Zu wissen, wann ein Mitarbeiter morgens gekommen ist, wie lange er in der Mittagspause draußen war und wann er abends gegangen ist, ist selbst in einem kleinen Team schwieriger als gedacht. Papierlisten werden nachträglich ausgefüllt, Excel-Tabellen gehen beim Kopieren kaputt, und wer am Monatsende die Lohnabrechnung vorbereitet, ruft die Leute einzeln an: „Warst du an dem Tag im Urlaub oder krankgeschrieben?" Genau diese Unsicherheit beseitigt ein Zeiterfassungssystem.
In diesem Beitrag erklären wir, was ein Zeiterfassungssystem ist, wie aus einer einzelnen Buchung ein Arbeitszeitnachweis wird, welche Unternehmen es wirklich brauchen und worauf Sie bei der Auswahl achten sollten.
Was ist ein Zeiterfassungssystem?
In der Türkei heißt es PDKS, kurz für Personel Devam Kontrol Sistemi, also System zur Anwesenheitskontrolle des Personals. Es ist das Zusammenspiel aus Software und Hardware, das Kommen und Gehen, Pausen, Urlaube und Schichten der Mitarbeiter erfasst und daraus nach festgelegten Regeln Ergebnisse wie Verspätungen, vorzeitiges Gehen, Überstunden und Minusstunden ermittelt.
Ältere Systeme bestanden aus einem Kartenleser und einem daran angeschlossenen Desktop-Programm. Ein heutiges Zeiterfassungssystem ist eine Cloud-Plattform: Drehkreuze und Kartenterminals, die mobile App auf dem Smartphone des Mitarbeiters und das Webpanel der Personalabteilung teilen dieselben Daten. Egal, an welchem Punkt eine Buchung entsteht – sie fließt in einen einzigen Ereignisstrom.
Wie wird aus einer Buchung ein Arbeitszeitnachweis?
Der Wert der Zeiterfassung liegt nicht im Erfassen, sondern im Auswerten der Buchung. Der Ablauf lässt sich in vier Schritten zusammenfassen:
1. Eine Zutrittsbuchung entsteht
Der Mitarbeiter hält seine Karte an das Terminal an der Tür, geht durch ein Drehkreuz oder tippt auf seinem Smartphone auf „Schicht starten". Bei der mobilen Buchung prüft die App den QR-Code der Filiale, den Standort des Telefons oder beides; welche Methode an welchem Standort gilt, legt das Unternehmen fest. Jede Buchung wird mit Zeitstempel und Zutrittspunkt gespeichert.
2. Schicht- und Toleranzregeln werden angewendet
Eine Buchung allein sagt nichts aus; ob „Kommen um 09:12" als Verspätung gilt, hängt von der Schicht des Mitarbeiters an diesem Tag und der Toleranzregel des Unternehmens ab. Beginnt die Schicht um 09:00 und beträgt die Toleranz 15 Minuten, ist die Buchung unauffällig; bei 10 Minuten Toleranz wird eine Verspätung von 2 Minuten gemeldet. Nachtschichten, Gehen-Buchungen am Folgetag, flexible Schichten und mehrere Pausen laufen durch dieselbe Regel-Engine.
3. Urlaub, Feiertage und fehlende Tage werden verarbeitet
Genehmigte Urlaube, gesetzliche Feiertage und Ruhetage werden im Kalender eingetragen; so erscheint ein Tag ohne Buchung nicht als „Fehlzeit", sondern als das, was er tatsächlich ist. Vergisst ein Mitarbeiter das Ein- oder Ausstempeln, bleibt der Tag offen und wird in einem eigenen Bericht aufgeführt.
4. Arbeitszeitnachweis und Berichte werden erstellt
Die Tabelle am Monatsende ist keine von Hand geführte Liste mehr, sondern ein aus Regeln abgeleiteter Arbeitszeitnachweis: Normalarbeitszeit, Überstunden, Minusstunden, Fehlzeiten, Urlaub und Feiertage stehen in jeder Zelle in eigener Farbe. Aus denselben Daten entstehen Tagesberichte wie Verspätungen, vorzeitiges Gehen, lange Pausen und aktuell Anwesende.
Wer braucht ein Zeiterfassungssystem?
Die Erfassung der Arbeitszeit ist eine gesetzliche Pflicht des Arbeitgebers; das türkische Arbeitsgesetz Nr. 4857 legt die regelmäßige Wochenarbeitszeit auf 45 Stunden fest und verlangt vom Arbeitgeber, die Arbeitszeiten zu dokumentieren. Deshalb hängt die Antwort auf die Frage „Brauchen wir Zeiterfassung?" weniger von der Mitarbeiterzahl als von der Arbeitsorganisation ab:
- Unternehmen mit Schichtbetrieb: Produktion, Logistik, Sicherheitsdienste, Gesundheitswesen. Nachtschichten und Gehen-Buchungen am Folgetag lassen sich von Hand nicht verfolgen.
- Organisationen mit mehreren Standorten: Handelsketten, Finanzinstitute, Bildungseinrichtungen. Führt jede Filiale ihr eigenes Buch, sieht die Zentrale nichts.
- Baustellen und Außeneinsätze: Orte mit hoher Fluktuation bei Subunternehmern und ohne feste Netzwerkinfrastruktur. Wer sich auf der Baustelle befindet, ist sowohl für die Arbeitssicherheit als auch für die Leistungsabrechnung entscheidend.
- Unternehmen mit Außendienstteams: Vertriebsmitarbeiter, Servicetechniker, Kuriere. Die Arbeitszeit beginnt beim Kunden, nicht im Büro; hier kommen Standort- und QR-Prüfung ins Spiel.
- Hybride Büros: Bei Teams, die einige Tage pro Woche im Homeoffice arbeiten, gehört die Antwort auf „Wer ist heute wo?" ins System, nicht in eine Tabelle.
Auch ein Büro mit fünf Personen kann Zeiterfassung nutzen; der eigentliche Nutzen beginnt aber dort, wo die Erfassung von Hand nicht mehr möglich ist.
Kartenzutritt oder mobile App?
Die beiden sind keine Konkurrenten, sondern zwei Türen desselben Systems. Am Werkstor kommen Drehsperre und Kartenterminal zum Einsatz, auf der Büroetage ein Kartenterminal, im Außendienst oder in einer kleinen Filiale die mobile App. Entscheidend ist, dass alles in denselben Arbeitszeitnachweis fließt.
Die Frage nach der Zuverlässigkeit mobiler Buchungen ist berechtigt. Die Antwort lautet: Die Buchung stützt sich nicht auf einen einzigen Nachweis. Der in der Filiale ausgehängte QR-Code, der Standort des Telefons und das dem Mitarbeiter zugeordnete Gerät werden gemeinsam geprüft. Bei einem dynamischen QR-Code ändert sich der Code in festen Abständen; ein Einstempeln aus der Ferne per Screenshot ist nicht möglich.
Eine zuverlässige Anwesenheitserfassung lässt sich auch ohne biometrische Daten aufbauen. NetKurum arbeitet mit Kartenzutritt und mehrstufiger mobiler Verifizierung; besondere Kategorien personenbezogener Daten wie Fingerabdrücke oder Gesichtserkennung werden nicht erhoben.
Fünf Punkte bei der Auswahl eines Zeiterfassungssystems
- Einrichtungsaufwand: Verlangt das System eine feste IP-Adresse, Portweiterleitung oder eine Serverinstallation? Bei einem Cloud-System erfordert eine neue Filiale keine Änderung der Infrastruktur.
- Flexible Regeln: Lassen sich Toleranzen, Pausen, flexible Schichten und Gehen-Buchungen am Folgetag definieren? Regeln sollten im Panel geändert werden, nicht im Code.
- Urlaubs- und Genehmigungsablauf: Sind Urlaubsantrag, Genehmigungskette und Anspruchsverwaltung im selben System? Ein separates Urlaubsprogramm bedeutet, zwei Tabellen von Hand abzugleichen.
- Wie Berichte ankommen: Muss sich die Führungskraft jeden Morgen im Panel anmelden, oder landet der Verspätungsbericht zur festgelegten Uhrzeit im E-Mail-Postfach?
- Datenexport: Lässt sich der Arbeitszeitnachweis nach Excel exportieren, und kann das System über Webservices mit Lohnabrechnung und HR-Systemen kommunizieren?
Wie funktioniert die Zeiterfassung in NetKurum?
NetKurum bietet die Erfassung von Kommen und Gehen als Teil einer cloudbasierten HR-Plattform an. Standorte, Abteilungen und Positionen werden in der Organisationsstruktur angelegt; für jeden Standort wird ein QR-Code erzeugt, und die mobile Prüfmethode (QR, Standort oder beides) wird je Standort gewählt. An Standorten mit Drehkreuzen und Kartenterminals kommunizieren die Geräte mit der Cloud; die Karte eines neuen Mitarbeiters ist in Sekunden auf den Geräten, die eines ausscheidenden Mitarbeiters wird genauso schnell entfernt.
Schicht- und Toleranzdefinitionen, Urlaubsarten und Genehmigungsprozess sowie Vorschuss- und Spesenanträge werden im selben Panel verwaltet; Mitarbeiter erreichen all das über die mobile App. Die Liste der Arbeitszeitnachweise, der detaillierte Monatsbericht und die Tagesberichte lassen sich nach Excel exportieren und auf Wunsch an festgelegten Tagen und Uhrzeiten per E-Mail an Führungskräfte senden. Details finden Sie auf den Seiten Zeiterfassung und Schichtplanung.
Häufig gestellte Fragen
Braucht man für die Zeiterfassung unbedingt ein Drehkreuz oder einen Kartenleser?
Nein. Büro- und Außendienstteams können sich allein über die mobile App mit QR- und Standortprüfung an- und abmelden. Hardware kommt an Eingängen hinzu, an denen auch eine physische Zutrittskontrolle nötig ist (Werk, Baustelle, gesicherte Türen).
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter sein Telefon wechselt?
Da das Konto mit genau einem Gerät gekoppelt ist, kann das neue Telefon nicht einfach buchen; die Führungskraft setzt die Kopplung im Panel zurück, und der Mitarbeiter arbeitet mit dem neuen Gerät weiter. So ist es nicht möglich, über das Telefon eines anderen zu buchen.
Gehen Buchungen verloren, wenn das Internet ausfällt?
Bei Installationen, in denen Drehkreuze und Kartenterminals mit der Cloud kommunizieren, werden Buchungen während der Unterbrechung im Gerät gespeichert und nach Wiederherstellung der Verbindung übertragen. Im Arbeitszeitnachweis entstehen keine Lücken.
Wie gelangen die Zeiterfassungsdaten in die Lohnabrechnung?
Der monatliche Arbeitszeitnachweis und der detaillierte Monatsbericht werden als Excel exportiert; sind HR- oder ERP-Systeme im Einsatz, werden Personen, Filialen und Buchungen über Webservices synchronisiert.
Ab wie vielen Mitarbeitern lohnt sich der Umstieg auf Zeiterfassung?
Entscheidend ist weniger die Zahl als die Arbeitsorganisation: Gibt es Schichten, mehrere Filialen, Außendienstteams oder Subunternehmer, produziert die Erfassung von Hand ab dem ersten Monat Fehler. In einer solchen Struktur rechnet sich das System schon für ein zehnköpfiges Team.
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Zur Person
Selin Kaya
Expertin für digitale Inhalte
Schreibt im Digital-Content-Team von NetKurum über Zeiterfassung, Urlaubs- und Schichtverwaltung. Sie erklärt in einfacher Sprache, wie das Produkt funktioniert, und beantwortet die Alltagsfragen von HR-Teams.
