Mitarbeitende, die das Ein- oder Ausstempeln vergessen: Fehltag-Sperre und protokollierte manuelle Korrekturen

Mehr als die Hälfte aller Probleme im Arbeitszeitnachweis geht auf ein einziges Verhalten zurück: Der Mitarbeiter tippt abends beim Gehen nicht auf „Schicht beenden“ oder geht durch, ohne seine Karte vorzuhalten. Das System lässt diesen Tag offen; am Monatsende ruft die Personalabteilung die Person wegen dieses Tages an, die Person erinnert sich nicht, und die Führungskraft trägt geschätzte Stunden ein. Böse Absicht steckt nicht dahinter – aber der Arbeitszeitnachweis ist dann keine Messung mehr, sondern eine Schätzung.

Auf Verwaltungsseite gibt es zwei Wege, das zu reduzieren: Vergessen erschweren und, wenn doch vergessen wird, die Korrektur lückenlos dokumentieren. In diesem Beitrag betrachte ich beides zusammen.

Was ist eine offene Buchung und warum schadet sie?

Ein Tag mit Kommen-, aber ohne Gehen-Buchung (oder umgekehrt) heißt offene Buchung. Der Schaden ist dreifach: Die Arbeitszeit des Tages lässt sich nicht berechnen, Über- und Minusstunden fallen falsch aus, und Fehlzeiten- sowie Urlaubsberichte werden verfälscht. Am schlimmsten: Fallen offene Buchungen erst am Monatsende auf, erfolgt auch die Korrektur pauschal und auf Basis von Schätzungen.

Drei Maßnahmen, die das Vergessen erschweren

1. Bericht über vergessene Buchungen – täglich

Listen Sie offene Tage nicht am Monatsende auf, sondern am nächsten Morgen. Der Bericht geht per E-Mail an die Führungskraft, und die Führungskraft fragt noch am selben Tag beim Mitarbeiter nach. Ein Gedächtnis von einem Tag ist verlässlich, eines von dreißig Tagen nicht.

2. Fehltag-Sperre

Bei der mobilen Zeiterfassung ist das die wirksamste Maßnahme: Fehlen einem Mitarbeiter Buchungen an zurückliegenden Tagen, muss er für diese Tage Urlaub oder eine Erklärung eintragen, bevor er eine neue Schicht starten kann. So schließt sich der Arbeitszeitnachweis, ohne auf das Monatsende zu warten, und die Erklärung kommt vom Mitarbeiter selbst, am Tag nach dem Ereignis. In einem Unternehmen mit vielen Filialen hörten die „Was war an diesem Tag?“-Anrufe der Personalabteilung nach Einführung dieser Sperre weitgehend auf; die Lücke schlossen die Mitarbeitenden selbst, noch am selben Morgen.

3. Erinnerung und Bedienkomfort

„Schicht starten/beenden“ sollte auf dem Startbildschirm der App groß und an erster Stelle stehen; bei Schichtende sollte für eine noch offene Schicht eine Benachrichtigung verschickt werden. Bei Kartenzutritt kommt es auf Position und Kennzeichnung des Ausgangslesers an: Ein Leser, an dem man vorbeigeht, ohne ihn zu bemerken, wird nicht genutzt.

Wenn Korrekturen unvermeidlich sind: Regeln für manuelle Eingriffe

Trotz allem bleiben offene Tage, und jemand korrigiert sie. Die Korrektur selbst ist nicht das Problem, sondern die nicht protokollierte Korrektur. Die Regeln:

• Jeder manuelle Eingriff wird gekennzeichnet: nachträglich ergänzte Buchung, geänderte Uhrzeit, geschlossener Tag. Er hebt sich optisch von einer regulären Buchung ab.
• Wer, wann, warum: die ausführende Person, der Zeitpunkt der Änderung und die Begründung sind Pflichtfelder. Selbst „vergessen“ wird eingetragen.
• Eingeschränkte Berechtigung: Nicht jeder darf korrigieren; Berechtigungen werden nach Standort und Rolle vergeben. Mitarbeitende können ihre eigenen Buchungen nicht ändern, sondern nur eine Erklärung oder einen Urlaubsantrag eintragen.
• Eigener Bericht: Der Bericht „Manuell bearbeitete Buchungen“ zeigt Art des Eingriffs, Datum, Uhrzeit, Begründung und ausführende Person; die Personalabteilung liest ihn am Monatsende vor dem Arbeitszeitnachweis.

Dieser Bericht ist zugleich eine Prüfsicherheit: Es ist jederzeit klar, welche Zelle im Arbeitszeitnachweis gemessen und welche korrigiert wurde.

Wie spricht man mit dem Mitarbeiter darüber?

Vergesslichkeit nimmt durch gute Abläufe ab, nicht durch Abmahnungen. Bei wiederholten Fällen ist ein Gespräch trotzdem nötig – und dessen Grundlage sollte der Bericht sein: „Diesen Monat fehlt an sechs Tagen Ihre Gehen-Buchung, an vier davon in derselben Woche.“ Der personenbezogene Kommen-Gehen-Bericht, die Liste vergessener Buchungen und die Protokolle manueller Eingriffe verhindern, dass das Gespräch zum Streit wird. Seien Sie nachsichtig, aber konsequent: Die Regel muss für alle gleich gelten.

Messung: vorher/nachher

Ob Sie den Ablauf verbessert haben, erkennen Sie an der Zahl offener Buchungen. Notieren Sie vor Einführung von Sperre und Tagesbericht die Zahl offener Buchungen eines Monats und schauen Sie zwei Monate später auf dieselbe Zahl. Sinkt sie nicht, liegt das Problem nicht in der Software, sondern in der Nutzung: Die App ist nicht installiert, der Leser ist nicht sichtbar oder die Führungskräfte lesen den Bericht nicht.

Offene Buchungen in NetKurum verwalten

In NetKurum gehören der Bericht über vergessene Buchungen, der Bericht über offene Kommen-Gehen-Buchungen und der Bericht über manuell bearbeitete Buchungen zu den erweiterten Berichten und lassen sich in den automatischen E-Mail-Versand aufnehmen. Bei der mobilen Zeiterfassung leitet die Fehltag-Sperre die Mitarbeitenden dazu an, zurückliegende Tage zu schließen; bei Bedarf trägt die Führungskraft Urlaub oder eine manuelle Buchung ein, und jeder Eingriff wird mit Wer, Wann und Warum gespeichert. Ein Klick auf eine Zelle im Arbeitszeitnachweis zeigt die Bewegungen des Tages. Mehr dazu: Zeiterfassung.

Am günstigsten schließt man eine offene Buchung am nächsten Morgen, am teuersten am Tag der Lohnabrechnung.

Schließen Sie Ihre offenen Buchungen

Wir können gemeinsam den Anteil offener Buchungen in Ihrem aktuellen Arbeitszeitnachweis messen und den Ablauf einrichten. Jetzt kostenlos testen oder kontaktieren Sie uns.