Bulut tabanlı PDKS ile yerel kurulum arasındaki fark: hangisi, neden?

Personel takip yazılımı arayan bir işletmenin karşısına iki farklı dünya çıkar. Birincisi, satın alınıp şirketin kendi bilgisayarına ya da sunucusuna kurulan klasik PDKS programıdır; ikincisi, tarayıcıdan ve telefondan erişilen bulut tabanlı platformdur. İkisi de giriş-çıkış kaydeder, ikisi de puantaj üretir. Fark, ilk haftada değil, ilk şube açıldığında, ilk güncelleme geldiğinde ve ilk bilgisayar bozulduğunda ortaya çıkar.

Bu yazıda iki yaklaşımı aynı başlıklar altında karşılaştırıyor, hangisinin hangi işletmeye uyduğunu açıkça söylüyoruz.

İki yaklaşım kısaca

Yerel kurulumda yazılım kurumun bir bilgisayarında ya da sunucusunda çalışır; kart okuyucular genellikle yerel ağ üzerinden bu bilgisayara bağlanır. Veri o bilgisayardadır, yedeği kurumun sorumluluğundadır, güncelleme elle yapılır.

Bulut tabanlı PDKSte yazılım hizmet olarak sunulur. Yönetici web panelini tarayıcıdan açar, çalışan mobil uygulamayı kullanır, sahadaki cihazlar internet üzerinden buluta bağlanır. Sunucu, yedek, güvenlik güncellemesi ve yeni sürümler hizmetin parçasıdır.

Karşılaştırma tablosu

Farkın en çok hissedildiği beş durum

1. İkinci şube

Tek lokasyonda yerel kurulum sorunsuz çalışabilir. İkinci şube açıldığında ise ya oraya da ayrı bir kurulum yapılır ve iki ayrı veri oluşur ya da şubedeki cihazların merkeze ulaşması için sabit IP, VPN ve port yönlendirme ayarları gerekir. Bulutta yeni şube, panelde yeni bir yerleşke satırıdır.

2. Sabit IP'si olmayan sahalar

Şantiye, depo ya da geçici ofis gibi yerlerde internet çoğu zaman mobil modemden gelir; sabit IP yoktur, modem sık değişir. Klasik PDKS cihazlarının beklediği port yönlendirme ve güvenlik duvarı ayarı her sahada yeniden yapılmak zorunda kalır, çoğu zaman da yapılamaz. Bulut tabanlı yapıda sahadaki cihazlar bir bağlantı cihazı üzerinden dışa doğru tek bir şifreli kanal açar; hiçbir ağ ayarı gerekmez.

3. Mobil çalışan

Saha temsilcisi, servis teknisyeni ya da evden çalışan uzman için kart okuyucu anlamsızdır. Bulut tabanlı sistemde mesai telefondan başlar; QR, konum ve cihaz doğrulaması güvenilirliği sağlar. Çalışan izin ve masraf taleplerini de aynı uygulamadan açar.

4. Yöneticinin dışarıda olduğu gün

Yerel kurulumda rapor almak için o bilgisayarın başına geçmek gerekir. Bulutta yönetici geç gelenler raporunu sabah e-postasında bulur ya da telefonundan panele girer.

5. Mevzuat ve sürüm değişiklikleri

İzin türleri, tatil günleri ve raporlama ihtiyaçları değişir. Yerel kurulumda her değişiklik bir güncelleme paketi ve kurulum ziyareti demektir; bulutta değişiklik bütün kullanıcılara aynı anda gelir.

Yerel kurulumun haklı olduğu yerler

Dürüst olmak gerekir: internet erişiminin bilinçli olarak kapalı tutulduğu, verinin kurumun fiziksel sınırları dışına hiç çıkmaması gereken bazı tesislerde yerel kurulum tek seçenektir. Böyle bir zorunluluk yoksa yerel kurulumun geriye kalan tek avantajı, yıllar önce ödenmiş bir lisansın hâlâ çalışıyor olmasıdır — bu da genellikle güncellenmeyen bir yazılım anlamına gelir.

Bulutta güvenlik nasıl sağlanır?

"Veri dışarıda" endişesi anlaşılırdır; doğru soru verinin nerede olduğu değil, kimin ne kadarını görebildiğidir. İyi kurulmuş bir bulut PDKS'te:

• Sayfa yetkileri göreve ve role bağlıdır: şube yöneticisi kendi şubesini, taşeron sorumlusu kendi firmasını, İK bütün yapıyı görür.
• Her çalışan hesabı tek bir mobil cihazla eşleştirilir; cihaz değişimi yönetici onayıyla olur.
• Elle yapılan her müdahale (sonradan eklenen giriş, düzeltilen saat) kim, ne zaman, neden bilgisiyle kayıt altındadır.
• Biyometrik veri toplanmaz; kart numarası, QR ve konum doğrulaması yeterlidir.

NetKurum'un yaklaşımı

NetKurum tamamen bulut mimaride çalışır: sunucu, lisans ya da yerel kurulum yoktur. Web paneli tarayıcıdan, mobil uygulama iOS ve Android'den kullanılır. Turnike ve kart paneli bulunan sahalar bağlantı cihazıyla buluta bağlanır; sabit IP, NAT kuralı ya da güvenlik duvarı ayarı gerekmez. Yeni bir yerleşke, cihaz ya da kullanıcı eklemek altyapı değişikliği değildir. Kurumsal İK ve ERP sistemleriyle kişi, şube ve giriş-çıkış verisi web servisleri üzerinden eşitlenebilir; mevcut Excel tabloları ilk gün içeri aktarılır. Özelliklerin tamamını inceleyebilirsiniz.

Karar vermeden önce

Tek şubeli, tek vardiyalı ve hiç büyümeyecek bir yapı dışında bulut tabanlı PDKS daha az kurulum, daha az bakım ve daha fazla görünürlük demektir. NetKurum'u ücretsiz deneyebilir, kurulum sorularınız için bize ulaşabilirsiniz.