Wer eine Baustelle betritt, ist eine Frage aus zwei verschiedenen Welten. Für die Arbeitssicherheit muss man wissen: „Wer ist gerade drinnen?“; für die Buchhaltung ist die Antwort auf „Wie viele Manntage hat dieser Subunternehmer diesen Monat gearbeitet?“ am Monatsende die Abschlagsrechnung selbst. Beide Antworten stammen vom selben Tor – doch auf den meisten Baustellen arbeitet das Gerät am Tor für sich allein, Karten werden vor Ort angelegt, Daten erst am Periodenende gesammelt, und beide Fragen werden von Hand beantwortet.
In diesem Beitrag zeigen wir, wie die Personalerfassung in einer stark von Subunternehmern geprägten Struktur aufgebaut wird – anhand unserer Arbeit mit einem Immobilienentwickler, der mehrere große Baustellen gleichzeitig betreibt.
Vier Realitäten, die die Erfassung von Subunternehmern erschweren
- Hohe Fluktuation. Jede Woche werden Dutzende neue Karten angelegt und Dutzende gesperrt. Muss jede Karte einzeln auf jedes Gerät geladen werden, funktioniert die Karte eines Neuen erst Stunden später, und die Karte eines Ausgeschiedenen bleibt tagelang aktiv.
- Dasselbe Tor, unterschiedliche Regeln. Festangestellte und Subunternehmer-Personal gehen durch dasselbe Drehkreuz; für Subunternehmer braucht es jedoch Zeitbeschränkungen, Listen pro Firma und eine Manntage-Berechnung.
- Firmenverantwortliche wollen ihr eigenes Personal sehen. Aber nur ihr eigenes. Der Berechtigungsumfang muss pro Firma begrenzt sein.
- Es gibt keine Infrastruktur. Das Internet der Baustelle kommt über ein Mobilfunkmodem; feste IP, Portweiterleitung und Firewall-Einstellungen werden auf jeder Baustelle aufs Neue zum Problem.
Das Grundgerüst der Lösung
Das Subunternehmer-Firmenmodell
Jeder Beschäftigte eines Subunternehmers wird beim Anlegen des Personaldatensatzes seiner Firma zugeordnet. Diese eine Verknüpfung ordnet alles Weitere: Die Mitarbeiterliste wird nach Firma gefiltert, Tagesberichte und der detaillierte Monatsbericht werden nach Firma aufgeschlüsselt, der monatliche Manntage-Bericht wird pro Firma nach Excel exportiert. Beim Massenimport aus Excel werden Zeilen mit ausgefüllter Subunternehmer-Spalte automatisch der jeweiligen Firma zugeordnet; das System startet vom ersten Tag an mit vollständigen Daten.
Personengruppen
Zutrittsrechte werden nicht Person für Person, sondern über Gruppen vergeben: welche Standorte, welches Zeitfenster, welche Schicht. Wer der Gruppe „Firma A Schalungstrupp“ hinzugefügt wird, erhält deren Rechte, und seine Karte wird an die zugehörigen Geräte übertragen. Wechselt die Firma oder zieht der Trupp auf eine andere Baustelle, ändert sich die Gruppe – niemand muss einzeln angepasst werden.
Kartenlebenszyklus in Sekunden
Sobald eine Karte angelegt ist, wird sie an die Geräte der betreffenden Zutrittspunkte gesendet; Deaktivierung oder Austritt ziehen die Karte ebenso schnell von der Baustelle zurück. Im Panel sind der Status jeder Karte auf den Geräten und der Zeitpunkt der letzten Synchronisierung sichtbar. Dass die Karte eines Ausgeschiedenen aktiv bleibt, gibt es nicht mehr – aus Sicht der Arbeitssicherheit ist das der wichtigste Gewinn.
Die Rolle für Subunternehmer-Verantwortliche
Firmenverantwortliche melden sich mit ihrer eigenen Rolle im Panel an und sehen nur das Personal, die Zutritte und die Berichte ihrer eigenen Firma. Die Bauleitung sieht ihren eigenen Standort, die Personalabteilung die gesamte Struktur. Seitenberechtigungen hängen an der Funktion, der Datenumfang an Standort und Firma.
Manntage- und Leistungsabrechnungsbericht
Streit um Abschlagsrechnungen dreht sich um Zahlen: Der Subunternehmer sagt „420 Manntage in diesem Monat“, die Baustelle zählt „380“. Das Zutrittsprotokoll am Tor beendet diese Diskussion. Der monatliche Manntage-Bericht wird pro Firma erstellt, aufgeschlüsselt nach Person und Tag; im detaillierten Monatsbericht stehen in jeder Zelle Kommen- und Gehen-Zeit zusammen mit dem genutzten Zutrittspunkt. Der Bericht wird mit einem Klick nach Excel exportiert und zu Monatsbeginn automatisch per E-Mail an die Buchhaltung geschickt. Firmenverantwortliche sehen denselben Bericht in ihrem eigenen Panel; beide Seiten schauen auf dieselbe Zahl.
Was hat sich auf der Baustelle verändert?
In dem Unternehmen, mit dem wir gearbeitet haben, wurden die Baustelleneingänge über Drehkreuze kontrolliert, aber die Geräte liefen unabhängig voneinander, die Zentrale konnte den aktuellen Stand der Baustellen nicht sehen, und Berichte über Verspätungen und Fehlzeiten wurden von Hand erstellt. Ins Zentrum der Lösung stellten wir das Verbindungsgerät, das Drehkreuze und Kartenpanels vor Ort ohne jede Netzwerkkonfiguration mit der Cloud verbindet; hinzu kamen auf die Baustellenrealität zugeschnittene Ansichten, Listen und Berichte pro Subunternehmer, Karten- und Geräteverwaltung, Personengruppen und automatischer Berichtsversand. Ergebnis: Jede neue Baustelle ließ sich ab dem Moment, in dem die Geräte montiert und das Verbindungsgerät eingesteckt war, zentral verwalten; die Karten neuer Beschäftigter funktionierten innerhalb von Sekunden, und die Liste der Verspätungen landete jeden Morgen im Postfach der Bauleitung. Einzelheiten dazu in unserem Beitrag über das Verbindungsgerät.
Checkliste für die Einrichtung
- Standorte (Zentrale, Vertriebsbüros, Baustellen) und ihre Zutrittspunkte sind definiert
- Liste der Subunternehmer und die Verantwortlichen jeder Firma sind erfasst
- Personengruppen: Firma + Trupp + berechtigter Standort + Zeitbeschränkung
- Bestehende Excel-Listen wurden mit dem Assistenten für die Feldzuordnung importiert
- Karten sind nach Gruppen angelegt, die Gerätesynchronisierung ist geprüft
- Automatische Berichte: täglich Verspätungen/Fehlzeiten an die Bauleitung, monatlich Manntage an die Buchhaltung
Subunternehmer-Erfassung in NetKurum
In NetKurum werden Beschäftigte von Subunternehmern ihrer Firma zugeordnet angelegt; Mitarbeiterliste, Tagesberichte und detaillierter Monatsbericht werden nach Firma aufgeschlüsselt, der monatliche Manntage-Bericht wird für die Leistungsabrechnung nach Excel exportiert. Personengruppen steuern Zutrittsrechte und Schichten gesammelt; Karten- und Geräteverwaltung erfolgen zentral; Ganzkörper-Drehkreuze, Dreiarm-Drehsperren und Kartenpanels werden über das Verbindungsgerät mit der Cloud verbunden. Die Rolle für Subunternehmer-Verantwortliche sieht nur die eigene Firma. Mehr dazu: Zeiterfassung und Zugriffsverwaltung.
Was eine Abschlagsrechnung unstrittig macht, ist keine gute Verhandlung, sondern dass beide Seiten auf dasselbe Zutrittsprotokoll schauen.
Häufig gestellte Fragen
Brauchen auch Beschäftigte von Subunternehmern die mobile App?
Nein; auf der Baustelle genügt der Kartenzutritt. Für Subunternehmer-Personal mit Außendienst- oder Büroaufgaben kann die mobile Zeiterfassung zusätzlich freigeschaltet werden.
Kann ein Beschäftigter eines Subunternehmers auf mehreren Baustellen arbeiten?
Ja. Seine Karte funktioniert auf jeder Baustelle, die zu den berechtigten Standorten seiner Personengruppe gehört; in den Berichten ist sichtbar, an welchem Standort er durchgegangen ist.
Können Subunternehmer-Verantwortliche selbst Karten für ihr Personal anlegen?
Die Berechtigung legt jedes Unternehmen selbst fest; in den meisten Unternehmen bleibt das Anlegen von Karten bei der Personalabteilung oder der Bauleitung, die Verantwortlichen sehen nur ein und rufen ihre Berichte ab.
Wie wird ein halber Tag in der Manntage-Berechnung gezählt?
Nach der Definition von Schicht und Mindestarbeitszeit; unvollständige Tage werden gesondert ausgewiesen und im Manntage-Bericht nach der vom Unternehmen festgelegten Regel als ganzer oder halber Tag gezählt.
Verwalten Sie Ihre Baustellen von einer Zentrale aus
Erzählen Sie uns von Ihren Standorten und Ihrer Subunternehmerstruktur; wir richten Karten, Gruppen und Berichte gemeinsam ein. Kontaktieren Sie uns oder starten Sie Ihre kostenlose Testphase für die mobile Zeiterfassung.
Zur Person
Zeynep Çelik
Expertin für digitale Inhalte
Behandelt im NetKurum-Blog Technologie, Integrationen und Einsätze im Feld. Sie erklärt Cloud-Zeiterfassung, Verbindungsgeräte und echte Kundenerfahrungen anhand verständlicher Beispiele.
