Eine Zeiterfassungs-Demo sieht immer gut aus: aufgeräumte Bildschirme, bunte Berichte, schnelle Klicks. Das Problem: In der Demo läuft das Szenario des Anbieters, nicht das Ihrer Organisation. Ihre Nachtschicht, Ihre drei Filialen, Ihr Subunternehmer-Team und Ihre zwei unterschiedlichen Genehmigungsketten kommen in der Demo nicht vor. „Die beste“ Zeiterfassung ist kein universeller Titel; es ist das System, das Ihre Abläufe mit den wenigsten Ausnahmen abbildet.
Die folgenden zehn Fragen sollen die Demo in Ihr eigenes Szenario übersetzen. Zu jeder Frage haben wir notiert, worauf Sie achten sollten und welche Antwort ein Warnsignal ist.
1. Braucht die Einrichtung Netzwerkkonfiguration und einen Server?
Warnsignal: „In Ihrer Filiale brauchen Sie eine feste IP“, „wir öffnen einen Port am Router“, „stellen Sie einen Rechner bereit“. In einem Cloud-System ist eine neue Filiale nur ein Eintrag; die Geräte vor Ort verbinden sich über ein Verbindungsgerät nach außen, eine Netzwerkkonfiguration ist nicht nötig. Den Unterschied zwischen Cloud und lokaler Installation haben wir gesondert beschrieben.
2. Kann ich meine Schichtregeln exakt abbilden?
Lassen Sie in der Demo Ihre komplexeste Schicht einrichten: eine Nachtschicht, die in den nächsten Tag reicht, eine Büroschicht mit flexiblem Beginn, eine Produktionsschicht mit zwei Pausen, Toleranzen auf die Minute, eine Mindestschwelle für Überstunden. Warnsignal: „Das stellen wir im Hintergrund ein.“ Ist eine Regel im Panel nicht sichtbar, lässt sie sich auch nicht im Panel ändern, wenn sie sich ändert.
3. Sind Urlaub, Genehmigung und Saldo im selben System?
Urlaubsantrag, Genehmigungskette (hierarchisch, eine verantwortliche Person, individuell), Urlaubsanspruch und Abstimmungsformular gehören an denselben Ort wie die Anwesenheitserfassung; sonst gleichen Sie zwei Tabellen von Hand ab. Warnsignal: „Für Urlaub gibt es ein eigenes Modul, einen eigenen Preis und eine eigene Anmeldung.“
4. Wie wird das mobile Ein- und Ausstempeln geprüft?
Den Arbeitstag am Smartphone zu beginnen, kann zuverlässig sein, aber nicht mit einem einzigen Tippen. QR-Code (wahlweise dynamisch), Standort und Gerätekopplung sollten zusammenwirken und pro Standort wählbar sein. Warnsignal: nur Standort oder nur ein Knopf; oder die Empfehlung von Biometrie (Gesicht, Fingerabdruck) für mehr Zuverlässigkeit, was zur nächsten Frage führt.
5. Welche personenbezogenen Daten werden erhoben?
Biometrische Daten gehören zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten und sind für die Anwesenheitserfassung nicht erforderlich. Der Standort sollte nur im Moment der Buchung und nur an den von der Organisation freigegebenen Standorten geprüft werden; eine ganztägige Ortung darf es nicht geben. Damit Sie Ihre Datenschutzhinweise erstellen können, sollte der Anbieter schriftlich darlegen, welche Daten wie verarbeitet werden. Warnsignal: „Fingerabdruck ist sicherer, das nutzen alle.“ Lesen Sie dazu unseren Beitrag über eine Zeiterfassung, die dem türkischen Datenschutzgesetz (KVKK) entspricht.
6. Wie erreichen mich die Berichte?
Berichte im Panel reichen nicht; Verspätungen, Abwesenheiten und offene Buchungen sollten jeden Morgen im Postfach der zuständigen Führungskraft landen, auf deren Bereich zugeschnitten. Der detaillierte Monatsbericht und der Arbeitszeitnachweis sollten mit einem Klick nach Excel exportierbar sein. Warnsignal: „Die Führungskraft meldet sich im Panel an und filtert.“
7. Wer sieht was, und wie wird das festgelegt?
Seitenberechtigung und Datenumfang sollten getrennt definierbar sein: Die Filialleitung sieht ihre Filiale, die verantwortliche Person beim Subunternehmer ihre Firma, HR alles; Rollen sollten an Positionen gebunden sein. Jede manuelle Korrektur sollte mit Wer, Wann und Warum protokolliert werden. Warnsignal: nur zwei Stufen, „Administrator“ und „Benutzer“.
8. Wie spricht das System mit meinen bestehenden Systemen?
Startdaten sollten per Assistent aus Excel importiert werden können; für Personal-, Filial- und Buchungsdaten sollte es Webservices geben; der Arbeitszeitnachweis sollte per Excel oder Webservice in die Lohnabrechnung gelangen. Warnsignal: „Wir geben Ihre Daten für Sie ein“ oder „es gibt keinen Export“.
9. Was passiert auf der Hardwareseite?
Wenn Sie Drehkreuze und Kartenterminals haben: Lassen sich die vorhandenen Geräte anbinden, wie schnell gelangt eine Kartendefinition auf die Geräte, gehen Buchungen bei Verbindungsabbruch verloren, landen Karten- und mobile Buchungen im selben Arbeitszeitnachweis? Warnsignal: Kartensperrung nur „per Servicetermin“.
10. Wie sehen Kostenmodell und Support aus?
Fragen Sie, was im Abonnement enthalten ist: Updates, Backups, Supportkanal, neue Filialen, mobile App. In der kostenlosen Testphase sollten Sie mit Ihren eigenen Daten arbeiten können. Warnsignal: Lizenz vorab plus Aufpreis für jedes Modul plus jährliche Wartung; oder eine auf Demodaten beschränkte Testphase.
Entscheidungstabelle
| Frage | Erwartete Antwort | Ihre Notiz |
|---|---|---|
| Einrichtung | Keine Netzwerkkonfiguration, kein Server | |
| Schichten | Meine komplexeste Schicht wurde im Panel eingerichtet | |
| Urlaub und Genehmigung | Im selben System, Genehmigungsmodell wählbar | |
| Mobile Prüfung | QR + Standort + Gerät, pro Standort | |
| Personenbezogene Daten | Keine Biometrie, Standort nur im Moment der Buchung | |
| Berichte | Automatische E-Mail, bereichsbezogen, Excel | |
| Berechtigungen | Rolle + Datenumfang, Protokoll manueller Eingriffe | |
| Integration | Excel-Import + Webservices | |
| Hardware | Vorhandene Geräte, Karten in Sekunden aktiv | |
| Kosten | Abonnement, alles inklusive, Test mit echten Daten |
Gehen Sie mit Ihren eigenen Daten in die Demo
Der beste Test ist einer mit zehn eigenen Mitarbeitenden, Ihren eigenen Schichten und Ihren eigenen Urlaubsarten. Eine Woche echter Nutzung sagt mehr als eine zweistündige Demo. Wenn Sie die Tabelle oben ausfüllen und zwei Anbieter nebeneinanderlegen, ergibt sich die Entscheidung meist von selbst.
Wie beantwortet NetKurum diese Fragen?
NetKurum ist vollständig cloudbasiert; Schichten, flexible Schichten, Toleranzen und Pausen werden im Panel definiert; Urlaubsarten, vier Genehmigungsmodelle und Urlaubsansprüche befinden sich im selben System; das mobile Einstempeln erfolgt mit QR + Standort + Gerätekopplung, pro Standort wählbar; biometrische Daten werden nicht erhoben; Berichte gehen zur festgelegten Uhrzeit per E-Mail an die Führungskräfte und lassen sich nach Excel exportieren; Berechtigungen sind rollen- und positionsbasiert, der Datenumfang standort- und firmenbezogen; Excel-Import und Webservices sind vorhanden; Drehkreuze und Kartenterminals werden über ein Verbindungsgerät mit der Cloud verbunden. Alle Funktionen finden Sie hier.
In der Demo läuft das Szenario des Anbieters. Im Test sollte Ihres laufen.
Häufig gestellte Fragen
Gelten dieselben Fragen auch für ein kleines Unternehmen?
Ja; meist entfällt nur die Hardwarefrage. Schichten, Urlaub, mobile Prüfung und Kostenmodell sind auch in einem kleinen Team entscheidend.
Wie lange sollte ein kostenloser Test dauern?
Mindestens einen Abrechnungszeitraum (einen Monat); vergleichen Sie am Ende des ersten Monats den Arbeitszeitnachweis mit Ihrer bisherigen Methode.
Sollte ich nach Referenzkunden fragen?
Ja, und zwar aus Ihrer eigenen Branche und Größenordnung. Wenn Sie viele Filialen oder viele Subunternehmer haben, sprechen Sie mit einer Referenz mit ähnlicher Struktur.
Kann der Preis allein das Entscheidungskriterium sein?
Nein. Das günstigste System kann durch manuell korrigierte Stunden zum teuersten werden. Rechnen Sie die Zeit, die HR am Monatsende aufwendet, in die Gesamtkosten ein.
Testen Sie mit Ihren eigenen Daten
Sie können NetKurum mit Ihren eigenen Mitarbeitenden und Schichten kostenlos testen, und wir beantworten die zehn Fragen gemeinsam. Starten Sie Ihren kostenlosen Test oder kontaktieren Sie uns.
Zur Person
Selin Kaya
Expertin für digitale Inhalte
Schreibt im Digital-Content-Team von NetKurum über Zeiterfassung, Urlaubs- und Schichtverwaltung. Sie erklärt in einfacher Sprache, wie das Produkt funktioniert, und beantwortet die Alltagsfragen von HR-Teams.
