Une grande partie de la journée du service RH consiste à répondre aux mêmes questions : « Combien de jours de congé me reste-t-il ? », « Combien d'heures supplémentaires ai-je faites le mois dernier ? », « Mon avance a-t-elle été validée ? », « Je n'ai pas vu l'annonce, que disait-elle ? » Aucune de ces questions ne demande l'expertise des RH ; toutes les réponses se trouvent déjà dans le système. Les RH en libre-service, c'est mettre la réponse dans la poche du salarié.
Dans cet article, nous expliquons ce qu'un portail salarié mobile apporte aux RH et aux salariés, comment organiser les annonces et les notifications, et ce qu'il faut pour que l'application soit réellement utilisée.
Quatre atouts des RH en libre-service
1. Les sollicitations diminuent
Le salarié qui voit son solde, son historique et l'état de ses demandes ne pose plus la question. Le nombre d'appels reçus par les RH baisse de façon visible ; le temps gagné est consacré aux validations, aux rapports et au véritable travail RH.
2. Les pointages sont plus exacts
Si le salarié consulte ses propres pointages chaque jour, une erreur est repérée le jour même : « ma sortie d'hier n'a pas été enregistrée » est signalé le lendemain matin, et non en fin de mois. La transparence est le meilleur contrôleur de la feuille de temps.
3. Les demandes sont tracées
Lorsque les demandes de congé, d'avance et de frais sont faites dans l'application plutôt que par message ou par e-mail, elles entrent dans le circuit de validation, leur statut est suivi et leur historique conservé. Fini les « je te l'avais pourtant dit ».
4. La communication passe par un seul canal
Les annonces, les procédures et les félicitations sont réunies dans l'application au lieu d'être dispersées dans différents groupes ; on voit qui les a lues.
Que doit contenir le portail ?
Une bonne application salarié rassemble le quotidien du salarié sur un seul écran et place tout le reste à portée de doigt :
- Temps de travail : Démarrer / Terminer la journée, pauses, temps travaillé aujourd'hui, derniers mouvements
- Historique : liste mensuelle avec, pour chaque jour, les entrées et sorties, les congés, les heures supplémentaires et manquantes
- Congés : dépôt de demande (y compris à l'heure), envoi de justificatifs, solde acquis / pris / restant
- Avances et notes de frais : demande, justificatif, statut de validation, historique
- Annonces et notifications : annonces ciblées, notifications de validation/refus, rappels
- Profil et paramètres : coordonnées, mot de passe, appareil
- Assistance : canal direct pour les questions sur l'application
Ce qu'il ne doit pas contenir est tout aussi clair : l'accès du salarié aux données des autres. Le portail n'affiche que ses propres pointages ; les fonctions de manager s'ouvrent avec le rôle du manager.
Organiser les annonces et les notifications
Une annonce envoyée « à tout le monde » n'atteint personne. Les annonces doivent être ciblées : par site, service, entreprise sous-traitante ou groupe de personnes. Deux canaux : la notification push mobile (urgente et courte) et l'e-mail (documenté et détaillé). Le taux de lecture doit être suivi annonce par annonce ; savoir que « quarante pour cent l'ont lue » aide à décider s'il faut la renvoyer. Il doit être possible de joindre des fichiers (procédures, formulaires). Les notifications système (congé validé, note de frais refusée, journée restée ouverte) doivent être distinctes et impossibles à désactiver ; les annonces, elles, peuvent être réglées selon les préférences du salarié.
Faire adopter l'application
Même la meilleure application ne sert à rien si personne ne la télécharge. Trois bonnes pratiques :
- Donnez une raison dès le premier jour : la première chose que voit le salarié après le téléchargement doit être son propre solde de congés. La valeur est immédiatement visible.
- Reliez le temps de travail à l'application : sur les sites où l'on pointe sur mobile, l'application devient une habitude indispensable ; même là où l'on badge, on l'ouvre pour consulter l'historique et le solde.
- Les managers aussi doivent l'utiliser : lorsque les validations se font dans l'application, le salarié y attend la réponse ; la boucle est bouclée.
Mesurez l'adoption : le taux d'utilisateurs actifs, la part des demandes déposées via l'application et le taux de lecture des annonces. Si les trois progressent, le portail fonctionne.
Le lien avec l'engagement des salariés
L'engagement ne se construit pas avec de grands discours, mais avec de petites expériences. Attendre trois jours pour connaître son solde de congés, appeler le jour de paie pour demander « où sont mes heures supplémentaires ? », apprendre une annonce dans le couloir : chacune de ces situations est une petite perte de confiance. Un portail transparent, accessible et rapide évite ces pertes. Dans une application que nous avons mise en place pour le personnel terrain et agences d'un établissement financier, les écrans les plus utilisés étaient le temps de travail et le solde de congés ; et ce qui a été le plus apprécié tenait en une phrase : « je n'ai plus besoin d'appeler qui que ce soit ».
L'application mobile NetKurum
L'application mobile NetKurum est disponible sur iOS et Android : début et fin de journée avec vérification par QR code et localisation, historique mensuel, demandes de congé (y compris à l'heure, avec envoi de justificatifs) et solde, demandes d'avance et de notes de frais, annonces et notifications, profil et assistance. Chaque compte est associé à un seul appareil ; le salarié ne voit que ses propres pointages. L'application se télécharge sur les stores et la première connexion se fait avec l'adresse e-mail enregistrée dans la fiche du salarié. En savoir plus : Application mobile.
Chaque question que le salarié n'a pas besoin de poser aux RH est du temps gagné pour les deux parties.
Questions fréquentes
L'application doit-elle être installée sur le téléphone personnel du salarié ?
Elle peut aussi être installée sur un appareil fourni par l'entreprise. Sur un téléphone personnel, la localisation n'est contrôlée qu'au moment de l'opération et seulement si elle a été activée pour le site ; il n'y a aucun suivi tout au long de la journée.
Le salarié peut-il voir les informations d'autres personnes dans l'application ?
Non. Le rôle salarié ne voit que ses propres pointages et demandes.
Qui peut envoyer des annonces ?
Les utilisateurs dont le rôle comporte le droit de publier des annonces ; le public cible est choisi par site, service, entreprise ou groupe.
L'application fonctionne-t-elle sans connexion Internet ?
La consultation nécessite une connexion ; pour pointer, le Wi-Fi de l'agence suffit.
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À propos de l’auteur
Selin Kaya
Spécialiste du contenu numérique
Rédige pour l'équipe contenu numérique de NetKurum sur le pointage, la gestion des congés et des plannings. Elle explique en termes simples le fonctionnement du produit et répond aux questions quotidiennes des équipes RH.
