Zeiterfassung mit HR und ERP integrieren: Personen-, Filial- und Buchungsdaten per Webservice abgleichen

In den meisten Unternehmen liegen Personaldaten an mehreren Stellen: in der Lohnabrechnungssoftware, im ERP, im HR-System und im Zeiterfassungssystem. Dieselbe Person wird viermal angelegt; ändert sich ein Datensatz, veralten die anderen drei. Wer neu eingestellt wird, steht in der Lohnabrechnung, ist am Drehkreuz aber unbekannt. Ziel der Integration ist nicht, vier Systeme auf eines zu reduzieren, sondern zwischen ihnen eine einzige verlässliche Datenquelle zu schaffen: Eine Person wird an einer Stelle angelegt, die anderen Systeme übernehmen sie.

In diesem Beitrag erklären wir, welche Daten die Zeiterfassung in welche Richtung mit den Unternehmenssystemen abgleicht, wie sich eine Integration ohne Fachchinesisch planen lässt und was zu tun ist, wenn es keine API gibt. Statt technischer Details geht es um den Rahmen, den Entscheider brauchen.

Welche Daten, in welche Richtung?

Die Regel ist einfach: Personen- und Strukturdaten fließen vom Unternehmenssystem in die Zeiterfassung, Bewegungsdaten von der Zeiterfassung in das Unternehmenssystem. Dieselben Daten in beide Richtungen von Hand einzugeben, ist keine Integration.

Drei Vorteile der Integration

• Automatische Zugangsfreischaltung: Für Mitarbeiter, die im HR-System angelegt werden, wird der Zugang zur mobilen App automatisch freigeschaltet; bei Austritt werden Zugang und Karte gleichzeitig gesperrt. Das ist der größte Sicherheitsgewinn.
• Schluss mit Doppelerfassung: Filialen, Abteilungen und Funktionen ändern sich an einer Stelle; die Berichte der Zeiterfassung zeigen stets die aktuelle Struktur.
• Keine manuelle Befüllung der Lohnabrechnung: Kommen-Gehen- und Arbeitszeitdaten fließen zum Periodenende in das Unternehmenssystem; Überstunden und Fehltage werden nicht von Hand eingetragen.

Was leisten Webservices? (ohne Fachchinesisch)

Ein Webservice ist eine Schnittstelle, über die sich zwei Programme nach festen Regeln Fragen stellen und Antworten erhalten. Auf Seiten der Zeiterfassung sind typische Services:

• Personen-Services: auflisten, Details abrufen, anlegen, aktualisieren, Status ändern (aktiv/inaktiv). Die Personenkennung des Unternehmenssystems wird in der Zeiterfassung gespeichert; beide Datensätze erkennen einander.
• Filial-Services: Filiale speichern (legt sie an, wenn sie fehlt, aktualisiert sie, wenn sie existiert), QR-Code der Filiale erzeugen (statisch oder dynamisch).
• Kommen-Gehen-Services: alles nach dem zuletzt abgerufenen Datensatz liefern; Buchungen gesammelt senden (für Durchgänge aus anderen Quellen).

Der Zugriff ist durch einen Schlüssel geschützt; der Schlüssel wird je Unternehmen vergeben und kann auf Wunsch erneuert werden. Das Softwareteam oder der ERP-Berater des Unternehmens richtet den Abgleich mit diesen Services ein; der Anbieter stellt Dokumentation und Testumgebung bereit.

Keine API? Übertragung per Excel

Nicht jedes Unternehmen hat ein integriertes HR-System. In diesem Fall werden die Ausgangsdaten (Filialen, Abteilungen, Funktionen, Personen) per Feldzuordnungsassistent aus Excel importiert; regelmäßige Aktualisierungen lassen sich ebenfalls per Excel vornehmen. Arbeitszeitnachweise und Berichte aus der Zeiterfassung gelangen als Excel-Datei in die Lohnabrechnungssoftware. Auch das ist eine Integration – nur eben von Hand angestoßen. Wächst das Volumen, ist der Umstieg auf Webservices einfach, weil die Datenstruktur bereits steht.

Integrationsplan: fünf Schritte

1. Führendes System festlegen: Welches System ist Eigentümer der Personaldaten? (Meist HR / Lohnabrechnung.)
2. Feldzuordnung dokumentieren: Welches Feld entspricht welchem; Filialcodes, Funktionsbezeichnungen, Personalarten.
3. Richtung und Häufigkeit bestimmen: Personenänderungen sofort, Bewegungen täglich oder zum Periodenende?
4. Ausnahmen definieren: Personal von Subunternehmern, das nicht im ERP steht, vorübergehende Besucher – wer wird wo angelegt?
5. In der Testumgebung prüfen: Beginnen Sie mit einer Filiale und zehn Personen, vergleichen Sie die Berichte in beiden Systemen und erweitern Sie dann.

Ein Beispiel

Bei einem Finanzinstitut mit vielen Filialen war es eine zentrale Anforderung, dass sich die Mitarbeiter mit der Kennung anmelden, die sie im Unternehmen ohnehin nutzen, und dass Personen-, Filial- und Funktionsdaten zwischen den beiden Systemen nicht auseinanderlaufen. Die Lösung war eine schlüsselgeschützte, geschlossene Integration, die Personen-, Filial-, Schicht- und Kommen-Gehen-Daten innerhalb von Sekunden abgleicht: Für Mitarbeiter, die im Unternehmenssystem angelegt wurden, wurde der App-Zugang automatisch freigeschaltet, und jede Buchung floss zurück ins Unternehmenssystem.

Integration in NetKurum

NetKurum bietet für externe Systeme Webservices auf Basis von HTTP und JSON: Personen (auflisten, anlegen, aktualisieren, Status), Filialen (speichern, QR-Code erzeugen), Kommen-Gehen-Buchungen (alles nach dem letzten Datensatz abrufen, gesammelt senden). Personen- und Filialdaten lassen sich mit HR- und ERP-Systemen abgleichen; Filialen, Funktionen, Abteilungen und Personen werden per Excel importiert, Berichte nach Excel exportiert. Hardware wie Drehkreuze und Kartenpanels wird über das Verbindungsgerät in denselben Ereignisstrom eingebunden. Die Integrationsdokumentation stellen wir auf Anfrage bereit; kontaktieren Sie uns.

Der Maßstab einer Integration ist nicht, wie viele Systeme verbunden sind, sondern wie oft eine Person angelegt wird. Das Ziel: einmal.

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