الطلبات والموافقات

لا يتنقل المعتمِدون من وحدة إلى أخرى؛ فكل القرارات في هذا الصندوق.

هناك ثلاث علامات تبويب: بانتظار قراري، وطلباتي، والكل. صفِّ حسب نوع الطلب أو الوحدة أو بالبحث، ويعرض زر «فتح السجل» السجل الأصلي قبل أن تقرر.

حدد البطاقات واستخدم «الموافقة على المحدد» أو «رفض المحدد» لاتخاذ قرار جماعي؛ ويلزم ذكر سبب عند الرفض. لا يستطيع أحد البت في طلبه بنفسه، ولا يمكن التراجع عن القرارات. وحيث تسمح الوحدة بذلك، يستطيع مقدّم الطلب سحب طلب لم يُبتّ فيه بعد.

• علامات التبويب: بانتظار قراري، طلباتي، الكل
• القرار الجماعي: حتى 50 طلبًا دفعة واحدة
• التفاصيل: الخطوات معروضة كخط زمني

عرّف سلسلة الموافقة مرة واحدة وأسندها إلى الوحدات أو المناصب أو المواقع أو الأشخاص.

للمسار ما يصل إلى ست خطوات يُعاد ترتيبها بالسحب. وإذا مُلئ «الحد الأدنى للمبلغ» أو «الحد الأدنى للمدة»، فلا تسري الخطوة إلا على الطلبات التي تساوي تلك القيمة أو تتجاوزها. ويمكن أن تُظهر الطلبات على من الدور.

يُختار المسار الساري بهذا الترتيب: إسناد خاص بالشخص، ثم المنصب، ثم القسم، ثم الموقع، ثم المسار الافتراضي للمؤسسة. وتتبع الطلبات المفتوحة بعد الإسناد المسار الجديد؛ أما المعلقة فتُحدَّث بزر «تحديث الطلبات المعلقة». وتُعرَّف التفويضات في الشاشة نفسها.

• المعتمِدون: شخص، منصب، دور، مدير، مالك الحساب
• الشرط: حد أدنى للمبلغ أو للمدة
• الإسناد: القسم، المنصب، الموقع، الشخص

يصل كل مصروف إلى المحاسبة مع إيصاله وسجل موافقاته.

يأخذ نموذج المصروف الشخص والنوع والتاريخ والمبلغ والعملة والمورّد وملاحظة؛ ويُرفع الإيصال صورةً أو PDF ويُعاين فورًا. ولا يمكن تعديل أو حذف إلا المصروفات التي تنتظر الموافقة.

يحدد المستخدمون المفوَّضون الصفوف للموافقة أو الرفض أو التعليق، أو لتعليم المصروفات المعتمدة كمدفوعة مع تاريخ الدفع. ويُنزَّل نموذج طلب المصروفات لشخص وفترة محددين كملف Excel فيه قسم للتوقيع.

• الأعمدة: المبلغ، ضريبة القيمة المضافة، الفئة، تاريخ الإيصال، الدفع
• الحالة الجماعية: موافقة، رفض، تعليق، مدفوع
• النموذج: Excel مع قسم للتوقيع

يُسجَّل حدثًا بحدث متى مُنحت السلفة ومن وافق عليها.

يأخذ طلب السلفة الشخص ونوع السلفة والمبلغ وملاحظة، ويبدأ بحالة «بانتظار الموافقة». وتُعرَّف أنواع السلف خاصةً بمؤسستك.

تسجّل تفاصيل السلفة كل موافقة أو رفض مع من نفّذه ومتى وبأي حالة. وإذا أُسند مسار موافقة ذهبت السلفة إلى صندوق الموافقات؛ وإلا وافق عليها شخص مفوَّض.

• الأعمدة: المبلغ، الأقساط، النوع، الحالة
• السجل: تُسجَّل كل موافقة وكل رفض

لا تضيع أوراق التأشيرة في البريد الإلكتروني، وتظهر الوثائق الناقصة بنظرة واحدة.

تعرّف إجراءات التأشيرة كل نوع تأشيرة والوثائق التي يتطلبها؛ والوثائق التي لها ملف جاهز تُسلَّم إلى الموظف بمجرد فتح الطلب. ويُشعَر المسؤول الوحيد عن إجراءات التأشيرة في المؤسسة بالطلبات الجديدة.

يرفع المسؤول كل وثيقة أو يعلّمها كمسلَّمة يدًا بيد؛ ويمكن تعديل البلد والتواريخ والملاحظة ما دام الطلب معلقًا.

• الطلب: البلد، التواريخ، الموعد النهائي، نوع التأشيرة
• حالة الوثيقة: معلقة، مسلَّمة، مسلَّمة يدًا بيد

يُسجَّل كل إشعار إلى المستشار برقم وموعد نهائي ومحادثة.

يبدأ «طلب جديد» باختيار النوع؛ وتذكر بطاقة كل نوع وصفه وزمن الاستجابة وأي قاعدة للموعد النهائي. والحالات: مُرسل، قيد التنفيذ، بانتظار التعديل، مكتمل، ملغى، ويبيّن لون SLA الوقت المتبقي.

في تفاصيل الطلب تراسل المستشار وترفع الوثائق؛ وإذا طُلب تصحيح رفعت نسخة جديدة مع الاحتفاظ بالنسخ السابقة. وتسير إجراءات الدفاع التأديبي خطوة بخطوة من محضر الواقعة إلى الإنذار الموقَّع.

• الأنواع: تعيين، ترك عمل، عجز نقدي، دفاع، نقل، حجز على الأجر، حادث عمل
• الموعد النهائي: زمن استجابة (SLA) لكل نوع