Am letzten Tag jedes Monats dasselbe Bild: Umschläge auf dem Schreibtisch, darin zerknitterte Belege, auf deren Rückseite mit Bleistift „Kundenbesuch – Tanken“ steht. Wer wann für welchen Auftrag Geld ausgegeben hat, ist unklar; die Freigabe der Führungskraft ist ein hingekritzeltes Kürzel mit „ok“. Die Buchhaltung öffnet die Umschläge, sortiert jeden Beleg einzeln, fragt Fehlendes nach – und der Monatsabschluss verzögert sich um eine Woche.
Der Spesen- und Vorschussprozess gehört zu den HR-Prozessen, die sich am leichtesten digitalisieren lassen, und doch am häufigsten aufgeschoben werden. In diesem Beitrag zeige ich, wie ein papierloser Ablauf aufgebaut wird, welche Festlegungen von Anfang an nötig sind und was sich für die Buchhaltung ändert.
Zuerst die beiden Prozesse trennen
- Spesen: Ausgaben, die Mitarbeitende für die Arbeit tätigen und erstattet haben möchten. Sie beruhen auf einem Beleg (Quittung, Rechnung), werden genehmigt und ausgezahlt.
- Vorschuss: ein im Voraus erhaltener Betrag – entweder für eine noch nicht getätigte Ausgabe oder zur Verrechnung mit dem Gehalt. Der Beleg folgt später; der Vorschuss wird genehmigt, ausgezahlt und abgeschlossen.
Beide folgen demselben Grundgerüst: Antrag → Genehmigung → Zahlung → Erfassung. Der Unterschied liegt darin, wann der Beleg kommt. Deshalb sollten beide im selben Modul, aber in getrennten Abläufen verwaltet werden.
Die vier Schritte des papierlosen Prozesses
1. Der Antrag entsteht vor Ort, im selben Moment
Mitarbeitende erfassen die Ausgabe direkt dort, wo sie anfällt, auf dem Smartphone: Kategorie (Kraftstoff, Verpflegung, Unterkunft, Fahrtkosten …), Firma, Betrag, Datum und ein Foto oder PDF des Belegs. „Ich trage es abends im Büro ein“ heißt: Der Beleg geht verloren. Für einen Vorschuss genügen Betrag und Begründung.
2. Die Genehmigung landet bei der richtigen Person
Der Eintrag erscheint mit dem Status „Genehmigung ausstehend“ in der Liste der zuständigen Person. Wer Spesen genehmigt, wird je Unternehmen festgelegt – Abteilungsleitung, Verwaltung oder Buchhaltung. Die genehmigende Person sieht den Beleg in derselben Ansicht, genehmigt, lehnt ab oder fordert eine Korrektur an. Jede Entscheidung wird mit Datum und Person gespeichert.
3. Zahlung und Abschluss werden erfasst
Wird eine genehmigte Ausgabe erstattet, ändert sich ihr Status; wird ein Vorschuss ausgezahlt, wird eine Buchung angelegt, die mit Eingang des Ausgabenbelegs abgeschlossen wird. Welche Vorschüsse offen sind und welche Spesen auf Zahlung warten, ist in einer einzigen Liste sichtbar.
4. Die Buchhaltung sieht denselben Beleg
Die Buchhaltung wartet nicht auf Umschläge; sie filtert im Panel die Einträge mit Kategorie, Firma, Datum und Beleg nach Zeitraum und überträgt sie in ihre eigene Buchführung. Gibt es Rückfragen, stellt sie sie direkt am Eintrag.
Festlegungen, die von Anfang an nötig sind
- Kategorien: nicht viele, nur so viele, wie in den Kontenplan der Buchhaltung passen (Kraftstoff, Reisekosten, Verpflegung, Unterkunft, Bewirtung, Bürobedarf, Sonstiges).
- Firmen: häufig genutzte Lieferanten sollten aus einer Liste gewählt werden; Freitext verfälscht die Auswertungen.
- Genehmigende: Wer genehmigt die Spesen welcher Abteilung? Gibt es eine Betragsschwelle (zweite Genehmigung ab einem bestimmten Betrag), sollte sie von Anfang an festgelegt sein.
- Belegregel: In welcher Kategorie ist ein Beleg Pflicht, in welchem Format (Foto, PDF), Rechnung oder Quittung?
- Währung: Gibt es Ausgaben im Ausland, sollte ein Währungsfeld verfügbar sein; die Umrechnung ist Aufgabe der Buchhaltung, nicht des Eintrags.
Was ändert sich für die Buchhaltung?
Drei Dinge. Erstens: Beleg und Eintrag liegen am selben Ort – die Frage „Zu welcher Ausgabe gehört dieser Beleg?“ erübrigt sich. Zweitens: Der Periodenabschluss geht schneller – Spesen fließen über den ganzen Monat ein, am Monatsende entsteht kein Stapel. Drittens: Der Prüfpfad liegt bereit – wer beantragt, wer genehmigt, wann gezahlt hat, ist vollständig erfasst. Bei Steuer- und Ausgabenprüfungen ist es mehr wert, diese drei Fragen schnell zu beantworten, als möglichst viele Belege aufbewahrt zu haben.
Ein Hinweis: Spesenerstattungen dürfen nicht mit Lohnzahlungen verwechselt werden. Belegte Erstattungen sind kein Arbeitsentgelt; unbelegte oder pauschale Zahlungen können als Arbeitsentgelt gelten. Das ist der eigentliche Grund für die Belegpflicht – klären Sie die Behandlung je Kategorie mit Ihrer Steuerberatung.
Häufige Fehler
- Spesen und Vorschüsse in derselben Liste mit demselben Status verfolgen (offene Vorschüsse fallen durchs Raster).
- Die Genehmigung per „ok“-Nachricht erteilen; eine nicht erfasste Genehmigung ist keine Genehmigung.
- Den Beleg nachträglich anfordern; das Belegfoto sollte beim Antrag aufgenommen werden.
- Die Kategorie den Mitarbeitenden überlassen; die Liste sollte geschlossen sein, und „Sonstiges“ sollte am seltensten genutzt werden.
- Außendienstteams ausklammern; im Außendienst entstehen die meisten Spesen und die schwierigsten Belege.
Vorschüsse und Spesen in NetKurum
In NetKurum erfassen Mitarbeitende Vorschüsse und Spesen in der mobilen App, laden Belege hoch und verfolgen den Genehmigungsstatus; die Festlegung der Spesengenehmigenden sowie die Kategorie- und Firmenlisten werden im Panel eingerichtet. Vorschussdetails und -buchungen werden mit ihrer Genehmigungs- und Ablehnungshistorie gespeichert; bei der Aktualisierung einer Ausgabe liegen Beleg-Upload und Genehmigung in derselben Ansicht. Einträge lassen sich nach Zeitraum filtern und nach Excel exportieren. Mehr dazu: Vorschuss- und Spesenverwaltung.
„Papierlos“ heißt im Spesenprozess nicht, den Beleg abzuschaffen, sondern ihn mit dem Eintrag zu verknüpfen, bevor er verloren geht.
Häufig gestellte Fragen
Ersetzt ein Belegfoto das rechtlich maßgebliche Dokument?
Für Erfassung und Genehmigung genügt die digitale Kopie; ob und wie lange das Original aufbewahrt werden muss, hängt von den steuerlichen Vorschriften und der Empfehlung Ihrer Steuerberatung ab. Das System stellt eindeutig fest, zu welchem Eintrag das Original gehört.
Wie wird ein Vorschuss in der Lohnabrechnung einbehalten?
Genehmigte und ausgezahlte Vorschüsse erscheinen im Periodenbericht und werden als Abzug in die Lohnabrechnungssoftware übernommen. Offene Vorschüsse bleiben in der Liste und werden bis zu ihrem Abschluss verfolgt.
Kann eine Führungskraft ihre eigenen Spesen genehmigen?
Nein. Antragstellende können nicht über ihren eigenen Eintrag entscheiden; die Festlegung der Spesengenehmigenden erfolgt entsprechend.
Wie erfahren Mitarbeitende von einer abgelehnten Ausgabe?
In der App erscheint der Status „abgelehnt“, die Begründung bleibt am Eintrag; die Ausgabe kann korrigiert und erneut eingereicht werden.
Schluss mit den Umschlägen
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Zur Person
Halit Yılmaz
Leiter Buchhaltung
Schreibt aus Sicht eines Buchhaltungsleiters über Arbeitszeitnachweise, Überstunden, Urlaubsansprüche und die Richtigkeit der Daten, die in die Lohnabrechnung fließen. Er erklärt, woher die Zahlen kommen und wie man sie prüft.
