مسار الموافقة على الإجازات: كيف تختار بين الموافقة الهرمية، والمعتمِد الواحد، والهرمية المختصرة، وسلسلة الموافقة المخصصة؟

في معظم المؤسسات تسير رحلة طلب الإجازة على هذا النحو: يُخبر الموظف مديره، فيقول المدير "لا بأس"، ثم تعلم الموارد البشرية بالأمر بعد ثلاثة أسابيع أثناء إعداد الرواتب. أو العكس: إجازة مدتها ثلاثة أيام لعضو في فريق من ثمانية أشخاص تنتظر موافقة المدير العام. ينبع الطرفان من النقص ذاته: تحديد من يوافق عادةٌ متوارثة، لا قاعدة مكتوبة.

السؤال الذي أواجهه أكثر من غيره في الشؤون الإدارية ليس "من يجب أن يوافق؟" بل "كيف ندخل قاعدة من يجب أن يوافق إلى النظام؟". في هذا المقال أستعرض أربعة نماذج للموافقة، والهيكل الذي يناسبه كل منها، وما ينبغي الانتباه إليه عند إعدادها من اللوحة.

الأجزاء الثلاثة لمسار الموافقة

قبل اختيار النموذج، قسّموا العملية إلى ثلاثة أسئلة:

• من يقرر؟ المدير المباشر، أو مدير الإدارة، أو الموارد البشرية، أو تسلسل منهم.
• في كم خطوة ينتهي؟ موافقة واحدة، أم مرحلتان، أم التسلسل الهرمي بأكمله؟
• ماذا عن الاستثناءات؟ إذا كان المعتمِد في إجازة، أو كان الطلب عاجلًا، أو تجاوز حدًّا معينًا للمبلغ أو المدة.

تجيب النماذج الأربعة عن هذه الأسئلة بطرق مختلفة.

النموذج 1: الموافقة الهرمية

يبدأ الطلب من رئيس الموظف في الهيكل التنظيمي ويصعد إلى الأعلى: قائد الفريق ← مدير الإدارة ← المدير التنفيذي. إذا وافقت كل خطوة انتقل إلى التي تليها، وإذا رفض أحدهم انتهى.

الهيكل المناسب: المؤسسات ذات المستويات الواضحة، حيث تعني الإجازات الطويلة أكثر من مدير؛ مؤسسات الإنتاج والمؤسسات متعددة الطبقات.

المخاطرة: البطء. انتظار أربع موافقات من أجل إجازة مدتها ثلاثة أيام يُرهق الموظف والمدير معًا. والحل هو تقسيم النموذج حسب مدة الإجازة: مسار مختصر للإجازات القصيرة، والتسلسل الهرمي الكامل للإجازات الطويلة.

النموذج 2: موافقة المعتمِد الواحد

لكل إدارة معتمِد واحد محدد؛ يذهب الطلب إليه مباشرة وينتهي بقراره.

الهيكل المناسب: الفرق الصغيرة والمتوسطة، ونظام المتاجر والفروع (يوافق مدير الفرع)، والأعمال التي تكون فيها السرعة أولوية.

المخاطرة: نقطة اختناق واحدة. إذا كان المعتمِد في إجازة أو غادر المؤسسة توقفت العملية؛ لذا لا بد من تعيين بديل.

النموذج 3: الموافقة الهرمية المختصرة

بدلًا من التسلسل الهرمي كاملًا، يتخطى مستويات معينة: على سبيل المثال المدير المباشر والموارد البشرية فقط. تبقى صلاحية القرار لدى المدير الأقرب، وينتهي التسجيل والتحقق من الرصيد لدى الموارد البشرية.

الهيكل المناسب: معظم بيئات المكاتب. سريع، ويمر على شخصين، وترى الموارد البشرية الرصيد.

المخاطرة: يقلل من اطلاع الإدارة العليا؛ وينبغي أن يتابع أحدهم بشكل منفصل مشكلات الطاقة الاستيعابية، مثل خروج عدد كبير من الموظفين في إجازة خلال الفترة نفسها.

النموذج 4: سلسلة الموافقة المخصصة

تبني المؤسسة السلسلة بنفسها: تختار مناصب محددة، وتحدد ترتيبها، وتنشئ عند الحاجة سلاسل مختلفة حسب الإدارات. مثل المدير الإقليمي + مدير المبيعات لفريق المبيعات، ومدير الموقع + الموارد البشرية للفريق الميداني.

الهيكل المناسب: المؤسسات التي تكبر فيها الفوارق بين الإدارات، والحالات التي لا يُرضي فيها أي نموذج جاهز جميع الوحدات. وهذا تمامًا ما عشناه في مؤسسة مالية متعددة الفروع: في هيكل يمتد من الإدارة العامة إلى ممثل الفرع، كان لكل إدارة مسار موافقة مختلف، ولم تناسب أي سلسلة موحدة أيًّا منها؛ فكان الحل أن تبني كل وحدة سلسلتها الخاصة من اللوحة.

المخاطرة: التعقيد. كلما زاد عدد السلاسل وجب توثيق من ينتمي إلى أي سلسلة، وأن يكون ذلك ظاهرًا في اللوحة.

المقارنة

خمس نقاط تحقق عند الإعداد من اللوحة

• هل الهيكل التنظيمي صحيح؟ تعتمد النماذج الهرمية على الهيكل التنظيمي؛ فإذا كان "من رئيس من" خاطئًا ذهب الطلب إلى الشخص الخطأ.
• هل عُيّن بديل؟ يجب ألا تتوقف العملية أثناء إجازة المعتمِد.
• أين يتم التحقق من الرصيد؟ ينبغي التنبيه إلى الطلب المفتوح برصيد غير كافٍ قبل أن يصل إلى المدير.
• هل حُددت أنواع الإجازات التي تتطلب مستندًا؟ في إجازات مثل الإجازة المرضية والزواج والولادة يجب أن يكون رفع المستند إلزاميًا، وأن يرى المعتمِد المستند في الشاشة نفسها.
• هل الإشعارات تعمل؟ يجب أن يتلقى المعتمِد الذي حان دوره إشعارًا عبر التطبيق، وأن يرى الموظف الموافقة أو الرفض فورًا.

ماذا يحدث بعد الموافقة؟

ينتهي مسار الموافقة عند كشف الدوام. يجب أن تُسجَّل الإجازة الموافَق عليها في التقويم، وألا تُنتظر مناوبة في ذلك اليوم، وأن تُخصم من الرصيد، وأن تظهر في نموذج المطابقة. إذا كانت هذه الخطوات تُنفَّذ يدويًا فالعملية ليست رقمية، حتى لو كانت الموافقة نفسها رقمية.

مسارات الموافقة في NetKurum

في NetKurum يُبنى مسار الموافقة على الإجازات وفق أحد أربعة نماذج: الهرمي، والموافقة عبر مناصب مختارة، والهرمي المختصر، وسلسلة الموافقة المخصصة. يفتح الموظف طلبه من تطبيق الجوال، ويرى رصيده المتبقي، ويرفع المستند عند الحاجة؛ ويوافق المدير الذي حان دوره على الطلب أو يرفضه من التطبيق أو من اللوحة. تُسجَّل الإجازة الموافَق عليها في كشف الدوام، وتُعرَّف أنواع الإجازات حسب كل مؤسسة، ويُطبع نموذج المطابقة من اللوحة. التفاصيل: إدارة الإجازات.

نموذج الموافقة الصحيح ليس الأكثر صرامة، بل الذي يعكس آلية اتخاذ القرار الحقيقية في المؤسسة. أسوأ الخيارات سلسلةٌ تختلف على الورق عنها في النظام.

لنبنِ سلسلة الموافقة الخاصة بكم معًا

حدثونا عن هيكلكم التنظيمي وعادات الموافقة لديكم؛ لنختار معًا النموذج الأنسب ونُعدّه في اللوحة. ابدأوا تجربتكم المجانية أو تواصلوا معنا.