimse kendi talebine karar veremez, verilen karar geri alınmaz. Modül izin veriyorsa talep eden, karar verilmemiş talebini geri çeker.

• Sekmeler: kararımı bekleyen, taleplerim, tümü
• Toplu karar: tek seferde en çok 50 talep
• Ayrıntı: adımlar zaman çizelgesi olarak

Onay zinciri bir kez tanımlanır, birimlere, görevlere, yerleşkelere ya da kişilere atanır.

Bir süreçte en çok altı adım olur ve sıra sürükleyerek değişir. "Tutar en az" ya da "Süre en az" doluysa adım yalnız o değerin üstündeki taleplerde uygulanır. Onay sırasının kimde olduğu talep ekranlarında görünebilir.

Hangi sürecin geçerli olacağı kişiye özel atama, görev, departman, yerleşke ve kurumun varsayılan süreci sırasıyla belirlenir. Atamadan sonra açılan talepler yeni süreçten geçer; bekleyenler Bekleyen Talepleri Güncelle ile yenilenir. Vekâlet de bu ekrandan tanımlanır.

• Onaylayıcı: kişi, görev, rol, yönetici, hesap sahibi
• Koşul: tutar ya da süre alt sınırı
• Atama: departman, görev, yerleşke, kişi

Muhasebeye giden her harcama, belgesi ve onay geçmişiyle birlikte gelir.

Harcama formunda kişi, tür, tarih, tutar, para birimi, firma ve açıklama girilir; fiş resim ya da PDF olarak yüklenir ve yüklendiği anda önizlenir. Yalnız onay bekleyen harcama düzenlenir ya da silinir.

Yetkili kullanıcı satırları seçip onaylar, reddeder, beklemeye alır ya da onaylı harcamayı ödeme tarihiyle ödendi işaretler. Harcama Talep Formu seçilen kişi ve tarih aralığı için imza bölümlü Excel olarak indirilir.

• Sütunlar: tutar, KDV, kategori, fiş tarihi, ödeme
• Toplu durum: onayla, reddet, beklemeye al, ödendi
• Form: imza bölümlü Excel

Avansın ne zaman, kimin onayıyla verildiği hareket hareket kayıtlıdır.

Avans talebinde kişi, avans türü, tutar ve açıklama girilir; talep onay bekliyor durumunda başlar. Avans türleri kurumunuza göre tanımlanır.

Avans ayrıntısında her onay ya da ret hareket olarak kimin, ne zaman, hangi durumla işlem yaptığıyla birlikte tutulur. Süreç atanmışsa avans Onay Kutusu'na düşer, atanmamışsa yetkili kişi onaylar.

• Sütunlar: tutar, taksit, tür, durum
• Hareketler: her onay ve ret kayıtlı

Vize evrakı e-postalar arasında kaybolmaz; eksik belge ilk bakışta görünür.

Vize süreçlerinde her vize türü ve istenecek belgeler tanımlanır; hazır dosyası yüklenen belge talep anında çalışana teslim edilir. Kurumdaki tek vize süreçleri yöneticisi talepten haberdar olur.

Yönetici belgeyi yükler ya da elden teslim edildi olarak işaretler; bekleyen talepte ülke, tarihler ve açıklama düzenlenebilir.

• Talep: ülke, tarihler, son teslim, vize türü
• Belge durumu: bekliyor, teslim edildi, elden teslim

Danışmana giden her bildirim numarası, süresi ve yazışmasıyla kayıtlıdır.

Yeni Talep ile tür seçilir; her türün açıklaması, cevap süresi ve varsa son tarih kuralı kartında yazar. Durumlar iletildi, işlemde, revize bekliyor, tamamlandı ve iptaldir; SLA rengi süre durumunu gösterir.

Talep ayrıntısında danışmanla yazışılır, belge yüklenir; düzeltme istenirse yeni sürüm yüklenir, önceki sürümler saklanır. Savunma süreci tutanaktan imzalı ihtara kadar adım adım ilerler.

• Türler: işe giriş, ayrılış, kasa açığı, savunma, nakil, icra, iş kazası
• Süre: türe göre cevap süresi (SLA)