قواعد الإجازة السنوية واضحة؛ أما الالتباس الحقيقي فيبدأ مع الإجازات الصغيرة خلال اليوم. الموظف الذي يغادر ساعتين لزيارة الطبيب، من أي رصيد تُخصم إجازته؟ هل يُسجَّل من يغادر بعد الظهر غائبًا؟ ومن يحفظ التقرير الطبي الذي يحضره الموظف، وأين؟ تختلف الإجابات من مؤسسة إلى أخرى، لكنها يجب أن تكون مكتوبة في كل مؤسسة، وأن يطبقها النظام.
جمعتُ فيما يلي الأسئلة السبعة الأكثر تكرارًا في الشؤون الإدارية، وكيف يُتعامل مع كل منها في الإدارة الرقمية للإجازات.
1. هل تُخصم الإجازة بالساعة من الإجازة السنوية؟
لا يوجد إلزام قانوني بذلك؛ إنها سياسة داخلية للمؤسسة. هناك ثلاث ممارسات شائعة: تتراكم الإجازات بالساعة وتُخصم من الإجازة السنوية عندما تكتمل يومًا كاملًا؛ أو تُستخدم من رصيد منفصل لـ"الإجازة العارضة" (عدد محدد من الساعات سنويًا مثلًا)؛ أو يُعوَّض وقتها لاحقًا دون المساس بالرصيد. أيًّا كان الخيار، يجب أن تُكتب القاعدة في تعريف نوع الإجازة: أي رصيد يتأثر بهذا النوع، وهل له حد أقصى سنوي، وهل يتطلب موافقة؟
2. كيف تظهر إجازة نصف اليوم في كشف الدوام؟
يوم الموظف الذي أخذ إجازة نصف يوم ليس غيابًا ولا يوم عمل كاملًا. في كشف الدوام الصحيح يظهر ذلك اليوم بوصفه "إجازة جزئية": تُسجَّل ساعات الإجازة إجازةً، والساعات المتبقية عملًا، ولا تدخل في حساب ساعات العمل الناقصة. أما في الجداول اليدوية فتُسجَّل أنصاف الأيام إما يوم إجازة كاملًا أو يوم عمل كاملًا، وكلاهما يُفسد الرواتب.
3. ما الإجازات التي تتطلب مستندًا؟
تعتمد أنواع مثل الإجازة المرضية وإجازة الزواج والولادة والأبوة والوفاة على مستند. ينبغي تحديد اشتراط المستند في نوع الإجازة؛ فيرفع الموظف المستند (صورة التقرير أو ملف PDF) عند فتح الطلب، ويرى المعتمِد المستند في الشاشة نفسها، ويبقى المستند في ملف الموظف. أما الإجازات التي تُفتح بعبارة "سأحضر المستند لاحقًا" فغالبًا لا يصل مستندها أبدًا.
4. من يحدد أنواع الإجازات، وكم ينبغي أن يكون عددها؟
المؤسسة هي التي تحدد أنواع الإجازات؛ فلا توجد قائمة جاهزة تناسب كل مؤسسة. المجموعة الأساسية عادةً هي: الإجازة السنوية مدفوعة الأجر، والإجازة غير مدفوعة الأجر، والإجازة المرضية، والإجازة العارضة (بالساعة)، والزواج، والولادة، والأبوة، والوفاة، والإجازة الإدارية. تكفي أربعة إعدادات لكل نوع: هل يؤثر في الرصيد، وهل يتطلب مستندًا، وما مسار الموافقة، وهل يمكن استخدامه بالساعة؟ إن فتح عشرين نوعًا يُصعّب الإدارة؛ وتكفي ثمانية إلى عشرة أنواع محددة جيدًا لمعظم المؤسسات.
5. هل ينبغي أن يرى الموظف رصيده بنفسه؟
نعم، بالتأكيد. الموظف الذي يرى رصيده لا يتصل بالموارد البشرية، ولا يفتح طلبًا برصيد غير كافٍ، ولا يتفاجأ عند توقيع نموذج المطابقة. إن عرض الإجازات المستحقة والمستخدمة والمتبقية في تطبيق الجوال هو أبسط ميزة تخفف عبء العمل عن الموارد البشرية.
6. هل يمكن إدخال إجازة بأثر رجعي؟
ينبغي أن يكون ذلك ممكنًا، لكن مع التوثيق. إذا لم يحضر الموظف أمس وقال اليوم "كنت في إجازة"، يمكن للمدير إدخال إجازة لليوم الماضي؛ غير أن هذا السجل يجب أن يُعلَّم بوصفه "تدخلًا يدويًا"، وأن يظهر في التقارير مع بيان من أدخله ومتى ولماذا. وفي تسجيل الدوام عبر الجوال، يضبط قفل الأيام الناقصة هذا الأمر: لا يمكن بدء دوام جديد قبل إغلاق اليوم الماضي، فيُدخل الموظف إجازة أو توضيحًا لذلك اليوم.
7. كيف ينبغي أن يصل طلب الإجازة إلى المدير؟
البريد الإلكتروني ومجموعات المراسلة ليست قناة مناسبة لطلبات الإجازة: تضيع الطلبات، ويختل ترتيبها، ولا تُسجَّل. يجب أن يُفتح الطلب من التطبيق، وأن يصل إشعار إلى المعتمِد الذي حان دوره، وأن يعود القرار إلى الموظف عبر القناة نفسها. ويُختار نموذج الموافقة (الهرمي، أو المعتمِد الواحد، أو المختصر، أو السلسلة المخصصة) وفق آلية اتخاذ القرار في المؤسسة؛ وقد شرحنا ذلك بالتفصيل في مقال مسارات الموافقة.
قائمة تحقق قصيرة
- إعدادات الرصيد والمستند والموافقة والاستخدام بالساعة مكتوبة لكل نوع إجازة
- تظهر إجازات نصف اليوم والإجازات بالساعة في كشف الدوام بوصفها إجازة جزئية
- الرفع إلزامي في الأنواع التي تتطلب مستندًا، والمستند محفوظ في ملف الموظف
- يرى الموظف رصيده من التطبيق
- تظهر الإدخالات بأثر رجعي في تقرير التدخلات اليدوية
- تُسجَّل الإجازة الموافَق عليها تلقائيًا في كشف الدوام والتقويم
أنواع الإجازات في NetKurum
في NetKurum تُعرَّف أنواع الإجازات حسب كل مؤسسة، والإجازة بالساعة مدعومة؛ يفتح الموظف طلبه من تطبيق الجوال، ويرى رصيده المتبقي، ويرفع المستند. يمر الطلب بمسار الموافقة الذي اختارته المؤسسة، ويُسجَّل في كشف الدوام بعد الموافقة؛ وتحصل الموارد البشرية من اللوحة على قائمة استخدام الإجازات للموظفين، وتقرير استحقاق الإجازات، ونموذج مطابقة الإجازات لكل موظف. التفاصيل: إدارة الإجازات.
المشكلات الكبيرة في إدارة الإجازات لا تأتي من الإجازات الطويلة، بل من إجازات الساعتين التي لا تُسجَّل.
الأسئلة الشائعة
هل تتطلب الإجازة بالساعة موافقة أيضًا؟
يعتمد ذلك على سياسة المؤسسة؛ إذ يُختار مسار الموافقة في نوع الإجازة. وتستخدم معظم المؤسسات موافقة المعتمِد الواحد للإجازات بالساعة.
هل يُعد التقرير الطبي بيانات شخصية، وكيف ينبغي حفظه؟
البيانات الصحية بيانات شخصية ذات طبيعة خاصة؛ لذا ينبغي حفظ المستند في ملف الموظف الذي لا يطلع عليه إلا المخوَّلون، مع تقييد الوصول حسب الدور.
هل تُخصم إجازة نصف اليوم نصف يوم من الإجازة السنوية؟
نعم، إذا اختير نوع الإجازة السنوية يُخصم نصف يوم من الرصيد؛ وإذا اختيرت الإجازة العارضة تُطبق قاعدة ذلك النوع.
هل يمكن للموظف فتح طلب إجازة لتاريخ سابق؟
إذا سمحت المؤسسة بذلك فنعم؛ يذهب الطلب إلى الموافقة، ويظهر السجل ذو التاريخ السابق في التقارير بشكل منفصل.
لنحدد أنواع إجازاتكم معًا
شاركونا سياسة الإجازات الحالية لديكم؛ لننقل الأنواع والقواعد إلى النظام معًا. ابدأوا تجربتكم المجانية أو تواصلوا معنا.
عن الكاتب
Emre Aksoy
أخصائي الشؤون الإدارية
يكتب انطلاقاً من خبرته في الشؤون الإدارية وعمليات شؤون الموظفين عن اعتماد الإجازات وتخطيط المناوبات والممارسة اليومية للموارد البشرية. تركّز مقالاته على سير العمل الفعلي لا على النظرية.
