Bir PDKS demosu her zaman iyi görünür: temiz ekranlar, renkli raporlar, hızlı tıklamalar. Sorun, demoda sizin kurumunuzun değil satıcının senaryosunun çalışmasıdır. Gece vardiyanız, üç şubeniz, taşeron ekibiniz, iki farklı onay zinciriniz demoda yoktur. "En iyi" PDKS evrensel bir unvan değildir; sizin düzeninizi en az istisnayla taşıyan sistemdir.
Aşağıdaki on soru, demoyu kendi senaryonuza çevirmek içindir. Her soruda neye bakacağınızı ve hangi yanıtın sorun işareti olduğunu da yazdık.
1. Kurulum için ağ ayarı ve sunucu gerekiyor mu?
Sorun işareti: "Şubenizde sabit IP lazım", "modemde port açacağız", "bir bilgisayar ayırın". Bulut tabanlı sistemde yeni şube bir tanımdır; sahadaki cihazlar bağlantı cihazı üzerinden dışa doğru bağlanır, hiçbir ağ ayarı gerekmez. Bulut ile yerel kurulum farkını ayrıca yazdık.
2. Vardiya kurallarımı birebir tanımlayabiliyor muyum?
Demoda kendi en karmaşık vardiyanızı kurdurun: ertesi güne sarkan gece vardiyası, esnek başlangıçlı ofis vardiyası, iki molalı üretim vardiyası, dakika bazında tolerans, asgari fazla mesai eşiği. Sorun işareti: "Onu biz arka planda ayarlarız." Kural panelden görünmüyorsa değiştiğinde de panelden değişmez.
3. İzin, onay ve bakiye aynı sistemde mi?
İzin talebi, onay zinciri (hiyerarşik, tek yetkili, özel), hak ediş ve mutabakat formu devam takibiyle aynı yerde olmalı; aksi hâlde iki tabloyu elle eşlersiniz. Sorun işareti: "İzin için ayrı modül, ayrı fiyat, ayrı giriş."
4. Mobil giriş-çıkış nasıl doğrulanıyor?
Telefondan mesai başlatmak güvenilir olabilir; ama tek dokunuşla değil. QR (dinamik seçilebilir), konum ve cihaz eşleştirmesi birlikte çalışmalı, yerleşke bazında seçilebilmeli. Sorun işareti: yalnız konum ya da yalnız bir düğme; ya da güvenilirlik için biyometri (yüz, parmak izi) önerilmesi — bu, bir sonraki soruyu açar.
5. Hangi kişisel veriyi topluyor?
Biyometrik veri özel nitelikli kişisel veridir; devam takibi için gerekli değildir. Konum yalnız işlem anında ve kurumun açtığı yerleşkelerde kontrol edilmeli; gün boyu izleme olmamalı. Aydınlatma metnini hazırlamanız için sağlayıcı hangi verinin nasıl işlendiğini yazılı vermeli. Sorun işareti: "Parmak izi daha güvenli, herkes kullanıyor." KVKK uyumlu seçim yazımıza bakın.
6. Raporlar bana nasıl ulaşıyor?
Panelde rapor olması yetmez; geç gelenler, devamsızlar ve açık kayıtlar her sabah ilgili yöneticinin e-postasına kendi kapsamıyla düşmeli. Detaylı aylık rapor ve puantaj tek tıkla Excel'e alınmalı. Sorun işareti: "Yönetici panele girip süzer."
7. Kim neyi görecek, nasıl belirleniyor?
Sayfa yetkisi ile veri kapsamı ayrı tanımlanabilmeli: şube müdürü kendi şubesini, taşeron sorumlusu kendi firmasını, İK tamamını görmeli; roller göreve bağlanmalı. Elle yapılan her düzeltme kim-ne zaman-neden bilgisiyle raporlanmalı. Sorun işareti: "Yönetici" ve "kullanıcı" diye iki seviye.
8. Mevcut sistemlerimle nasıl konuşuyor?
Başlangıç verisi Excel'den sihirbazla aktarılabilmeli; kişi, şube ve giriş-çıkış verisi için web servisleri olmalı; puantaj bordro programına Excel'le ya da servisle gitmeli. Sorun işareti: "Verinizi biz giriyoruz" ya da "dışa aktarım yok."
9. Donanım tarafında ne oluyor?
Turnike ve kart paneliniz varsa: mevcut cihazlar bağlanabiliyor mu, kart tanımı cihazlara ne kadar sürede gidiyor, bağlantı kesilince geçişler kayboluyor mu, kartlı ve mobil geçiş aynı puantaja düşüyor mu? Sorun işareti: kart iptalinin "servis ziyaretiyle" yapılması.
10. Maliyet modeli ve destek nasıl?
Abonelikte neyin dahil olduğunu sorun: güncellemeler, yedek, destek kanalı, yeni şube ekleme, mobil uygulama. Ücretsiz deneme süresinde kendi verinizle çalışabilmelisiniz. Sorun işareti: baştan lisans + her modül için ek bedel + yıllık bakım; ya da demo verisiyle sınırlı deneme.
Karar tablosu
| Soru | Beklenen yanıt | Sizin notunuz |
|---|---|---|
| Kurulum | Ağ ayarı ve sunucu yok | |
| Vardiya | En karmaşık vardiyam panelden kuruldu | |
| İzin ve onay | Aynı sistemde, onay modeli seçilebiliyor | |
| Mobil doğrulama | QR + konum + cihaz, yerleşke bazında | |
| Kişisel veri | Biyometri yok, konum yalnız işlem anında | |
| Raporlar | Otomatik e-posta, kapsam bazlı, Excel | |
| Yetki | Rol + veri kapsamı, müdahale izi | |
| Entegrasyon | Excel aktarımı + web servisleri | |
| Donanım | Mevcut cihazlar, saniyeler içinde kart | |
| Maliyet | Abonelik, her şey dahil, gerçek veriyle deneme |
Demoya kendi verinizle gidin
En iyi deneme, kendi on çalışanınız, kendi vardiyanız ve kendi izin türlerinizle yapılan denemedir. Bir haftalık gerçek kullanım, iki saatlik demodan daha çok şey söyler. Yukarıdaki tabloyu doldurup iki sağlayıcıyı yan yana koyduğunuzda karar genellikle kendiliğinden verilir.
NetKurum bu sorulara nasıl yanıt veriyor?
NetKurum tamamen bulut tabanlıdır; vardiya, esnek vardiya, tolerans ve mola panelden tanımlanır; izin türleri, dört onay modeli ve hak ediş aynı sistemdedir; mobil giriş QR + konum + cihaz eşleştirmesiyle, yerleşke bazında seçilir; biyometrik veri toplanmaz; raporlar belirlenen saatte yöneticilere e-postayla gider ve Excel'e alınır; yetki rol ve görev bazlı, veri kapsamı yerleşke ve firma bazlıdır; Excel aktarımı ve web servisleri vardır; turnike ve kart panelleri bağlantı cihazıyla buluta bağlanır. Özelliklerin tamamı burada.
Demoda satıcının senaryosu çalışır. Denemede sizinki çalışmalı.
Sık sorulan sorular
Küçük bir işletme için de aynı sorular geçerli mi?
Evet; yalnızca donanım sorusu çoğu zaman düşer. Vardiya, izin, mobil doğrulama ve maliyet modeli küçük ekipte de belirleyicidir.
Ücretsiz deneme ne kadar sürmeli?
En az bir puantaj dönemini (bir ay) kapsamalı; ilk ayın sonunda çıkan puantajı eski yönteminizle karşılaştırın.
Referans müşteri istemeli miyim?
Evet, hem de kendi sektörünüzden ve ölçeğinizden. Çok şubeli ya da taşeron yoğun bir yapınız varsa benzer bir referansla konuşun.
Fiyat tek başına karar ölçütü olabilir mi?
Hayır. En ucuz sistem, elle düzelttiğiniz saatlerle en pahalısına dönüşebilir. Toplam maliyete İK'nın ay sonunda harcadığı zamanı ekleyin.
Kendi verinizle deneyin
NetKurum'u kendi çalışanlarınız ve vardiyalarınızla ücretsiz deneyebilir, on soruyu birlikte yanıtlayabiliriz. Ücretsiz denemeye başlayın ya da bize ulaşın.
Yazar hakkında
Selin Kaya
Dijital İçerik Uzmanı
NetKurum'un dijital içerik ekibinde personel devam kontrolü, izin ve vardiya yönetimi üzerine yazar. Ürünün işleyişini ve İK ekiplerinin günlük sorularını sade bir dille anlatır.
