Suivi du personnel sous-traitant sur les chantiers : entrées-sorties par entreprise, hommes-jours et rapport de situation de travaux

Sur un chantier, savoir qui entre relève de deux mondes différents. Pour la sécurité au travail, il faut savoir « qui est à l'intérieur en ce moment ? » ; pour la comptabilité, la réponse à « combien d'hommes-jours ce sous-traitant a-t-il effectués ce mois-ci ? » est, en fin de mois, la situation de travaux elle-même. Les deux réponses viennent de la même entrée, mais sur la plupart des chantiers l'appareil à l'entrée fonctionne seul, les badges sont créés sur place, les données sont collectées en fin de période et les deux questions trouvent leur réponse à la main.

Dans cet article, nous expliquons comment organiser le suivi du personnel dans une structure fortement sous-traitée, à partir de notre travail avec un promoteur immobilier qui mène simultanément plusieurs grands chantiers.

Quatre réalités qui compliquent le suivi des sous-traitants

• Un fort turnover. Chaque semaine, des dizaines de badges sont créés et des dizaines annulés. Lorsque chaque badge doit être chargé un par un sur chaque appareil, celui d'un nouvel arrivant ne fonctionne que des heures plus tard, et celui d'un partant reste actif pendant des jours.
• Même entrée, règles différentes. Salariés permanents et personnel sous-traitant passent par le même tourniquet ; mais pour les sous-traitants, il faut des restrictions horaires, des listes par entreprise et un calcul des hommes-jours.
• Chaque référent d'entreprise veut voir son personnel. Mais uniquement le sien. Le périmètre d'accès doit être limité par entreprise.
• Il n'y a pas d'infrastructure. L'internet du chantier passe par un modem mobile ; IP fixe, redirection de ports et réglages de pare-feu redeviennent un problème sur chaque site.

L'ossature de la solution

Le modèle entreprise sous-traitante

Chaque ouvrier sous-traitant est rattaché à son entreprise dès la création de sa fiche. Ce seul lien organise tout le reste : la liste du personnel se filtre par entreprise, les rapports quotidiens et le rapport mensuel détaillé sont ventilés par entreprise, et le rapport mensuel des hommes-jours s'exporte vers Excel par entreprise. Lors de l'import en masse depuis Excel, les lignes dont la colonne sous-traitant est renseignée sont automatiquement rattachées à l'entreprise concernée ; le système démarre complet dès le premier jour.

Les groupes de personnes

Les droits d'accès s'attribuent par groupe et non personne par personne : quels sites, quelle plage horaire, quel poste. Une personne ajoutée au groupe « Entreprise A — équipe de coffrage » reçoit les droits du groupe et son badge est envoyé aux appareils concernés. Si l'entreprise change ou si l'équipe passe sur un autre chantier, c'est le groupe qui change ; personne n'est modifié individuellement.

Le cycle de vie du badge en quelques secondes

Dès qu'un badge est créé, il est envoyé aux appareils des points d'accès concernés ; une désactivation ou un départ le retire du chantier tout aussi vite. Le panneau affiche le statut de chaque badge sur les appareils et l'heure de la dernière synchronisation. Le badge d'un partant qui reste actif, cela n'existe plus : du point de vue de la sécurité au travail, c'est le gain le plus important.

Le rôle de référent sous-traitant

Le référent de l'entreprise se connecte au panneau avec son propre rôle : il ne voit que le personnel, les passages et les rapports de son entreprise. Le chef de chantier voit son site, les RH voient l'ensemble de la structure. Les droits sur les pages dépendent de la fonction, le périmètre des données dépend du site et de l'entreprise.

Rapport hommes-jours et situation de travaux

Les litiges sur les situations de travaux portent sur des chiffres : le sous-traitant annonce « 420 hommes-jours ce mois-ci », le chantier en compte « 380 ». Le journal des passages à l'entrée met fin au débat. Le rapport mensuel des hommes-jours est produit par entreprise, ventilé par personne et par jour ; dans le rapport mensuel détaillé, chaque cellule réunit l'heure d'entrée, l'heure de sortie et le point de passage utilisé. Le rapport s'exporte vers Excel en un clic et part automatiquement par e-mail à la comptabilité en début de mois. Le référent de l'entreprise voit le même rapport dans son propre panneau ; les deux parties regardent le même chiffre.

Qu'est-ce qui a changé sur le terrain ?

Dans l'entreprise avec laquelle nous avons travaillé, les entrées des chantiers étaient contrôlées par des tourniquets, mais les appareils fonctionnaient de façon indépendante, le siège ne voyait pas la situation des chantiers en temps réel et les rapports de retards et d'absences étaient préparés à la main. Au cœur du dispositif, nous avons placé le boîtier de connexion, qui relie au cloud les tourniquets et les lecteurs de badges du chantier sans aucun réglage réseau ; s'y sont ajoutés des écrans adaptés à la réalité des chantiers, des listes et rapports par sous-traitant, la gestion des badges et des appareils, les groupes de personnes et la diffusion automatique des rapports. Résultat : chaque nouveau chantier est devenu pilotable depuis le siège dès le montage des appareils et le branchement du boîtier de connexion ; les badges des nouveaux arrivants ont fonctionné en quelques secondes, et la liste des retards arrivait chaque matin dans la boîte mail du chef de chantier. Nous l'avons détaillé dans notre article sur le boîtier de connexion.

Check-list de mise en place

• Les sites (siège, bureaux de vente, chantiers) et leurs points de passage sont définis
• La liste des entreprises sous-traitantes et le référent de chacune sont enregistrés
• Groupes de personnes : entreprise + équipe + site autorisé + restriction horaire
• Les listes Excel existantes ont été importées avec l'assistant de correspondance des champs
• Les badges sont créés par groupe et la synchronisation des appareils est vérifiée
• Rapports automatiques : retards/absences quotidiens au chef de chantier, hommes-jours mensuels à la comptabilité

Le suivi des sous-traitants dans NetKurum

Dans NetKurum, le personnel sous-traitant est créé rattaché à son entreprise ; la liste du personnel, les rapports quotidiens et le rapport mensuel détaillé sont ventilés par entreprise, et le rapport mensuel des hommes-jours s'exporte vers Excel pour les situations de travaux. Les groupes de personnes gèrent en masse les droits d'accès et les plannings ; la gestion des badges et des appareils est centralisée ; tourniquets pleine hauteur, tourniquets tripodes et lecteurs de badges se connectent au cloud via le boîtier de connexion. Le rôle de référent sous-traitant ne voit que sa propre entreprise. En savoir plus : Gestion des pointages et Gestion des accès.

Ce qui rend une situation de travaux incontestable, ce n'est pas une bonne négociation, c'est que les deux parties consultent le même journal de passages.

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