Fonctionnalités
Structure de l'organisation et gestion des sous-traitants
Définissez vos sites, vos départements, votre hiérarchie des postes et vos sociétés sous-traitantes ; les circuits d'approbation, les droits et les rapports s'appuient sur cette structure.
Quels problèmes résout-il ?
À qui ira l'approbation d'un congé, quel responsable verra quel rapport, à quelle société est rattaché un employé sous-traitant ? La réponse à ces questions se trouve dans la structure de l'organisation.
- Un système qui ne correspond pas à l'organisation réelle Les sites, les départements et les postes sont définis selon la hiérarchie propre à l'organisation ; on détermine le poste supérieur de chaque poste et le département auquel il est rattaché.
- L'ajout d'une agence qui prend du temps Un nouveau site est créé avec son nom, son type, ses coordonnées et son emplacement sur la carte ; dès que le QR code de l'agence est généré, elle est prête pour le pointage mobile.
- Salariés et sous-traitants dans la même liste Les sociétés sous-traitantes sont définies séparément ; les rapports utilisent le filtre société sous-traitante et l'information de la société.
- Pas seulement les employés Des types de personne comme étudiant, client, membre, donateur, fournisseur et visiteur peuvent être activés et gérés dans la même structure.
- Des rapports encombrés de filtres inutiles Un réglage de l'organisation détermine si les filtres société sous-traitante et type de col (blanc ou bleu) apparaissent ou non dans les rapports.
La structure de l'organisation, écran par écran
Les visuels sont des illustrations réalisées à partir des écrans NetKurum ; les noms de personnes et de sociétés sont des exemples.
Type de site
Sites
Les informations de l'organisation et les sites enregistrés apparaissent sur la même page. Chaque site est listé avec son nom, son type, son téléphone, son e-mail et sa description ; le menu « Actions » permet de mettre à jour les informations de l'organisation ou de créer un nouveau site.
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Les sites définissent le siège, les agences et les bâtiments de service de l'organisation ; les règles d'entrée-sortie et les rapports fonctionnent par site.
Un double-clic sur un site ouvre sa page de détail : le nombre de personnes du site, les appareils, la préférence de contrôle mobile et les QR codes s'y gèrent.
La liste des sites peut être imprimée et exportée vers Excel.
- Informations : nom, type, téléphone, e-mail, description
- Détail : personnes, appareils, préférence de contrôle mobile, QR codes
Emplacement sur la carte
Nouveau site et emplacement
Lors de l'ajout d'un nouveau site, on saisit son type, son nom, son téléphone, son adresse e-mail et sa description ; l'emplacement de l'agence est indiqué sur la carte.
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L'emplacement du site sur la carte est la base du pointage mobile avec vérification de la localisation.
L'emplacement se choisit en effectuant une recherche sur la carte ou en y plaçant un repère. Le type de site distingue des structures comme le siège, une agence ou un bâtiment de service annexe.
Le site enregistré avec le bouton « Créer une agence » est immédiatement utilisable dans les formulaires des employés, les rapports et les réglages de droits.
- Champs : type, nom, téléphone, e-mail, description
- Emplacement : sélection sur la carte
Normal ou dynamique
QR codes des agences
Le tableau « QR codes » du détail de l'agence liste les codes de l'agence. Avec « Ajouter », on crée un nouveau code en choisissant un intitulé d'emplacement, le type de QR (normal ou dynamique) et le statut.
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Plusieurs QR codes peuvent être définis dans une même agence, par exemple des codes distincts pour l'entrée principale, l'étage des bureaux et la porte de service.
Le tableau affiche l'intitulé, l'heure de création, le statut et le type de chaque code. Un code qui n'est plus utilisé est désactivé.
Lors de la création d'un QR code dynamique, un code PIN est défini et une date d'expiration peut être fixée pour le code.
- Informations du code : intitulé d'emplacement, type, statut
- Types : normal, dynamique
Département supérieur et responsable
Départements
Les départements se définissent avec un nom, un département supérieur, un responsable de département et une description. La liste indique aussi le département de rattachement ; un double-clic sur un département permet de le modifier.
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L'arborescence des départements définit les unités de l'organisation et le responsable de chacune.
Le responsable du département est choisi parmi les postes définis ; un poste absent de la liste peut être ajouté directement depuis la fenêtre.
Les départements sont utilisés dans les définitions des postes ; l'information du département apparaît dans la liste des employés et dans les rapports de congés.
- Champs : nom, département supérieur, poste responsable, description
- Utilisation : postes, listes et rapports
Département de rattachement et poste supérieur
Postes et hiérarchie
Lors de l'ajout d'un nouveau poste, on choisit son nom, le département auquel il est rattaché et son poste supérieur ; les rôles auxquels le poste sera habilité se cochent dans le même formulaire.
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La hiérarchie des postes détermine à qui est adressée l'approbation hiérarchique des congés et qui voit qui dans les rapports.
Par exemple, dans le département Ressources humaines, on peut définir les postes de Directeur des ressources humaines, de Directeur adjoint et de Spécialiste. Chaque poste est rattaché à un poste supérieur.
La liste « Définitions des postes » affiche le nom du poste, le poste supérieur et le département ; la liste peut être imprimée et exportée vers Excel.
- Informations du poste : nom
- Hiérarchie : département de rattachement, poste supérieur
- Droits : rôles auxquels le poste est habilité
Nouvelle société sous-traitante
Sociétés sous-traitantes
Les sociétés sous-traitantes intervenant dans l'organisation sont listées avec leur nom et leur nombre de personnes ; une nouvelle société s'ajoute depuis une fenêtre à champ unique. Les employés des sous-traitants sont suivis en fonction de leur société.
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La définition des sociétés sous-traitantes permet de suivre le personnel salarié et le personnel sous-traitant dans le même système, mais séparément.
Les rapports journaliers des entrées-sorties, des arrivées tardives, des départs anticipés et des heures supplémentaires affichent la société sous-traitante et peuvent être filtrés par société sous-traitante.
Dans les structures où les sous-traitants sont nombreux, comme les chantiers, des listes et des feuilles de temps par société peuvent être utilisées ; lors d'un import Excel, les lignes dont la colonne sous-traitant est renseignée peuvent être rattachées à la société concernée.
- Liste : nom de la société, nombre de personnes
- Rapports : filtre et colonne société sous-traitante
Types de personne
Définitions des types de personne
On coche les types de personne à utiliser dans le logiciel : employé, étudiant, client, membre, donateur, fournisseur et visiteur. Le type employé est toujours activé.
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Les types de personne permettent d'utiliser NetKurum non seulement pour le personnel, mais aussi pour les autres personnes qui entrent dans l'organisation.
Les types de personne activés servent de catégorie de personne dans le formulaire de nouvelle personne, dans les listes et dans les rapports. Par exemple, les entrées des visiteurs sont suivies séparément des rapports des employés.
L'écran « Gestion des modules/fonctionnalités de l'organisation » permet de régler l'affichage des filtres société sous-traitante et type de col dans les rapports, ainsi que le tri alphabétique des listes par nom.
- Types : employé, étudiant, client, membre, donateur, fournisseur, visiteur
- Utilisation : formulaires, listes, filtres des rapports
Que comprend la structure de l'organisation ?
- Informations de l'organisation
- Création de sites : type, coordonnées, description et emplacement sur la carte
- Détail du site : personnes, appareils, préférence de contrôle mobile
- Plusieurs QR codes normaux ou dynamiques par agence
- Départements, département supérieur et responsable de département
- Postes, poste supérieur et hiérarchie des postes
- Rôles auxquels le poste est habilité
- Gestion des sociétés sous-traitantes et filtre sous-traitant dans les rapports
- Types de personne employé, étudiant, client, membre, donateur, fournisseur et visiteur
- Filtre de type de col et réglage du tri alphabétique des listes
- Import d'agences, de départements, de postes et de personnes via Excel
Comment ça marche ?
- Définissez l'organisation et les sites Saisissez les informations de l'organisation et créez les sites avec leur emplacement.
- Mettez en place départements et postes Déterminez l'arborescence des départements et le poste supérieur de chaque poste.
- Ajoutez sous-traitants et types de personne Définissez les sociétés sous-traitantes et les types de personne que vous utiliserez.
- Construisez sur cette base Les approbations de congé, les droits des rôles, les horaires et les rapports utilisent cette structure.
Questions fréquentes
Pouvons-nous importer notre organisation actuelle en une fois ?
Oui. Les agences, départements, postes et personnes peuvent être importés depuis des fichiers Excel ; le système démarre ainsi déjà rempli dès le premier jour.
À quoi sert la hiérarchie des postes ?
Elle détermine à quel supérieur est adressée une demande dans l'approbation hiérarchique des congés et, pour les droits liés à la hiérarchie, qui voit les enregistrements de qui.
Une agence peut-elle avoir plusieurs QR codes ?
Oui. Plusieurs codes normaux ou dynamiques, avec des intitulés d'emplacement différents, peuvent être ajoutés au tableau « QR codes » du détail de l'agence.
Comment distinguer le personnel sous-traitant ?
Les sociétés sous-traitantes sont définies séparément ; la société des employés sous-traitants est indiquée dans les rapports et les rapports se filtrent par société sous-traitante.
Pouvons-nous gérer aussi des personnes qui ne font pas partie du personnel ?
Oui. Les types de personne étudiant, client, membre, donateur, fournisseur et visiteur peuvent être activés.
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