إدارة السلف والمصروفات: كيف تبني عملية بلا ورق من الإيصال إلى الموافقة؟

في آخر يوم من كل شهر يتكرر المشهد نفسه: مظاريف على المكتب، وفي داخلها إيصالات مجعدة، وعلى ظهرها عبارة مكتوبة بقلم الرصاص: "زيارة عميل — وقود". من أنفق، ومتى، ولأي عمل؟ لا أحد يعرف؛ وموافقة المدير مجرد توقيع مختصر بكلمة "تمام". تفتح المحاسبة المظاريف، وتصنّف الإيصالات واحدًا تلو الآخر، وتسأل عن الناقص منها، فيتأخر إقفال الشهر أسبوعًا كاملًا.

عملية المصروفات والسلف من أسهل عمليات الموارد البشرية تحويلًا إلى الرقمية، لكنها من أكثرها تأجيلًا. في هذا المقال أشرح كيف تُبنى عملية بلا ورق، وما التعريفات التي يجب إعدادها منذ البداية، وما الذي يتغير لدى المحاسبة.

أولًا: لنفصل بين العمليتين

• المصروف: مبلغ ينفقه الموظف من أجل العمل ويطلب استرداده. يستند إلى مستند (إيصال أو فاتورة)، ويُوافَق عليه ثم يُدفع.
• السلفة: مبلغ يُصرف مسبقًا إما لإنفاق لم يتم بعد أو خصمًا من الراتب. يأتي المستند لاحقًا؛ تُوافَق عليها وتُدفع ثم تُغلق.

تتبع العمليتان الهيكل نفسه: الطلب ← الموافقة ← الدفع ← التسجيل. والفارق هو توقيت وصول المستند. ولهذا ينبغي إدارتهما في الوحدة نفسها، لكن في مسارين منفصلين.

الخطوات الأربع للعملية بلا ورق

1. يُفتح الطلب في الميدان وفي اللحظة نفسها

يُدخل الموظف المصروف من هاتفه في مكان إنفاقه: الفئة (وقود، طعام، إقامة، مواصلات…)، والجهة، والمبلغ، والتاريخ، وصورة الإيصال أو ملف PDF. عبارة "سأدخله مساءً في المكتب" تعني ضياع الإيصال. أما السلفة فيكفيها المبلغ والسبب.

2. تصل الموافقة إلى الشخص الصحيح

يظهر السجل في قائمة المسؤول بحالة "بانتظار الموافقة". يُعيَّن مسؤول المصروفات على مستوى كل مؤسسة؛ وقد يكون مدير الإدارة أو الشؤون الإدارية أو المحاسبة. يرى المعتمِد المستند في الشاشة نفسها، فيوافق أو يرفض أو يطلب تصحيحًا. ويُحفظ كل قرار مع تاريخه وصاحبه.

3. يُسجَّل الدفع والإغلاق

عند دفع المصروف الموافَق عليه تتغير حالته؛ وعند صرف السلفة يُفتح قيد حركة يُغلق عند وصول مستند الإنفاق. وتظهر في قائمة واحدة السلف المفتوحة والمصروفات التي تنتظر الدفع.

4. ترى المحاسبة المستند نفسه

لا تنتظر المحاسبة المظاريف؛ بل تصفّي في اللوحة السجلات حسب الفترة، كلٌّ منها بفئته وجهته وتاريخه ومستنده، وتقيّدها في دفاترها. وعند الحاجة إلى استفسار، تطرحه على السجل نفسه.

تعريفات يجب إعدادها منذ البداية

• الفئات: ليست كثيرة، بل بالقدر الذي يتوافق مع دليل الحسابات لدى المحاسبة (وقود، تنقلات، طعام، إقامة، ضيافة، قرطاسية، أخرى).
• الجهات: ليُختر الموردون الذين يتكرر الإنفاق لديهم من قائمة؛ فالنص الحر يُفسد التقارير.
• المسؤولون: من يوافق على مصروفات أي إدارة؛ وإن كان هناك حد للمبلغ (موافقة ثانية فوق مبلغ معين) فليُكتب منذ البداية.
• قاعدة المستندات: في أي فئة يكون المستند إلزاميًا، وبأي صيغة (صورة أو PDF)، وهل هو فاتورة أم إيصال.
• العملة: إذا وُجد إنفاق خارج البلاد فليكن حقل العملة متاحًا؛ فتحويل العملة من عمل المحاسبة لا من عمل السجل.

ما الذي يتغير لدى المحاسبة؟

ثلاثة أمور. أولًا، المستند والسجل في مكان واحد: ينتهي سؤال "هذا الإيصال لأي مصروف؟". ثانيًا، يتسارع إقفال الفترة: تتدفق المصروفات طوال الشهر، فلا تتكدس في آخره. ثالثًا، مسار التدقيق جاهز: من طلب، ومن وافق، ومتى دُفع، كل ذلك مسجل. وفي عمليات التدقيق الضريبي وتدقيق النفقات، تفوق قيمة الإجابة السريعة عن هذه الأسئلة الثلاثة عدد الإيصالات المحفوظة.

ملاحظة: لا ينبغي الخلط بين استرداد المصروفات ودفع الأجور. فالمبالغ المستردة المستندة إلى مستندات ليست أجرًا؛ أما المدفوعات بلا مستند أو المقطوعة فقد تُعامل معاملة الأجر. وهذا هو السبب الحقيقي وراء إلزامية المستند؛ فحددوا ذلك لكل فئة بالتنسيق مع مستشاركم المالي.

أخطاء شائعة

• متابعة المصروفات والسلف في القائمة نفسها وبالحالة نفسها (فتغيب السلف المفتوحة عن الأنظار).
• إعطاء الموافقة برسالة "تمام"؛ فالموافقة غير المسجلة ليست موافقة.
• طلب المستند لاحقًا؛ يجب التقاط صورة الإيصال لحظة تقديم الطلب.
• ترك اختيار الفئة للموظف؛ يجب أن تكون القائمة مغلقة، وأن تكون فئة "أخرى" الأقل استخدامًا.
• استبعاد الفرق الميدانية؛ فالميدان هو الأكثر إنفاقًا والأصعب في إحضار الإيصالات.

السلف والمصروفات في NetKurum

في NetKurum يُدخل الموظفون سجلات السلف والمصروفات من تطبيق الجوال، ويرفعون مستنداتها، ويتابعون حالة الموافقة؛ ويُعَدّ تعيين مسؤول المصروفات وقوائم الفئات والجهات من اللوحة. تُحفظ تفاصيل السلف وحركاتها مع سجل الموافقة والرفض؛ وعند تحديث المصروف يكون رفع المستند والموافقة في الشاشة نفسها. وتُصفّى السجلات حسب الفترة وتُصدَّر إلى Excel. التفاصيل: إدارة السلف والمصروفات.

"بلا ورق" في عملية المصروفات لا يعني التخلص من الإيصال، بل ربطه بالسجل قبل أن يضيع.

ودّعوا المظاريف

يمكننا إعداد تعريفات الفئات والمسؤولين لديكم معًا، وإقفال مصروفات الشهر الأول جنبًا إلى جنب. ابدأوا تجربتكم المجانية أو تواصلوا معنا.