Bei der Auswahl eines Zeiterfassungsgeräts lautet die erste Frage meist: „Fingerabdruck oder Gesichtserkennung?" Die richtige erste Frage ist jedoch: Muss ich diese Daten überhaupt erheben? Das türkische Datenschutzgesetz Nr. 6698 (KVKK) stuft biometrische Daten als besondere Kategorie personenbezogener Daten ein und knüpft ihre Verarbeitung an besondere Voraussetzungen. Für eine Aufgabe wie die Anwesenheitserfassung, deren Zweck sich mit weniger eingriffsintensiven Methoden erreichen lässt, biometrische Daten zu erheben, ist sowohl ein rechtliches Risiko als auch eine unnötige Verantwortung.
In diesem Beitrag erklären wir, warum Biometrie in eine eigene Kategorie gehört, wie der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit die Wahl des Zeiterfassungssystems beeinflusst und wie sich ohne Biometrie ein verlässliches System aufbauen lässt. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung; die abschließende Bewertung nimmt der Datenschutzberater oder Rechtsanwalt Ihres Unternehmens vor.
Warum sind biometrische Daten anders?
Daten wie Fingerabdruck, Gesicht oder Iris identifizieren eine Person eindeutig und unveränderlich. Ein geleaktes Passwort lässt sich ändern, ein geleakter Fingerabdruck nicht. Deshalb stellt das Gesetz biometrische Daten in dieselbe Kategorie wie Gesundheits- und Religionsdaten: Für die Verarbeitung ist eine ausdrückliche Einwilligung oder eine der engen gesetzlichen Ausnahmen erforderlich, zusätzlich müssen die von der türkischen Datenschutzbehörde festgelegten ergänzenden Sicherheitsmaßnahmen getroffen werden.
Im Arbeitsverhältnis ist auch die „ausdrückliche Einwilligung" ein eigenes Thema: Es ist fraglich, ob ein Beschäftigter gegenüber dem Arbeitgeber wirklich freiwillig einwilligt. Ein System, das auf Einwilligung beruht, bricht zusammen, sobald die Einwilligung widerrufen wird.
Verhältnismäßigkeit: den Zweck mit möglichst wenigen Daten erreichen
Zu den allgemeinen Grundsätzen des KVKK gehört, dass Daten mit dem Verarbeitungszweck in Zusammenhang stehen, begrenzt und verhältnismäßig sein müssen. Zweck der Anwesenheitserfassung ist es, verlässlich festzuhalten: „Diese Person war um diese Uhrzeit hier." Lässt sich dieser Zweck mit Karte, QR-Code und Standortprüfung erreichen, ist die Erhebung biometrischer Daten mit dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit nicht vereinbar. In öffentlich zugänglichen Entscheidungen der türkischen Datenschutzbehörde finden sich ablehnende Bewertungen zur Nutzung biometrischer Daten bei der Mitarbeitererfassung, wenn weniger eingriffsintensive Methoden möglich waren. Wir empfehlen, die aktuellen Entscheidungen mit dem Berater Ihres Unternehmens durchzugehen.
Wie entsteht Verlässlichkeit ohne Biometrie?
Die Sorge „Ohne Fingerabdruck stempelt jeder mit der Karte eines Kollegen" stammt aus dem alten Modell, in dem die Kontrolle auf einem einzigen Nachweis beruhte. Verlässlichkeit entsteht, wenn mehrere einfache Kontrollen zusammenwirken:
- Kartenbasierter Zutritt: Die Karte ist an eine Person und an berechtigte Zutrittspunkte gebunden; bei jedem Durchgang werden Punkt und Uhrzeit gespeichert, Durchgänge an einem anderen Standort werden gesondert ausgewiesen.
- Mobil: QR + Standort + Gerät: Der QR-Code des Standorts (optional dynamisch), der Standort des Telefons und das eine, dem Mitarbeiter zugeordnete Gerät werden gemeinsam geprüft. Vom Telefon eines Kollegen aus ist kein Einstempeln möglich.
- Prüfberichte: Protokolle manueller Eingriffe, Mitarbeiter, die das Ein- oder Ausstempeln vergessen haben, aktuell Anwesende und personenbezogene Bewegungslisten machen Unstimmigkeiten sichtbar.
- Lebenszyklus der Karte: Die Karte ausscheidender Mitarbeiter wird innerhalb von Sekunden von den Geräten entfernt; das Risiko einer „offen gebliebenen Karte" entfällt.
Diese Kombination ist ebenso verlässlich wie Biometrie und erhebt keine unveränderlichen Daten der Beschäftigten.
Checkliste für eine KVKK-konforme Zeiterfassung
Erhobene Daten
- Nur die nötigen Felder: Vor- und Nachname, Personalnummer, Funktion, Standort, Kartennummer, E-Mail/Telefon (für die Anmeldung in der App).
- Standort nur im Moment der Buchung (Arbeitsbeginn/-ende) und nur an vom Unternehmen freigegebenen Standorten; keine ganztägige Ortung.
- Keine biometrischen Daten.
Information und Dokumentation
- Datenschutzhinweis für die Beschäftigten: welche Daten, zu welchem Zweck, wie lange, an wen sie weitergegeben werden.
- Eintrag der Zeiterfassung im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten; bei bestehender VERBIS-Pflicht (türkisches Register der Verantwortlichen) aktuell gehalten.
- Regelung der Anwesenheitserfassung im Arbeitsvertrag bzw. in der internen Ordnung.
Zugriff und Sicherheit
- Rollenbasierte Berechtigungen: Die Filialleitung sieht ihre eigene Filiale, der Subunternehmer-Verantwortliche seine eigene Firma, HR alles.
- Jeder manuelle Eingriff wird mit Wer–Wann–Warum protokolliert.
- Dokumente wie ärztliche Atteste liegen in der Personalakte und sind nur für berechtigte Rollen sichtbar.
- Ein Konto ist mit genau einem Gerät gekoppelt; ein Gerätewechsel erfordert die Freigabe der Führungskraft.
Aufbewahrung und Löschung
- Aufbewahrungsfristen sind festgelegt (unter Berücksichtigung arbeitsrechtlicher Pflichten und möglicher Streitfälle – mit Ihrem Berater).
- Das Konto ausscheidender Mitarbeiter wird deaktiviert, die Karte gesperrt; nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist greift die Löschrichtlinie.
Kamera und Zeiterfassung: getrennt halten
Wer Sicherheitskameras mit der Anwesenheitserfassung verknüpft – also Zutritte per Gesichtserkennung bucht –, bündelt zwei getrennte Verarbeitungszwecke in einem System und eröffnet unmittelbar die Diskussion um biometrische Daten. Für die Anwesenheitserfassung braucht es keine Kamerabilder; vorhandene Sicherheitskameras werden mit eigenem Datenschutzhinweis und eigener Aufbewahrungsfrist separat verwaltet.
Der Ansatz von NetKurum
NetKurum erhebt keine biometrischen Daten: Die Anwesenheit wird über kartenbasierten Zutritt und über mobiles Einstempeln mit QR-, Standort- und Geräteprüfung erfasst. Der Standort wird nur im Moment der Buchung geprüft und nur, wenn dies für den Standort aktiviert ist. Seitenberechtigungen sind an Funktion und Rolle gebunden, der Datenumfang an Standort und Firma; manuelle Eingriffe werden in einem eigenen Bericht geführt, Dokumente in der Personalakte sind durch Berechtigungen geschützt. Mehr dazu: Zugriffsverwaltung und Zeiterfassung.
Die sichersten personenbezogenen Daten sind die, die nie erhoben wurden. Für die Anwesenheitserfassung müssen Sie keine unveränderlichen Daten erheben.
Häufig gestellte Fragen
Darf der Fingerabdruck genutzt werden, wenn der Mitarbeiter ausdrücklich einwilligt?
Das ist rechtlich umstritten: Die Freiwilligkeit der Einwilligung im Arbeitsverhältnis und der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit werden gemeinsam bewertet. Gibt es eine weniger eingriffsintensive Methode, ist Biometrie nicht nötig; fragen Sie Ihren Berater.
Ist die Erhebung von Standortdaten mit dem KVKK vereinbar?
Ja, solange sie zweckgebunden und verhältnismäßig ist und ein Datenschutzhinweis erfolgt: nur im Moment der Buchung, nur an vom Unternehmen freigegebenen Standorten, ohne ganztägige Ortung.
Ist die Kartennummer ein personenbezogenes Datum?
Ja, weil sie einer Person zugeordnet werden kann; sie ist aber nicht biometrisch, lässt sich ändern und ist verhältnismäßig. Sie unterliegt dem regulären Regime für personenbezogene Daten.
Wer erstellt den Datenschutzhinweis?
Der Datenschutzberater des Unternehmens; der Softwareanbieter unterstützt, indem er dokumentiert, welche Daten wie verarbeitet werden.
Erfassen Sie Anwesenheit verhältnismäßig
Gern prüfen wir Ihre vorhandenen Geräte und Datenflüsse gemeinsam mit Ihnen. Kontaktieren Sie uns oder starten Sie Ihre kostenlose Testphase für das mobile Einstempeln.
Zur Person
Zeynep Çelik
Expertin für digitale Inhalte
Behandelt im NetKurum-Blog Technologie, Integrationen und Einsätze im Feld. Sie erklärt Cloud-Zeiterfassung, Verbindungsgeräte und echte Kundenerfahrungen anhand verständlicher Beispiele.
