Bir kurumda personel verisi genellikle birden fazla yerde yaşar: bordro programında, ERP'de, İK sisteminde ve PDKS'de. Aynı kişi dört kez tanımlanır, biri değişince üçü eskir; yeni işe giren bordroda var, turnikede yoktur. Entegrasyonun amacı dört sistemi bire indirmek değil, aralarında tek bir doğruluk kaynağı kurmaktır: kişi bir yerde tanımlanır, diğerleri onu alır.
Bu yazıda PDKS'nin kurumsal sistemlerle hangi veriyi, hangi yönde eşitlediğini, entegrasyonun teknik olmayan dille nasıl planlandığını ve API yoksa ne yapılacağını anlatıyoruz. Teknik ayrıntı yerine karar verenlerin ihtiyaç duyduğu çerçeveyi hedefliyoruz.
Hangi veri, hangi yönde?
| Veri | Kaynak | Hedef | Ne zaman |
|---|---|---|---|
| Kişi (işe giriş, güncelleme, ayrılış) | İK / ERP | PDKS | Kayıt anında |
| Şube / yerleşke | İK / ERP | PDKS | Yeni şube açılınca |
| Görev, departman | İK / ERP | PDKS | Organizasyon değişince |
| Giriş-çıkış kayıtları | PDKS | İK / bordro / ERP | Sürekli ya da dönem sonu |
| Puantaj özeti | PDKS | Bordro | Ay sonu |
| Şube QR kodu | PDKS | Kurumsal uygulama | Üretildiğinde |
Kural basit: kişi ve yapı verisi kurumsal sistemden PDKS'ye, hareket verisi PDKS'den kurumsal sisteme akar. İki yönde de aynı veriyi elle girmek entegrasyon değildir.
Entegrasyonun üç kazancı
- Otomatik erişim açma: İK sisteminde tanımlanan çalışanın mobil uygulama erişimi kendiliğinden açılır; ayrılan kişinin erişimi ve kartı aynı anda kapanır. En büyük güvenlik kazancı budur.
- Çift kayıt biter: şube, departman ve görev tek yerde değişir; PDKS raporları her zaman güncel yapıyı gösterir.
- Bordro elle beslenmez: giriş-çıkış ve puantaj verisi dönem sonunda kurumsal sisteme akar; fazla mesai ve eksik gün elle yazılmaz.
Web servisleri ne yapar? (teknik olmayan dille)
Web servisi, iki yazılımın birbirine kurallı sorular sorup yanıt aldığı bir kapıdır. PDKS tarafında tipik servisler şunlardır:
- Kişi servisleri: listele, bilgi getir, ekle, güncelle, durum değiştir (aktif/pasif). Kurumsal sistemdeki kişi kimliği PDKS'de saklanır; iki kayıt birbirini tanır.
- Şube servisleri: şube kaydet (yoksa ekler, varsa günceller), şube QR kodu üret (normal ya da dinamik).
- Giriş-çıkış servisleri: son alınan kayıttan sonrasını ver; toplu kayıt gönder (başka kaynaktan gelen geçişler için).
Erişim bir anahtarla korunur; anahtar kurum bazında verilir ve istenirse yenilenir. Kurumun yazılım ekibi ya da ERP danışmanı bu servisleri kullanarak eşitlemeyi kurar; sağlayıcı dokümantasyon ve test ortamı sağlar.
API yoksa: Excel ile aktarım
Her kurumun bütünleşik bir İK sistemi yoktur. Bu durumda başlangıç verisi (şube, departman, görev, kişi) Excel'den alan eşleştirme sihirbazıyla aktarılır; dönemsel güncellemeler yine Excel'le yapılabilir. PDKS'den çıkan puantaj ve raporlar Excel olarak bordro programına taşınır. Bu da bir entegrasyondur — yalnızca insan eliyle tetiklenen. Hacim büyüdüğünde web servislerine geçiş kolaydır, çünkü veri yapısı zaten oturmuştur.
Entegrasyon planı: beş adım
- Doğruluk kaynağını seçin: kişi verisinin sahibi hangi sistem? (Çoğunlukla İK / bordro.)
- Alan eşlemesini yazın: hangi alan hangisine; şube kodları, görev adları, kişi türleri.
- Yönü ve sıklığı belirleyin: kişi değişiklikleri anında, hareketler günlük mü dönem sonu mu?
- İstisnaları tanımlayın: ERP'de olmayan taşeron personel, geçici misafirler — kim nerede açılır?
- Test ortamında doğrulayın: bir şube ve on kişiyle başlayın; raporları iki sistemde karşılaştırın; sonra genişletin.
Bir örnek
Çok şubeli bir finans kuruluşunda çalışanların kurumda zaten kullandıkları kimlikle sisteme girmesi ve kişi, şube ile görev verisinin iki sistem arasında tutarsızlaşmaması kritik bir gereklilikti. Çözüm, anahtarla korunan kapalı devre bir entegrasyonla kişi, şube, vardiya ve giriş-çıkış verisinin saniyeler içinde eşitlenmesi oldu; kurumsal sistemde tanımlanan çalışanın uygulama erişimi kendiliğinden açıldı, her giriş-çıkış kurumsal tarafa geri aktı.
NetKurum'da entegrasyon
NetKurum, harici sistemler için HTTP ve JSON tabanlı web servisleri sunar: kişi (listeleme, ekleme, güncelleme, durum), şube (kaydet, QR kod üret), giriş-çıkış kayıtları (son kayıttan sonrasını alma, toplu gönderme). İK ve ERP sistemleriyle kişi ve şube verisi eşitlenebilir; Excel ile şube, görev, departman ve kişi içeri aktarılır, raporlar Excel'e aktarılır. Turnike ve kart paneli gibi donanımlar bağlantı cihazıyla aynı olay akışına katılır. Entegrasyon dokümantasyonu talep üzerine paylaşılır; bize ulaşın.
Entegrasyonun ölçüsü kaç sistemin bağlandığı değil, bir kişinin kaç kez tanımlandığıdır. Hedef: bir kez.
Sık sorulan sorular
Bordro programımızla doğrudan entegrasyon var mı?
Puantaj ve raporlar Excel olarak her bordro programına taşınır; bordro programınız web servisi destekliyorsa doğrudan eşitleme kurumunuzun danışmanıyla kurulur.
Entegrasyonu kim geliştirir?
Kurumun yazılım ekibi ya da ERP danışmanı; biz servis dokümantasyonunu, test erişimini ve teknik desteği sağlarız.
Güvenlik nasıl sağlanır?
Servisler anahtarla korunur, erişim kurum bazındadır; anahtar yenilenebilir ve kullanımı kayıt altındadır.
Önce Excel'le başlayıp sonra API'ye geçebilir miyiz?
Evet; en yaygın yol budur. Veri yapısı aynı olduğu için geçiş yeniden kurulum gerektirmez.
Sistemlerinizi konuşturalım
Kullandığınız İK, bordro ve ERP sistemlerini bize iletin; eşitleme planını birlikte çıkaralım. Bize ulaşın ya da ücretsiz denemeye başlayın.
Yazar hakkında
Zeynep Çelik
Dijital İçerik Uzmanı
NetKurum blogunda teknoloji, entegrasyon ve saha uygulamalarını ele alır. Bulut PDKS'yi, bağlantı cihazlarını ve gerçek müşteri deneyimlerini anlaşılır örneklerle aktarır.
