Ein Unternehmen auf der Suche nach Software zur Personalerfassung trifft auf zwei verschiedene Welten. Die erste ist das klassische Zeiterfassungsprogramm, das gekauft und auf dem eigenen Rechner oder Server installiert wird; die zweite ist eine cloudbasierte Plattform, die über Browser und Smartphone erreichbar ist. Beide erfassen Kommen und Gehen, beide erstellen Arbeitszeitnachweise. Der Unterschied zeigt sich nicht in der ersten Woche, sondern wenn die erste neue Filiale eröffnet, das erste Update ansteht und der erste Rechner ausfällt.
In diesem Beitrag vergleichen wir beide Ansätze anhand derselben Kriterien und sagen klar, welcher zu welchem Unternehmen passt.
Die beiden Ansätze im Überblick
Bei einer lokalen Installation läuft die Software auf einem Rechner oder Server des Unternehmens; Kartenleser sind meist über das lokale Netzwerk mit diesem Rechner verbunden. Die Daten liegen auf diesem Rechner, die Datensicherung liegt in der Verantwortung des Unternehmens, Updates werden von Hand eingespielt.
Bei cloudbasierter Zeiterfassung wird die Software als Dienst bereitgestellt. Führungskräfte öffnen das Webpanel im Browser, Mitarbeiter nutzen die mobile App, Geräte vor Ort verbinden sich über das Internet mit der Cloud. Server, Backups, Sicherheitsupdates und neue Versionen sind Teil des Dienstes.
Vergleichstabelle
| Kriterium | Lokale Installation | Cloudbasiert |
|---|---|---|
| Einrichtung | Rechner/Server, Datenbank, Gerätetreiber, Netzwerkeinstellungen | Ein Konto wird angelegt; sind Geräte vorhanden, wird ein Verbindungsgerät angeschlossen |
| Neue Filiale | Eigene Installation in jeder Filiale oder VPN/Portweiterleitung von der Filiale zur Zentrale | Standort im Panel anlegen, QR-Code erzeugen |
| Mobiles Ein- und Ausstempeln | Meist nicht vorhanden oder Zusatzmodul | Fester Bestandteil der App |
| Updates | Manuell, Version für Version; Risiko, auf einer alten Version stehen zu bleiben | Alle arbeiten gleichzeitig mit der aktuellen Version |
| Backup | Verantwortung des Unternehmens; wird oft vergessen | Teil des Dienstes |
| Zugriff | Nur von diesem Rechner oder aus dem lokalen Netzwerk | Je nach Berechtigung von überall, auf jedem Gerät |
| Kostenmodell | Vorab Lizenz + Hardware + Wartung | Nutzungsbasiertes Abonnement |
| Wenn der Rechner ausfällt | Daten und Programm sind gefährdet | Nichts ändert sich |
Fünf Situationen, in denen der Unterschied am deutlichsten wird
1. Die zweite Filiale
An einem einzigen Standort kann eine lokale Installation problemlos laufen. Eröffnet jedoch eine zweite Filiale, wird dort entweder eine eigene Installation aufgesetzt, sodass zwei getrennte Datenbestände entstehen, oder die Geräte der Filiale brauchen feste IP, VPN und Portweiterleitung, um die Zentrale zu erreichen. In der Cloud ist eine neue Filiale nur eine neue Standortzeile im Panel.
2. Standorte ohne feste IP-Adresse
Auf Baustellen, in Lagern oder temporären Büros kommt das Internet meist aus einem mobilen Router; eine feste IP gibt es nicht, und der Router wechselt häufig. Die Portweiterleitung und Firewall-Einstellungen, die klassische Zeiterfassungsgeräte erwarten, müssen an jedem Standort neu vorgenommen werden – und oft ist das gar nicht möglich. In einer cloudbasierten Umgebung öffnen die Geräte vor Ort über ein Verbindungsgerät einen einzigen verschlüsselten, ausgehenden Kanal; Netzwerkeinstellungen sind nicht nötig.
3. Mobile Mitarbeiter
Für Außendienstmitarbeiter, Servicetechniker oder Fachkräfte im Homeoffice ist ein Kartenleser sinnlos. Im cloudbasierten System beginnt die Arbeitszeit auf dem Smartphone; QR-, Standort- und Geräteprüfung sorgen für Zuverlässigkeit. Urlaubs- und Spesenanträge stellen Mitarbeiter in derselben App.
4. Der Tag, an dem die Führungskraft unterwegs ist
Bei einer lokalen Installation muss man sich für einen Bericht an genau diesen Rechner setzen. In der Cloud findet die Führungskraft den Verspätungsbericht in der morgendlichen E-Mail oder öffnet das Panel auf dem Smartphone.
5. Gesetzes- und Versionsänderungen
Urlaubsarten, Feiertage und Berichtsanforderungen ändern sich. Bei einer lokalen Installation bedeutet jede Änderung ein Update-Paket und einen Installationstermin; in der Cloud erreicht die Änderung alle Nutzer gleichzeitig.
Wo die lokale Installation ihre Berechtigung hat
Ehrlicherweise: In manchen Einrichtungen, in denen der Internetzugang bewusst gesperrt ist und Daten die physischen Grenzen des Unternehmens niemals verlassen dürfen, ist die lokale Installation die einzige Option. Gibt es eine solche Vorgabe nicht, bleibt als einziger Vorteil der lokalen Installation, dass eine vor Jahren bezahlte Lizenz noch funktioniert – was meist bedeutet, dass die Software nicht mehr aktualisiert wird.
Wie wird Sicherheit in der Cloud gewährleistet?
Die Sorge „Unsere Daten liegen außer Haus" ist verständlich; die richtige Frage ist aber nicht, wo die Daten liegen, sondern wer wie viel davon sehen kann. In einer gut aufgebauten Cloud-Zeiterfassung gilt:
- Seitenberechtigungen sind an Position und Rolle gebunden: Die Filialleitung sieht ihre Filiale, der Verantwortliche eines Subunternehmers sein Unternehmen, die Personalabteilung die gesamte Struktur.
- Jedes Mitarbeiterkonto ist mit genau einem Mobilgerät gekoppelt; ein Gerätewechsel erfolgt nur mit Freigabe der Führungskraft.
- Jeder manuelle Eingriff (nachträglich ergänzte Buchung, korrigierte Uhrzeit) wird mit Angaben zu wer, wann und warum protokolliert.
- Es werden keine biometrischen Daten erhoben; Kartennummer, QR-Code und Standortprüfung genügen.
Der Ansatz von NetKurum
NetKurum läuft vollständig in einer Cloud-Architektur: kein Server, keine Lizenz, keine lokale Installation. Das Webpanel wird im Browser genutzt, die mobile App unter iOS und Android. Standorte mit Drehkreuzen und Kartenterminals werden über ein Verbindungsgerät an die Cloud angebunden; feste IP, NAT-Regeln oder Firewall-Einstellungen sind nicht erforderlich. Einen neuen Standort, ein Gerät oder einen Nutzer hinzuzufügen, ist keine Infrastrukturänderung. Personen-, Filial- und Buchungsdaten lassen sich über Webservices mit HR- und ERP-Systemen synchronisieren; bestehende Excel-Tabellen werden am ersten Tag importiert. Sehen Sie sich alle Funktionen an.
Häufig gestellte Fragen
Können wir unsere vorhandenen Kartenleser an ein Cloud-System anbinden?
Ein Großteil der Kartenzutrittsgeräte lässt sich über ein Verbindungsgerät an die Cloud anbinden. Nennen Sie uns Marke und Modell Ihrer Geräte, dann prüfen wir die Kompatibilität gemeinsam.
Steht das System still, wenn das Internet ausfällt?
Mobile App und Panel benötigen Internet; die Geräte vor Ort speichern Buchungen während eines Ausfalls jedoch im eigenen Speicher und übertragen sie, sobald die Verbindung wieder steht.
Können wir unsere Daten exportieren?
Ja. Arbeitszeitnachweise, Berichte und Personallisten lassen sich nach Excel exportieren; für Unternehmenssysteme stehen Webservices zur Verfügung.
Was passiert beim Umstieg von einem lokalen System mit den Altdaten?
Filialen, Abteilungen, Positionen und Personen werden mit einem Feldzuordnungs-Assistenten aus Excel übernommen. Alte Arbeitszeitnachweise bleiben in der Regel als Archiv im alten System; bei Bedarf werden sie exportiert und aufbewahrt.
Bevor Sie sich entscheiden
Außer bei einer Struktur mit nur einer Filiale, nur einer Schicht und ohne Wachstumspläne bedeutet cloudbasierte Zeiterfassung weniger Einrichtung, weniger Wartung und mehr Transparenz. Sie können NetKurum kostenlos testen und sich bei Fragen zur Einrichtung an uns wenden.
Zur Person
Zeynep Çelik
Expertin für digitale Inhalte
Behandelt im NetKurum-Blog Technologie, Integrationen und Einsätze im Feld. Sie erklärt Cloud-Zeiterfassung, Verbindungsgeräte und echte Kundenerfahrungen anhand verständlicher Beispiele.
