الصلاحيات القائمة على الأدوار وربط الأجهزة: من يجب أن يرى بيانات الموارد البشرية، وإلى أي حد؟

يحتفظ نظام الموارد البشرية ببعض أكثر بيانات الشركة حساسية: من حضر إلى العمل ومتى، ومن في إجازة مرضية، وكم يومًا تبقّى من إجازة كل موظف، ومن حصل على سلفة وبأي مبلغ. والنظام الذي يرى فيه الجميع هذه البيانات نظام غير آمن، أما النظام الذي لا يراها فيه أحد فلا جدوى منه. والنقطة الصحيحة هي أن يرى كل شخص البيانات التي يحتاجها لأداء عمله هو فقط.

نتناول في هذا المقال بُعدَي تصميم الصلاحيات، وأهمية ربط الأدوار بالوظائف، وقاعدة "حساب واحد لجهاز واحد" على الجوال، ودورة حياة الوصول.

بُعدان: صلاحية الصفحات ونطاق البيانات

الصلاحية ليست مجرد "نعم/لا". فهناك سؤالان منفصلان:

• صلاحية الصفحات: ماذا يمكنه أن يفعل؟ هل يمكنه فتح قائمة الموظفين، واستخراج التقارير، والموافقة على الإجازات، وتصحيح السجلات يدويًا، وإدارة الأجهزة، وتعريف الأدوار؟
• نطاق البيانات: بيانات من يرى؟ موقعه فقط، أم منطقته، أم شركة المقاول من الباطن التي يتبعها، أم المؤسسة بأكملها؟

يستطيع مدير الفرع فتح صفحة "الموافقة على الإجازات" (صلاحية الصفحات)، لكنه لا يرى إلا طلبات فرعه (نطاق البيانات). ويرى أخصائي الموارد البشرية المؤسسة كلها، لكنه لا يستطيع تعريف الأدوار. أما نظام الصلاحيات الذي يُبنى دون الفصل بين البعدين فيكون إما مفتوحًا أكثر من اللازم أو مغلقًا أكثر من اللازم.

اربطوا الدور بالوظيفة لا بالشخص

إذا مُنحت الصلاحيات للأشخاص واحدًا واحدًا تنشأ مشكلتان: عند تغيّر الشخص تُنسى الصلاحية (فيبقى حساب المدير المغادر مفتوحًا لشهور)، ولا يمكن رؤية من يحق له رؤية ماذا بشكل مجمّع في أي مكان. والنموذج الصحيح هو الدور: يُعرَّف دور "مدير الفرع" مرة واحدة ويُربط بوظيفة مدير الفرع؛ فإذا عُيّن مدير جديد في الوظيفة حصل على الدور، وإذا غادر المدير السابق الوظيفة سقط عنه الدور.

مجموعة أدوار نموذجية:

ينبغي أن تكون شاشة الصلاحيات على شكل شجرة: العناوين الرئيسية (الموظفون، والتقارير، والإجازات، والإعدادات) والصفحات المندرجة تحتها، بحيث يُقرأ بنظرة واحدة أي الفروع مفتوحة لكل دور.

حساب واحد، جهاز واحد

على الجوال، يقابل الصلاحيةَ ربطُ الجهاز. إذ يرتبط كل حساب موظف بهاتف واحد فقط، ولا يمكن تسجيل الدوام من جهاز آخر. ولهذا ثلاث نتائج عملية:

• لا يمكن بدء الدوام من هاتف زميل.
• عند تغيير الهاتف يُعاد ضبط الربط بموافقة المدير، فلا يستطيع أحد تغيير جهازه دون علم أحد.
• بالنسبة إلى الموظف الذي تعطّل جهازه، يمكن إيقاف التحقق من الموقع مؤقتًا؛ ويُسجَّل الاستثناء وتبقى القاعدة كما هي.

تعرض شاشة إدارة الأجهزة المحمولة أي حساب مرتبط بأي جهاز، وفي الحالات المشبوهة يُلغى الربط.

أثر كل تغيير: سجلات التعديلات اليدوية

التصحيحات التي يجريها المصرّح لهم هي أكثر العمليات حساسية في النظام: دخول أُضيف لاحقًا، أو وقت عُدّل، أو يوم أُغلق. ويجب أن يُسجَّل كل منها مع بيان من قام به ومتى ولماذا، وأن يمكن الاطلاع عليه في تقرير مستقل. ولا يُستخدم هذا التقرير للتدقيق فحسب، بل أيضًا لمعرفة ما إذا كان تصميم الصلاحيات صحيحًا: فإذا كان مدير فرع يجري تصحيحات كل يوم، فهناك مشكلة إما في القاعدة أو في طريقة الاستخدام.

دورة حياة الوصول

1. التعيين: يُنشأ سجل الموظف، ويُطبَّق الدور المرتبط بالوظيفة، ويُربط حساب الجوال بالجهاز عند أول تسجيل دخول، وتُعرَّف البطاقة وفق المجموعة.
2. تغيير الوظيفة: تُحدَّث الوظيفة فيتغير الدور تلقائيًا، ولا تبقى أي صلاحية قديمة.
3. الإجازة الطويلة: تنتقل صلاحية الموافقة إلى نائب، ويبقى الحساب مفعّلًا.
4. المغادرة: يُعطَّل الحساب، وتُزال البطاقة من الأجهزة خلال ثوانٍ، ويُلغى ربط الجوال، ويُحتفظ بملف الموظف وفق مدة الاحتفاظ.

الخطوة الرابعة هي الأكثر إغفالًا. فبقاء حساب الموظف المغادر مفتوحًا يُفقد حتى أفضل تصميم للصلاحيات معناه.

الصلاحيات وإدارة الأجهزة في NetKurum

في NetKurum تُمنح صلاحيات الوصول إلى الصفحات حسب الدور والوظيفة ضمن بنية شجرية، ويُحدَّد في تعريف الوظيفة التسلسل الإداري والأدوار المخوّلة لها. ويُقيَّد نطاق البيانات حسب الموقع وشركة المقاول من الباطن. وتعرض إدارة الأجهزة المحمولة عمليات ربط الحسابات بالأجهزة، فيما يعرض تقرير السجلات المعدّلة يدويًا كل تصحيح مع نوع العملية ووقتها وسببها ومن قام بها. أما التعطيل الجماعي وإلغاء البطاقات فيتمّان في عملية واحدة. لمزيد من التفاصيل: إدارة الوصول.

الأمان ليس إعدادًا يُضبط مرة واحدة، بل منظومة تُختبر من جديد مع كل تعيين وكل مغادرة.

لنراجع تصميم صلاحياتكم

يمكننا معًا رسم خريطة أدواركم وصلاحياتكم الحالية وسدّ الثغرات وإزالة الزوائد. ابدؤوا تجربتكم المجانية أو تواصلوا معنا.