Un système RH contient certaines des données les plus sensibles d'une entreprise : qui est arrivé au travail et à quelle heure, qui est en arrêt maladie, combien de jours de congé il reste à chacun, qui a perçu quel montant d'avance. Un système où tout le monde voit ces données n'est pas sûr ; un système où personne ne les voit ne sert à rien. Le bon équilibre consiste à ce que chacun ne voie que les données dont il a besoin pour son propre travail.
Dans cet article, nous présentons les deux dimensions de la conception des autorisations, l'importance de lier les rôles aux fonctions, la règle « un compte, un appareil » côté mobile et le cycle de vie des accès.
Deux dimensions : droits d'accès aux pages et périmètre des données
Une autorisation ne se résume pas à un simple « oui/non ». Il y a deux questions distinctes :
- Droits d'accès aux pages : que peut faire la personne ? Peut-elle ouvrir la liste des salariés, éditer des rapports, valider des congés, corriger des pointages manuellement, gérer des appareils, définir des rôles ?
- Périmètre des données : de qui voit-elle les données ? Uniquement de son site, de sa région, de son entreprise sous-traitante ou de toute l'organisation ?
Le directeur d'agence peut ouvrir la page « valider les congés » (droit d'accès), mais il ne voit que les demandes de son agence (périmètre des données). Un chargé RH voit toute l'organisation, mais ne peut pas définir de rôles. Un système d'autorisations qui ne sépare pas les deux est soit trop ouvert, soit trop fermé.
Liez les rôles aux fonctions, pas aux personnes
Lorsque les droits sont attribués individuellement, deux problèmes apparaissent : quand la personne change, l'autorisation est oubliée (le compte du responsable parti reste ouvert pendant des mois), et nulle part on ne voit de manière consolidée qui peut voir quoi. Le bon modèle est le rôle : le rôle « Responsable d'agence » est défini une fois et lié à la fonction de directeur d'agence ; le nouveau directeur nommé à ce poste reçoit le rôle, et l'ancien le perd en quittant la fonction.
Un ensemble de rôles type :
| Rôle | Droits d'accès aux pages | Périmètre des données |
|---|---|---|
| Responsable RH | Tout, y compris les rôles et les politiques de travail | Toute l'organisation |
| Chargé RH | Salariés, plannings, congés, rapports ; hors gestion des rôles | Toute l'organisation |
| Responsable régional | Rapports, validation des congés | Sites de sa région |
| Responsable d'agence / de chantier | Rapports quotidiens, validation des congés, corrections limitées | Son propre site |
| Responsable sous-traitant | Listes et rapports (lecture seule) | Sa propre entreprise |
| Comptabilité | Feuilles de temps, avances/notes de frais, rapports en hommes-jours | Toute l'organisation (lecture seule) |
| Salarié | Mobile : ses propres pointages et demandes | Lui-même uniquement |
L'écran des autorisations doit être présenté sous forme d'arborescence : les rubriques principales (salariés, rapports, congés, paramètres) et les pages qui en dépendent ; on doit lire d'un coup d'œil quelles branches sont ouvertes à un rôle.
Un compte, un appareil
Côté mobile, l'équivalent de l'autorisation est l'association d'appareil. Chaque compte salarié est associé à un seul téléphone ; aucun pointage ne peut être enregistré depuis un autre appareil. Cela a trois conséquences pratiques :
- Il est impossible de pointer depuis le téléphone d'un collègue.
- En cas de changement de téléphone, l'association est réinitialisée avec l'approbation d'un responsable : personne ne peut changer d'appareil à l'insu de tous.
- Pour un salarié dont l'appareil est défectueux, le contrôle de localisation peut être désactivé temporairement ; l'exception est enregistrée, la règle reste inchangée.
L'écran de gestion des appareils mobiles liste quel compte est associé à quel appareil ; en cas de doute, l'association est supprimée.
La trace de chaque modification : le journal des corrections manuelles
Les corrections effectuées par les personnes habilitées sont les opérations les plus sensibles du système : un pointage ajouté après coup, une heure modifiée, une journée clôturée. Chacune doit être enregistrée avec qui, quand et pourquoi, et consultable dans un rapport distinct. Ce rapport sert non seulement au contrôle, mais aussi à vérifier que la conception des autorisations est la bonne : si un responsable d'agence fait des corrections tous les jours, le problème vient soit de la règle, soit de son usage.
Le cycle de vie des accès
- Arrivée : la fiche du salarié est créée, le rôle lié à la fonction s'applique, le compte mobile est associé à l'appareil lors de la première connexion et la carte est paramétrée selon le groupe.
- Changement de fonction : la fonction est mise à jour, le rôle change automatiquement ; aucun ancien droit ne subsiste.
- Absence prolongée : le pouvoir de validation passe à un suppléant ; le compte reste actif.
- Départ : le compte est désactivé, la carte est retirée des appareils en quelques secondes, l'association mobile est supprimée et le dossier du salarié est conservé selon la durée de conservation.
La quatrième étape est la plus souvent oubliée. Un compte resté ouvert après un départ rend inutile la meilleure conception d'autorisations.
Autorisations et gestion des appareils dans NetKurum
Dans NetKurum, les droits d'accès aux pages sont attribués par rôle et par fonction dans une arborescence ; la définition de chaque fonction précise la hiérarchie et les rôles auxquels elle donne droit. Le périmètre des données est limité par site et par entreprise sous-traitante. La gestion des appareils mobiles liste les associations compte–appareil ; le rapport des pointages corrigés manuellement présente chaque correction avec son type d'opération, son heure, son motif et son auteur. La désactivation groupée et l'annulation des cartes se font en une seule opération. En savoir plus : Gestion des accès.
La sécurité ne se paramètre pas une fois pour toutes ; c'est un dispositif mis à l'épreuve à chaque arrivée et à chaque départ.
Questions fréquentes
Peut-on attribuer plusieurs rôles à une même personne ?
Oui ; les droits se cumulent. Il reste toutefois plus sain de lier les rôles aux fonctions pour limiter les exceptions.
Un directeur d'agence peut-il corriger un pointage de son agence ?
Oui, si son rôle comporte le droit de correction ; l'opération apparaît dans le rapport des corrections manuelles et est visible par les RH.
Un salarié peut-il utiliser un second téléphone ?
Un seul appareil peut être associé à la fois ; le changement d'appareil se fait avec l'approbation d'un responsable.
Le responsable sous-traitant peut-il voir les congés de son personnel ?
Cela dépend des droits d'accès de son rôle ; dans la plupart des organisations, il ne voit que les rapports d'entrées-sorties et d'hommes-jours.
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À propos de l’auteur
Selin Kaya
Spécialiste du contenu numérique
Rédige pour l'équipe contenu numérique de NetKurum sur le pointage, la gestion des congés et des plannings. Elle explique en termes simples le fonctionnement du produit et répond aux questions quotidiennes des équipes RH.
