بوابة الموظفين على الجوال: كيف تؤثر الإعلانات والإشعارات والخدمة الذاتية للموارد البشرية في ولاء الموظفين؟

يمضي جزء كبير من يوم إدارة الموارد البشرية في الإجابة عن الأسئلة نفسها: "كم يومًا تبقّى من إجازتي؟"، "كم ساعة عمل إضافي أنجزت الشهر الماضي؟"، "هل تمت الموافقة على سلفتي؟"، "لم أرَ الإعلان، ماذا كان مكتوبًا فيه؟" لا يتطلب أي من هذه الأسئلة خبرة الموارد البشرية؛ فإجاباتها كلها موجودة في النظام. والخدمة الذاتية للموارد البشرية تعني وضع الإجابة في جيب الموظف.

نشرح في هذا المقال ما تقدّمه بوابة الموظفين على الجوال للموارد البشرية وللموظف، وكيف يُنظَّم نظام الإعلانات والإشعارات، وما الذي يلزم كي يُستخدم التطبيق فعلًا.

أربع فوائد للخدمة الذاتية للموارد البشرية

1. تتراجع كثرة الاستفسارات

الموظف الذي يرى رصيده وسجل حركاته وحالة طلباته لا يحتاج إلى السؤال. وهذا يعني انخفاضًا ملموسًا في الاتصالات الهاتفية التي تتلقاها الموارد البشرية، ويُوجَّه الوقت الموفَّر إلى إجراءات الموافقة والتقارير والعمل الحقيقي للموارد البشرية.

2. تزداد دقة السجلات

إذا كان الموظف يرى سجله كل يوم، يُكتشف الخطأ في اليوم نفسه: فعبارة "لم يُسجَّل خروجي أمس" تُقال صباح اليوم التالي لا في نهاية الشهر. فالشفافية هي أفضل مدقق لكشف الدوام.

3. تدخل الطلبات في السجل

حين تُقدَّم طلبات الإجازة والسلفة والمصروفات من التطبيق بدلًا من الرسائل أو البريد الإلكتروني، فإنها تدخل في سلسلة الموافقات، وتُتابع حالتها، ويُحفظ سجلها. وينتهي جدال "لقد أخبرتك بذلك".

4. يتوحّد التواصل في قناة واحدة

تُجمع الإعلانات والإجراءات والتهاني في التطبيق بدلًا من توزّعها على مجموعات مختلفة، ويظهر من اطّلع عليها.

ماذا يجب أن تتضمن البوابة؟

يجمع تطبيق الموظفين الجيد مهام الموظف اليومية في شاشة واحدة، ويضع كل ما عداها على بُعد لمسة واحدة:

• الدوام: بدء الدوام / إنهاؤه، والاستراحة، ومدة العمل اليوم، وآخر الحركات
• سجل العمليات: قائمة شهرية تتضمن الدخول والخروج والإجازات والعمل الإضافي والنقص في ساعات العمل لكل يوم
• الإجازة: تقديم الطلب (بما في ذلك الإجازة بالساعة)، ورفع المستندات، والرصيد المستحق / المستخدم / المتبقي
• السلف والمصروفات: الطلب، والمستند، وحالة الموافقة، والسجل
• الإعلانات والإشعارات: إعلانات موجّهة، وإشعارات الموافقة/الرفض، والتذكيرات
• الملف الشخصي والإعدادات: بيانات الاتصال، وكلمة المرور، والجهاز
• الدعم: قناة مباشرة للأسئلة المتعلقة بالتطبيق

وما لا ينبغي أن تتضمنه واضح أيضًا: أن يرى الموظف بيانات غيره. فالبوابة لا تعرض إلا سجلات الموظف نفسه، أما وظائف المديرين فتُفتح بحسب دور المدير.

تنظيم الإعلانات والإشعارات

الإعلان الموجّه "إلى الجميع" لا يصل إلى أحد. لذا ينبغي أن يكون الإعلان موجّهًا: حسب الموقع أو القسم أو شركة المقاول من الباطن أو مجموعة من الأشخاص. وتكون القناة مزدوجة: إشعار فوري على الجوال (للأمور العاجلة والقصيرة) والبريد الإلكتروني (للأمور الموثّقة والمطوّلة). ويجب متابعة نسبة القراءة لكل إعلان؛ فمعرفة أن "أربعين بالمئة قرؤوه" تساعد على اتخاذ قرار إعادة إرساله من عدمه. كما يجب أن يكون إرفاق الملفات ممكنًا (الإجراءات والنماذج). أما إشعارات النظام (الموافقة على الإجازة، رفض المصروف، بقاء الدوام مفتوحًا) فينبغي أن تكون منفصلة وغير قابلة للإيقاف، في حين يمكن ضبط الإعلانات وفق تفضيلات الموظف.

تشجيع تبنّي التطبيق

حتى أفضل تطبيق لا فائدة منه إن لم يُحمَّل. إليكم ثلاث ممارسات عملية:

• امنحوا سببًا من اليوم الأول: اجعلوا أول ما يراه من يحمّل التطبيق رصيد إجازاته. فتظهر القيمة على الفور.
• اربطوا الدوام بالتطبيق: في المواقع التي يُستخدم فيها تسجيل الدخول والخروج من الجوال يصبح التطبيق عادة لا غنى عنها، وحتى في الأماكن التي تعتمد الدخول بالبطاقة يُفتح التطبيق للاطلاع على السجل والرصيد.
• ليستخدمه المديرون أيضًا: حين تُمنح الموافقات من التطبيق، ينتظر الموظف الرد فيه، فتكتمل الدائرة.

قيسوا مستوى التبنّي: نسبة المستخدمين النشطين، ونسبة الطلبات المقدَّمة عبر التطبيق، ونسبة قراءة الإعلانات. فإذا كانت الأرقام الثلاثة في ارتفاع، فالبوابة تؤدي دورها.

العلاقة بولاء الموظفين

لا يُبنى الولاء بالكلمات الكبيرة، بل بالتجارب الصغيرة. فانتظار ثلاثة أيام لمعرفة رصيد الإجازة، والاتصال يوم صرف الرواتب للسؤال "أين ساعات عملي الإضافي؟"، وسماع الإعلان في الممر، كل ذلك خسارة صغيرة للثقة. والبوابة الشفافة وسهلة الوصول والسريعة تمنع هذه الخسائر. ففي تطبيق أنشأناه لموظفي الميدان والفروع في مؤسسة مالية، كانت أكثر الشاشات استخدامًا هي الدوام ورصيد الإجازة، وأكثر ما لقي التقدير كان عبارة: "لم أعد بحاجة إلى الاتصال بأحد".

تطبيق NetKurum للجوال

يتوفر تطبيق NetKurum للجوال على iOS وAndroid: بدء الدوام وإنهاؤه مع التحقق برمز QR والموقع، وسجل العمليات الشهري، وطلبات الإجازة (بما في ذلك الإجازة بالساعة ورفع المستندات) والرصيد، وطلبات السلف والمصروفات، والإعلانات والإشعارات، والملف الشخصي والدعم. ويرتبط الحساب بجهاز واحد فقط، ولا يرى الموظف إلا سجلاته الخاصة. ويُحمَّل التطبيق من متاجر التطبيقات، ويتم أول تسجيل دخول بالبريد الإلكتروني المسجّل في ملف الموظف. لمزيد من التفاصيل: تطبيق الجوال.

كل سؤال لا يضطر الموظف إلى طرحه على الموارد البشرية هو وقت مكسوب للطرفين.

افتحوا البوابة لفريقكم

لننقل سجلاتكم معًا حتى يرى موظفوكم أرصدتهم من اليوم الأول. ابدؤوا تجربتكم المجانية أو تواصلوا معنا.