İK sistemi, bir şirketin en hassas verilerinden bazılarını tutar: kimin ne zaman işe geldiği, kimin raporlu olduğu, kimin kaç gün izni kaldığı, kimin ne kadar avans aldığı. Bu veriyi herkesin görebildiği bir sistem güvensizdir; kimsenin göremediği bir sistem ise işe yaramaz. Doğru nokta, herkesin yalnızca kendi işi için gereken veriyi görmesidir.
Bu yazıda yetki tasarımının iki boyutunu, rolleri göreve bağlamanın neden önemli olduğunu, mobil tarafta tek hesap–tek cihaz kuralını ve erişimin yaşam döngüsünü anlatıyoruz.
İki boyut: sayfa yetkisi ve veri kapsamı
Yetki tek bir "evet/hayır" değildir. İki ayrı soru vardır:
- Sayfa yetkisi — neyi yapabilir? Çalışan listesini açabilir mi, rapor alabilir mi, izin onaylayabilir mi, elle kayıt düzeltebilir mi, cihaz yönetebilir mi, rol tanımlayabilir mi?
- Veri kapsamı — kimin verisini görür? Yalnız kendi yerleşkesini mi, bölgesini mi, kendi taşeron firmasını mı, bütün kurumu mu?
Şube müdürü "izin onayla" sayfasını açabilir (sayfa yetkisi) ama yalnız kendi şubesinin taleplerini görür (veri kapsamı). İK uzmanı bütün kurumu görür ama rol tanımlayamaz. İkisini ayırmadan kurulan yetki sistemi ya fazla açık ya fazla kapalı olur.
Rolü kişiye değil göreve bağlayın
Yetki kişiye tek tek verilirse iki sorun doğar: kişi değişince yetki unutulur (ayrılan müdürün hesabı aylarca açık kalır) ve kimin neyi görebildiği hiçbir yerde toplu görünmez. Doğru düzen roldür: "Şube yöneticisi" rolü bir kez tanımlanır, şube müdürü görevine bağlanır; yeni müdür göreve atandığında rolü de alır, eski müdür görevden ayrıldığında rol de düşer.
Tipik bir rol seti:
| Rol | Sayfa yetkisi | Veri kapsamı |
|---|---|---|
| İK yöneticisi | Her şey; rol ve çalışma politikası dahil | Bütün kurum |
| İK uzmanı | Kişi, vardiya, izin, rapor; rol yönetimi hariç | Bütün kurum |
| Bölge yöneticisi | Raporlar, izin onayı | Bölgesindeki yerleşkeler |
| Şube / şantiye yöneticisi | Günlük raporlar, izin onayı, sınırlı düzeltme | Kendi yerleşkesi |
| Taşeron sorumlusu | Liste ve raporlar (salt okuma) | Kendi firması |
| Muhasebe | Puantaj, avans/masraf, adam-gün raporları | Bütün kurum (salt okuma) |
| Çalışan | Mobil: kendi kayıtları ve talepleri | Yalnız kendisi |
Yetki ekranı ağaç yapısında olmalı: ana başlıklar (kişiler, raporlar, izinler, ayarlar) ve altındaki sayfalar; bir role hangi dalın açıldığı tek bakışta okunmalı.
Tek hesap, tek cihaz
Mobil tarafta yetkinin karşılığı cihaz eşleştirmesidir. Her çalışan hesabı tek bir telefonla eşleşir; başka cihazdan giriş kaydı açılamaz. Bunun üç pratik sonucu var:
- Arkadaşının telefonundan mesai başlatmak mümkün değildir.
- Telefon değişince eşleşme yönetici onayıyla sıfırlanır — kimse habersiz cihaz değiştiremez.
- Cihazı arızalı çalışan için konum kontrolü geçici kapatılabilir; istisna kayıtlıdır, kural değişmez.
Mobil cihaz yönetimi ekranı hangi hesabın hangi cihazla eşleştiğini listeler; şüpheli durumda eşleşme kaldırılır.
Değişikliğin izi: elle müdahale kayıtları
Yetkili kişilerin yaptığı düzeltmeler sistemin en hassas işlemleridir: sonradan eklenen giriş, değiştirilen saat, kapatılan gün. Hepsi kim-ne zaman-neden bilgisiyle kayıtlı olmalı ve ayrı bir raporda okunabilmeli. Bu rapor yalnız denetim için değil, yetki tasarımının doğru olup olmadığını anlamak için de kullanılır: bir şube yöneticisi her gün düzeltme yapıyorsa ya kuralda ya kullanımda sorun vardır.
Erişimin yaşam döngüsü
- İşe giriş: kişi kaydı açılır, göreve bağlı rol gelir, mobil hesap ilk girişte cihazla eşleşir, kartı gruba göre tanımlanır.
- Görev değişikliği: görev güncellenir, rol kendiliğinden değişir; eski yetki kalmaz.
- Uzun izin: onay yetkisi vekile geçer; hesap açık kalır.
- İşten ayrılış: hesap pasife alınır, kart saniyeler içinde cihazlardan kalkar, mobil eşleşme düşer, kişi dosyası saklama süresine göre tutulur.
Dördüncü adım en çok atlanandır. Ayrılan kişinin hesabının açık kalması, en iyi yetki tasarımını bile anlamsız kılar.
NetKurum'da yetki ve cihaz yönetimi
NetKurum'da sayfa erişim yetkileri rol ve görev bazında ağaç yapısında verilir; görev tanımında hiyerarşi ve yetkili olduğu roller belirlenir. Veri kapsamı yerleşke ve taşeron firmaya göre sınırlanır. Mobil cihaz yönetimi hesap–cihaz eşleşmelerini listeler; elle müdahale yapılan kayıtlar raporu her düzeltmeyi işlem tipi, zaman, neden ve yapan kişiyle gösterir. Toplu pasife alma ve kart iptali tek işlemdir. Ayrıntılar: Erişim Yönetimi.
Güvenlik ayarı bir kez yapılan şey değildir; her işe giriş ve her ayrılışta yeniden sınanan bir düzendir.
Sık sorulan sorular
Bir kişiye birden fazla rol verilebilir mi?
Evet; yetkiler birleşir. Yine de istisnaları azaltmak için rolleri göreve bağlı tutmak daha sağlıklıdır.
Şube müdürü kendi şubesindeki bir kaydı düzeltebilir mi?
Rolünde düzeltme yetkisi varsa evet; işlem elle müdahale raporuna düşer ve İK tarafından görülür.
Çalışan ikinci bir telefon kullanabilir mi?
Aynı anda tek cihaz eşleşir; cihaz değişimi yönetici onayıyla yapılır.
Taşeron sorumlusu kendi personelinin izinlerini görebilir mi?
Rolün sayfa yetkisine bağlıdır; çoğu kurumda taşeron sorumlusu yalnız giriş-çıkış ve adam-gün raporlarını görür.
Yetki tasarımınızı gözden geçirelim
Mevcut rol ve yetki düzeninizi birlikte haritalayıp fazlalıkları ve boşlukları kapatabiliriz. Ücretsiz denemeye başlayın ya da bize ulaşın.
Yazar hakkında
Selin Kaya
Dijital İçerik Uzmanı
NetKurum'un dijital içerik ekibinde personel devam kontrolü, izin ve vardiya yönetimi üzerine yazar. Ürünün işleyişini ve İK ekiplerinin günlük sorularını sade bir dille anlatır.
