Die Regeln für den Jahresurlaub sind klar; die eigentliche Verwirrung beginnt bei den kleinen Abwesenheiten im Tagesverlauf. Wovon werden zwei Stunden Arzttermin abgezogen? Gilt jemand, der nachmittags geht, als unentschuldigt abwesend? Wer bewahrt die Krankmeldung einer Mitarbeiterin auf, und wo? Die Antworten unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen – aber in jedem Unternehmen sollten sie schriftlich festgehalten sein, und das System sollte sie umsetzen.
Im Folgenden habe ich die sieben Fragen zusammengestellt, die in der Verwaltung am häufigsten gestellt werden, und wie jede davon in der digitalen Urlaubsverwaltung gelöst wird.
1. Wird stundenweiser Urlaub vom Jahresurlaub abgezogen?
Eine gesetzliche Pflicht dazu gibt es nicht; es handelt sich um eine Unternehmensregelung. Drei Varianten sind verbreitet: Stundenweise Abwesenheiten werden gesammelt und, sobald sie einen ganzen Tag ergeben, vom Jahresurlaub abgezogen; sie werden aus einem separaten Kontingent für „Sonderurlaub“ genommen (zum Beispiel eine festgelegte Stundenzahl pro Jahr); oder sie werden nachgearbeitet und berühren das Urlaubskonto nicht. Welche Variante Sie auch wählen, die Regel gehört in die Definition der Abwesenheitsart: Welches Konto wird belastet, gibt es eine jährliche Obergrenze, ist eine Genehmigung nötig?
2. Wie erscheint ein halber Urlaubstag im Arbeitszeitnachweis?
Für eine Mitarbeiterin mit einem halben Urlaubstag ist der Tag weder eine Fehlzeit noch ein voller Arbeitstag. In einem korrekten Arbeitszeitnachweis erscheint der Tag als „teilweise abwesend“: Die Urlaubsstunden werden als Urlaub, die übrigen als Arbeitszeit erfasst und fließen nicht in die Minusstunden ein. In händisch geführten Listen werden halbe Tage entweder als ganzer Urlaubstag oder als ganzer Arbeitstag eingetragen – beides verfälscht die Lohnabrechnung.
3. Welche Abwesenheiten erfordern einen Nachweis?
Arten wie Krankheit, Hochzeit, Geburt, Vaterschaftsurlaub und Trauerfall beruhen auf einem Nachweis. Die Nachweispflicht sollte bei der Abwesenheitsart hinterlegt sein; die Mitarbeiterin lädt den Nachweis (Foto der Krankmeldung, PDF) beim Stellen des Antrags hoch, die genehmigende Person sieht ihn in derselben Ansicht, und der Nachweis bleibt in der Personalakte. Bei Abwesenheiten mit dem Satz „Den Nachweis bringe ich später“ kommt der Nachweis meist nie.
4. Wer legt die Abwesenheitsarten fest, und wie viele sollten es sein?
Das Unternehmen legt die Abwesenheitsarten fest; eine fertige Liste passt nicht zu jedem. Das Grundgerüst sieht meist so aus: bezahlter Jahresurlaub, unbezahlter Urlaub, Krankheit, Sonderurlaub (stundenweise), Hochzeit, Geburt, Vaterschaftsurlaub, Trauerfall, Dienstbefreiung. Pro Art genügen vier Einstellungen: Wirkt sie sich auf das Kontingent aus, ist ein Nachweis nötig, welcher Genehmigungsprozess gilt, ist sie stundenweise nutzbar? Zwanzig Arten anzulegen erschwert die Verwaltung; acht bis zehn gut definierte Arten reichen den meisten Unternehmen.
5. Sollten Mitarbeitende ihr eigenes Urlaubskonto sehen?
Ja, unbedingt. Wer sein Konto sieht, ruft nicht bei der Personalabteilung an, stellt keinen Antrag ohne ausreichendes Guthaben und ist bei der Unterschrift unter das Abstimmungsformular nicht überrascht. Erworbene, genommene und verbleibende Urlaubstage in der mobilen App anzuzeigen, ist die einfachste Funktion, um die Personalabteilung zu entlasten.
6. Kann Urlaub rückwirkend eingetragen werden?
Das sollte möglich sein, aber nachvollziehbar. Ist ein Mitarbeiter gestern nicht erschienen und sagt heute „Ich hatte Urlaub“, kann die Führungskraft den Urlaub für den vergangenen Tag eintragen; dieser Eintrag sollte jedoch als „manueller Eingriff“ gekennzeichnet und mit Angaben zu wer, wann und warum ausgewertet werden. Bei der mobilen Zeiterfassung sorgt die Sperre für fehlende Tage für Ordnung: Ohne Abschluss des vergangenen Tages lässt sich keine neue Arbeitszeit starten – der Mitarbeiter trägt für diesen Tag Urlaub oder eine Erklärung ein.
7. Wie sollte ein Urlaubsantrag die Führungskraft erreichen?
E-Mail und Messenger-Gruppen sind für Urlaubsanträge nicht geeignet: Anträge gehen verloren, die Reihenfolge gerät durcheinander, nichts wird dokumentiert. Der Antrag sollte in der App gestellt werden, die zuständige genehmigende Person sollte benachrichtigt werden, und die Entscheidung sollte über denselben Kanal zurückkommen. Das Genehmigungsmodell (hierarchisch, Einzelgenehmiger, verkürzt, individuelle Kette) richtet sich nach der Entscheidungsstruktur des Unternehmens; Einzelheiten dazu finden Sie in unserem Beitrag über Genehmigungsprozesse.
Eine kurze Checkliste
- Für jede Abwesenheitsart sind Kontingent, Nachweis, Genehmigung und stundenweise Nutzung schriftlich festgelegt
- Halbe Tage und stundenweise Abwesenheiten erscheinen im Arbeitszeitnachweis als teilweise Abwesenheit
- Bei nachweispflichtigen Arten ist das Hochladen Pflicht, der Nachweis liegt in der Personalakte
- Mitarbeitende sehen ihr Urlaubskonto in der App
- Rückwirkende Einträge erscheinen im Bericht über manuelle Eingriffe
- Genehmigter Urlaub wird automatisch in Arbeitszeitnachweis und Kalender übernommen
Abwesenheitsarten in NetKurum
In NetKurum werden Abwesenheitsarten je Unternehmen definiert, stundenweiser Urlaub wird unterstützt; Mitarbeitende stellen Anträge in der mobilen App, sehen ihr Restguthaben und laden Nachweise hoch. Der Antrag durchläuft den vom Unternehmen gewählten Genehmigungsprozess und wird nach der Genehmigung in den Arbeitszeitnachweis übernommen; die Personalabteilung ruft im Panel die Liste der Urlaubsnutzung, den Bericht über Urlaubsansprüche und das Urlaubsabstimmungsformular je Mitarbeiter ab. Mehr dazu: Urlaubsverwaltung.
Die großen Probleme in der Urlaubsverwaltung entstehen nicht durch lange Urlaube, sondern durch zweistündige Abwesenheiten, die nie erfasst werden.
Häufig gestellte Fragen
Braucht auch stundenweiser Urlaub eine Genehmigung?
Das hängt von der Unternehmensregelung ab; bei der Abwesenheitsart wird der Genehmigungsprozess ausgewählt. Die meisten Unternehmen nutzen für stundenweisen Urlaub die Genehmigung durch eine einzelne Person.
Ist eine Krankmeldung ein personenbezogenes Datum, und wie sollte sie aufbewahrt werden?
Gesundheitsdaten gehören zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten; der Nachweis sollte in einer Personalakte liegen, die nur befugte Personen einsehen können, und der Zugriff sollte rollenbasiert eingeschränkt sein.
Wird ein halber Urlaubstag als halber Tag vom Jahresurlaub abgezogen?
Ja, wenn als Art Jahresurlaub gewählt wurde, wird ein halber Tag vom Konto abgezogen; bei Sonderurlaub gilt die Regel dieser Art.
Können Mitarbeitende Urlaub für ein vergangenes Datum beantragen?
Wenn das Unternehmen es zulässt, ja; der Antrag geht in die Genehmigung, und der rückwirkende Eintrag erscheint in den Berichten gesondert.
Lassen Sie uns Ihre Abwesenheitsarten gemeinsam festlegen
Teilen Sie uns Ihre bestehende Urlaubsregelung mit; wir übertragen Arten und Regeln gemeinsam ins System. Starten Sie Ihre kostenlose Testphase oder kontaktieren Sie uns.
Zur Person
Emre Aksoy
Fachkraft für Verwaltungsangelegenheiten
Schreibt mit seiner Erfahrung in Verwaltung und Personalprozessen über Urlaubsgenehmigungen, Schichtplanung und die tägliche HR-Praxis. Seine Beiträge konzentrieren sich auf den Ablauf in der Praxis statt auf Theorie.
