Rapports

La feuille de temps construit le tableau de travail d'un mois sur un seul écran et descend en un clic aux mouvements qui se cachent derrière chaque cellule.

Après avoir choisi l'agence, l'année et le mois, on choisit le mode de calcul : selon la première entrée et la dernière sortie, ou selon toutes les entrées et sorties. Les cellules se colorent selon les statuts « Heures normales », « Heures excédentaires », « Heures manquantes », « Non travaillé » et « Jour férié ».

Un clic sur une cellule ouvre les mouvements et les congés horaires de ce jour. Un nouveau congé et un temps de travail s'ajoutent depuis la même fenêtre ; les enregistrements ajoutés manuellement peuvent être supprimés.

• Vue : mensuelle et hebdomadaire
• Calcul : première entrée-dernière sortie ou tous les mouvements
• Détail du jour : mouvements, congés horaires, ajout de congé et de temps de travail

Le rapport mensuel détaillé est le rapport principal pour contrôler la feuille de temps, les heures supplémentaires et les absences.

Les cellules se colorent selon les statuts « Horaire non défini », « Heures normales », « Heures manquantes / Congé non payé », « Absent », « Heures supplémentaires », « Repos hebdomadaire », « Jour férié », « Congé payé » et « Ne travaille pas ». Au survol d'une cellule, l'écart de travail en moins ou en plus s'affiche.

Un clic sur une cellule ouvre le détail du jour, comme dans la feuille de temps. Le rapport se filtre par agence, mois, année, catégorie de personne et réglage d'entrée-sortie, et se télécharge vers Excel en un clic. Dans les organisations utilisant le contrôle d'accès par badge, le point où l'entrée ou la sortie a eu lieu peut aussi être affiché dans la cellule.

• Statuts : normal, supplémentaire, manquant, absent, repos, congé payé/non payé
• Totaux : heures supplémentaires, heures manquantes, heures travaillées/prévues
• Export : Excel

Les rapports journaliers permettent de voir, dès le matin, les enregistrements problématiques de la journée.

Le rapport des arrivées tardives indique l'heure d'entrée, la durée du retard et l'agence d'entrée ; le rapport des départs anticipés l'heure de sortie et la durée de l'avance ; le rapport des heures supplémentaires la durée des heures supplémentaires. Pour les employés des sous-traitants, la société sous-traitante est également indiquée.

Le rapport des dépassements de pause liste les personnes ayant dépassé la durée de pause définie, et le rapport des heures manquantes celles qui n'ont pas atteint la durée de travail journalière, avec les durées effectives et manquantes.

• Rapports : entrées-sorties, arrivées tardives, départs anticipés, heures supplémentaires, combiné, absences, dépassements de pause, heures manquantes, autre agence
• Filtre : agence, société sous-traitante, catégorie de personne, date

Dans les organisations à plusieurs agences, ce rapport rend visibles les déplacements des employés entre les agences.

Le rapport se filtre par période, site et catégorie de personne. Même si la politique de pointage autorise l'entrée depuis toutes les agences, ces mouvements sont suivis séparément.

• Colonnes : poste, agence, date de l'opération, agence d'entrée et de sortie, heure

Grâce aux e-mails automatiques de rapports, les rapports arrivent dans la boîte de réception du responsable concerné à l'heure fixée, sans que personne ne se connecte au panneau.

On choisit la périodicité (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle), le jour, l'heure et la minute. Les types de rapports comprennent le rapport journalier, les arrivées tardives, les départs anticipés, les absences, les heures supplémentaires, le rapport combiné, le rapport mensuel détaillé et le rapport de feuille de temps.

La page « Liste des destinataires des e-mails automatiques » affiche pour chaque personne l'heure d'envoi, la périodicité, le nombre de rapports choisis et le nombre de personnes affectées ; les réglages d'envoi des personnes sélectionnées se modifient en groupe.

• Planification : périodicité, jour, heure, minute
• Portée : personnes à inclure dans le rapport
• Contenu : objet et texte, avec des balises de personne et de date

Les modèles permettent à l'organisation de fixer le ton des e-mails d'information envoyés aux employés.

Dans le modèle, on saisit le type d'e-mail, le statut, l'objet et le contenu de l'e-mail. Lors de l'envoi, les balises sont remplacées par le nom de l'employé et la date concernée.

Les modèles apparaissent dans la liste avec le type, l'objet, le statut, la date de l'opération et son auteur ; ils se modifient par double-clic.

• Types : arrivées tardives, départs anticipés, absences
• Balises : {{AD_SOYAD}}, {{SECILI_TARIH}}