Der zeitaufwendigste Schritt in einem Zeiterfassungsprojekt ist nicht die Software, sondern dass das Gerät an der Tür die Zentrale erreicht. Bei einer klassischen Installation wird für jeden Kartenleser eine feste IP verlangt, im Router eine Portweiterleitung eingerichtet und in der Firewall eine Regel geöffnet. In einem einzelnen Gebäude nimmt man das einmal in Kauf; auf einer Baustelle, deren Internet aus einem mobilen Router kommt und deren Router und Anbieter häufig wechseln, müssen diese Einstellungen jedes Mal neu vorgenommen werden – und oft gelingt das überhaupt nicht.
In diesem Beitrag zeigen wir einen Ansatz, der Drehkreuze und Kartenterminals vor Ort ganz ohne Netzwerkeinstellungen mit der Cloud verbindet, wie eine Karte in Sekunden auf die Geräte gelangt und was bei einem Verbindungsabbruch passiert.
Das Problem: Das Gerät muss sich zur Zentrale „öffnen"
Zeiterfassungssoftware alter Bauart verbindet sich selbst mit dem Gerät: Der Server ruft in regelmäßigen Abständen die Adresse des Lesers auf, holt die Buchungen ab und lädt neue Karten hoch. Dazu muss der Leser von außen erreichbar sein. Erreichbarkeit von außen verlangt jedoch drei Dinge:
- Feste IP: Ändert sich die Adresse, findet der Server das Gerät nicht mehr.
- Portweiterleitung (NAT): Der Router muss Anfragen von außen an das richtige Gerät weiterleiten.
- Firewall-Regel: Der geöffnete Port ist für das gesamte Internet offen; auch die Sicherheit muss gesondert verwaltet werden.
Das Ergebnis: an jedem Standort ein Netzwerkspezialist, bei jedem Routerwechsel ein Servicebesuch und durch die nach außen offenen Ports ein dauerhaftes Sicherheitsrisiko.
Die Lösung: die Verbindungsrichtung umkehren
In einer cloudbasierten Umgebung öffnet sich das Gerät nicht zur Zentrale; der Standort verbindet sich selbst mit der Cloud. An jedem Standort wird ein kleines Verbindungsgerät platziert. Es sammelt die Drehkreuze und Kartenterminals im lokalen Netzwerk und öffnet einen einzigen verschlüsselten, ausgehenden Kanal in Richtung Cloud. Da keine eingehenden Verbindungen ankommen:
- Ist keine feste IP nötig; der Kanal bleibt bestehen, auch wenn sich die Router-Adresse täglich ändert.
- Sind weder Portweiterleitung noch NAT-Regel nötig; es gibt keine nach außen offenen Ports.
- Wird in der Firewall keine Ausnahme geöffnet; der vorhandene Router wird unverändert genutzt.
In der Praxis sieht die Einrichtung so aus: Die Geräte werden montiert, das Verbindungsgerät wird ins selbe Netzwerk gesteckt und im Panel dem Standort zugeordnet. Ab diesem Moment lässt sich die Baustelle von der Zentrale aus verwalten. Einen neuen Standort zu eröffnen, bedeutet, eine Box anzuschließen – kein Infrastrukturprojekt.
Kartendaten erreichen die Geräte in Sekunden
Auf einer Baustelle mit hoher Fluktuation bei Subunternehmern werden jede Woche Dutzende neuer Karten angelegt und Dutzende gesperrt. Wenn Karten auf jedes Gerät einzeln von Hand geladen werden, funktioniert die Karte eines Neuankömmlings erst Stunden später, die Karte eines Ausgeschiedenen bleibt dagegen manchmal tagelang aktiv – eine aus Sicht der Arbeitssicherheit inakzeptable Lücke.
Das Verbindungsgerät kehrt diesen Ablauf um. Sobald im Panel eine Karte einer Person und ihren berechtigten Zutrittspunkten zugewiesen wird, geht sie an die betreffenden Geräte; Deaktivierung oder Austritt entfernen die Karte genauso schnell von der Baustelle. Der Status jeder Karte auf den Geräten und der Zeitpunkt der letzten Synchronisierung sind im Panel sichtbar; die Antwort auf „Ist die Karte angekommen?" ist ein Protokolleintrag, keine Vermutung.
Zutrittsrechte werden nicht Person für Person, sondern über Personengruppen vergeben: welche Standorte, zu welchen Zeiten, in welcher Schicht. Wer einer Gruppe hinzugefügt wird, erhält automatisch deren Rechte, und die Karte geht an die betreffenden Geräte.
Was passiert, wenn die Verbindung abbricht?
Dass das Internet auf einer Baustelle nie ausfällt, können wir nicht behaupten. Deshalb werden Buchungen bei Verbindungsabbruch im Gerät gespeichert und nach Wiederherstellung der Verbindung übertragen. Das Drehkreuz arbeitet weiter, die Kartenberechtigungen liegen im Gerätespeicher, im Arbeitszeitnachweis entstehen keine Lücken. Nur den Live-Datenstrom sieht die Zentrale in dieser Zeit nicht; die Geräteverwaltung zeigt an, welche Bridge offline ist.
Unterschiedliche Geräte, ein Ereignisstrom
Auf einer Baustelle gibt es am Haupteingang eine Drehsperre, an Service- und Fahrzeugtoren Dreiarm-Drehkreuze, an Bürocontainer, Kantine und Lager Kartenterminals; Büro- und Außendienstpersonal stempelt per Smartphone mit QR- und Standortprüfung. All das fließt in einen einzigen Ereignisstrom. Schicht-, Toleranz- und Pausenregeln arbeiten auf diesem Strom; zu jeder Buchung wird der Zutrittspunkt gespeichert und im detaillierten Monatsbericht zusammen mit der Uhrzeit angezeigt. Die Frage „Durch welches Tor und um wie viel Uhr ist diese Person heute gekommen?" wird in einer einzigen Tabelle beantwortet.
Zentrale Geräteverwaltung
Die Geräteverwaltung listet Drehkreuze, Kartenterminals und Verbindungs-Bridges nach Standort auf: Online-Status, heutige Zahl der Durchgänge, Anzahl registrierter Karten und letzte Synchronisierung. Bei Bedarf werden Karten erneut gesendet oder ein Drehkreuz aus der Ferne geöffnet. Die Leitstand-Ansicht für Führungskräfte zeigt die Zahl der aktuell Anwesenden, die Zutritte des Tages, Verspätungen und den Gerätezustand auf einem Bildschirm.
Genau diese Situation hatten wir in einem Baustellenprojekt: keine feste IP, keine Möglichkeit, Ports zu öffnen, ein häufig wechselnder Router. Mit dem Verbindungsgerät ließ sich jede neue Baustelle von der Zentrale aus verwalten, sobald die Geräte montiert und die Box angeschlossen war; die Karten neuer Mitarbeiter funktionierten in Sekunden am Tor, die der Ausgeschiedenen blieben nicht aktiv.
Für welche Unternehmen eignet sich das?
- Bau- und Immobilienunternehmen, die mehrere Baustellen gleichzeitig betreiben
- Orte mit physischer Zutrittskontrolle wie Lager, Logistikzentren und Produktionsstätten
- Filialketten mit Kartenterminal in jeder Filiale, die Transparenz in der Zentrale wollen
- Betriebe mit starkem Subunternehmer- und Besucherverkehr, in denen sich der Lebenszyklus von Karten schnell ändert
Häufig gestellte Fragen
Müssen wir unsere vorhandenen Drehkreuze austauschen?
In den meisten Fällen nicht. Das Verbindungsgerät kommuniziert über das lokale Netzwerk mit den Lesern vor Ort; nennen Sie uns Marke und Modell, dann prüfen wir die Kompatibilität gemeinsam.
Braucht das Verbindungsgerät eine besondere Internetleitung?
Nein. Ob mobiler Router, DSL oder Glasfaser, spielt keine Rolle; da das Gerät eine ausgehende Verbindung aufbaut, braucht es weder feste IP noch Port- oder Firewall-Einstellungen.
Wie lange dauert das Sperren einer Karte?
Sobald eine Karte deaktiviert wird, geht die Änderung an die Geräte; vor Ort ist sie innerhalb weniger Sekunden ungültig. Im Panel ist der Status jeder Karte auf den Geräten sichtbar.
Lassen sich Kartenzutritt und mobile Buchung gleichzeitig nutzen?
Ja. Dieselbe Person kann auf der Baustelle am Drehkreuz, im Büro am Kartenterminal und im Außeneinsatz per Smartphone buchen; alles fließt in einen Arbeitszeitnachweis, und zu jeder Buchung ist der Zutrittspunkt sichtbar.
Verbinden wir Ihren Standort mit der Cloud
Wenn Sie die Geräte auf Ihren Baustellen oder in Ihren Filialen zentral verwalten möchten, sehen Sie sich die Seite Zeiterfassung an und nehmen Sie mit Angaben zu Ihren vorhandenen Geräten Kontakt mit uns auf. Für die mobile Zeiterfassung können Sie sofort einen kostenlosen Test starten.
Zur Person
Zeynep Çelik
Expertin für digitale Inhalte
Behandelt im NetKurum-Blog Technologie, Integrationen und Einsätze im Feld. Sie erklärt Cloud-Zeiterfassung, Verbindungsgeräte und echte Kundenerfahrungen anhand verständlicher Beispiele.
