Ein HR-System enthält einige der sensibelsten Daten eines Unternehmens: wer wann zur Arbeit kam, wer krankgeschrieben ist, wie viele Urlaubstage jemand noch hat, wer wie viel Vorschuss erhalten hat. Ein System, in dem jeder diese Daten sieht, ist unsicher; ein System, in dem niemand sie sieht, ist nutzlos. Der richtige Punkt liegt dort, wo jeder nur die Daten sieht, die er für seine eigene Aufgabe braucht.
In diesem Beitrag behandeln wir die zwei Dimensionen der Berechtigungsgestaltung, warum Rollen an Funktionen gebunden werden sollten, die Regel „ein Konto – ein Gerät" auf der mobilen Seite und den Lebenszyklus des Zugriffs.
Zwei Dimensionen: Seitenberechtigung und Datenumfang
Eine Berechtigung ist kein einfaches „Ja/Nein". Es gibt zwei getrennte Fragen:
- Seitenberechtigung – was darf die Person tun? Darf sie die Mitarbeiterliste öffnen, Berichte abrufen, Urlaub genehmigen, Buchungen manuell korrigieren, Geräte verwalten, Rollen definieren?
- Datenumfang – wessen Daten sieht sie? Nur den eigenen Standort, die eigene Region, die eigene Subunternehmerfirma oder das gesamte Unternehmen?
Die Filialleitung kann die Seite „Urlaub genehmigen" öffnen (Seitenberechtigung), sieht aber nur die Anträge der eigenen Filiale (Datenumfang). Eine HR-Fachkraft sieht das gesamte Unternehmen, kann aber keine Rollen definieren. Ein Berechtigungssystem, das beides nicht trennt, ist entweder zu offen oder zu restriktiv.
Rollen an Funktionen binden, nicht an Personen
Werden Berechtigungen einzeln an Personen vergeben, entstehen zwei Probleme: Wechselt die Person, wird die Berechtigung vergessen (das Konto der ausgeschiedenen Führungskraft bleibt monatelang offen), und nirgends ist gesammelt zu sehen, wer was sehen darf. Das richtige Modell ist die Rolle: Die Rolle „Filialleitung" wird einmal definiert und an die Funktion Filialleiter gebunden; wer neu in die Funktion kommt, erhält die Rolle, und wer die Funktion verlässt, verliert sie auch.
Ein typisches Rollenset:
| Rolle | Seitenberechtigung | Datenumfang |
|---|---|---|
| HR-Leitung | Alles, einschließlich Rollen und Arbeitszeitrichtlinien | Gesamtes Unternehmen |
| HR-Fachkraft | Personen, Schichten, Urlaub, Berichte; ohne Rollenverwaltung | Gesamtes Unternehmen |
| Regionalleitung | Berichte, Urlaubsgenehmigung | Standorte in der eigenen Region |
| Filial- / Baustellenleitung | Tagesberichte, Urlaubsgenehmigung, eingeschränkte Korrekturen | Eigener Standort |
| Subunternehmer-Verantwortlicher | Listen und Berichte (nur lesend) | Eigene Firma |
| Buchhaltung | Arbeitszeitnachweis, Vorschüsse/Spesen, Manntage-Berichte | Gesamtes Unternehmen (nur lesend) |
| Mitarbeiter | Mobil: eigene Buchungen und Anträge | Nur sich selbst |
Die Berechtigungsmaske sollte als Baum aufgebaut sein: Hauptbereiche (Personen, Berichte, Urlaub, Einstellungen) mit den zugehörigen Seiten darunter; welcher Zweig für eine Rolle freigegeben ist, muss auf einen Blick erkennbar sein.
Ein Konto, ein Gerät
Auf der mobilen Seite entspricht der Berechtigung die Gerätekopplung. Jedes Mitarbeiterkonto ist mit genau einem Telefon gekoppelt; von einem anderen Gerät aus kann keine Buchung erfolgen. Das hat drei praktische Folgen:
- Das Einstempeln vom Telefon eines Kollegen ist nicht möglich.
- Bei einem Telefonwechsel wird die Kopplung mit Freigabe der Führungskraft zurückgesetzt – niemand kann unbemerkt das Gerät wechseln.
- Für Mitarbeiter mit defektem Gerät kann die Standortprüfung vorübergehend deaktiviert werden; die Ausnahme wird protokolliert, die Regel bleibt bestehen.
Die Maske der mobilen Geräteverwaltung listet, welches Konto mit welchem Gerät gekoppelt ist; im Verdachtsfall wird die Kopplung aufgehoben.
Die Spur jeder Änderung: Protokolle manueller Eingriffe
Korrekturen durch berechtigte Personen sind die sensibelsten Vorgänge im System: nachträglich ergänzte Buchungen, geänderte Uhrzeiten, abgeschlossene Tage. Jede davon sollte mit Wer–Wann–Warum protokolliert und in einem eigenen Bericht nachvollziehbar sein. Dieser Bericht dient nicht nur der Prüfung, sondern auch der Frage, ob die Berechtigungsgestaltung stimmt: Korrigiert eine Filialleitung jeden Tag, liegt das Problem entweder in der Regel oder in der Anwendung.
Der Lebenszyklus des Zugriffs
- Eintritt: Der Personaldatensatz wird angelegt, die an die Funktion gebundene Rolle greift, das mobile Konto wird bei der ersten Anmeldung mit dem Gerät gekoppelt, die Karte wird je nach Gruppe eingerichtet.
- Funktionswechsel: Die Funktion wird aktualisiert, die Rolle ändert sich automatisch; alte Berechtigungen bleiben nicht bestehen.
- Längere Abwesenheit: Die Genehmigungsbefugnis geht auf eine Vertretung über; das Konto bleibt aktiv.
- Austritt: Das Konto wird deaktiviert, die Karte innerhalb von Sekunden von den Geräten entfernt, die mobile Kopplung aufgehoben und die Personalakte entsprechend der Aufbewahrungsfrist geführt.
Der vierte Schritt wird am häufigsten übersehen. Bleibt das Konto eines ausgeschiedenen Mitarbeiters offen, wird selbst die beste Berechtigungsgestaltung bedeutungslos.
Berechtigungen und Geräteverwaltung in NetKurum
In NetKurum werden Seitenzugriffsrechte nach Rolle und Funktion in einer Baumstruktur vergeben; in der Funktionsdefinition werden Hierarchie und berechtigte Rollen festgelegt. Der Datenumfang wird nach Standort und Subunternehmerfirma begrenzt. Die mobile Geräteverwaltung listet die Konto-Geräte-Kopplungen; der Bericht über manuell bearbeitete Buchungen zeigt jede Korrektur mit Vorgangsart, Zeitpunkt, Grund und ausführender Person. Sammeldeaktivierung und Kartensperre erfolgen in einem einzigen Vorgang. Mehr dazu: Zugriffsverwaltung.
Sicherheit ist keine einmalige Einstellung, sondern eine Ordnung, die sich bei jedem Eintritt und jedem Austritt neu bewähren muss.
Häufig gestellte Fragen
Kann eine Person mehrere Rollen haben?
Ja; die Berechtigungen werden zusammengeführt. Um Ausnahmen gering zu halten, ist es dennoch sinnvoller, Rollen an Funktionen zu binden.
Kann eine Filialleitung eine Buchung in der eigenen Filiale korrigieren?
Ja, wenn die Rolle ein Korrekturrecht enthält; der Vorgang erscheint im Bericht über manuelle Eingriffe und ist für HR sichtbar.
Kann ein Mitarbeiter ein zweites Telefon nutzen?
Es ist immer nur ein Gerät gleichzeitig gekoppelt; ein Gerätewechsel erfolgt mit Freigabe der Führungskraft.
Kann der Subunternehmer-Verantwortliche die Urlaube seines Personals sehen?
Das hängt von der Seitenberechtigung der Rolle ab; in den meisten Unternehmen sieht der Subunternehmer-Verantwortliche nur Kommen-Gehen- und Manntage-Berichte.
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Zur Person
Selin Kaya
Expertin für digitale Inhalte
Schreibt im Digital-Content-Team von NetKurum über Zeiterfassung, Urlaubs- und Schichtverwaltung. Sie erklärt in einfacher Sprache, wie das Produkt funktioniert, und beantwortet die Alltagsfragen von HR-Teams.
