Bordro Dönemi

Çalışanlar sekmesi

Satırdaki ayarlar çift tıklamayla ya da toplu Düzenle ile değiştirilir. Toplu düzenlemede "(Değiştirme)" seçili alanlara dokunulmaz. Bordroya Dahil Et ve Bordrodan Çıkar seçili çalışanlar içindir.

Puantaj sekmesi

Tüm Veriyi Güncelle izin kayıtları, resmi tatiller ve işe giriş/çıkış tarihinden günleri türetir; elle düzenlenen satırlar ezilmez. Çalışma günü, hafta tatili, resmi tatil, ücretli izin, raporlu (ödenen/ödenmeyen), ücretsiz izin, eksik gün ve nedeni, SGK günü ve üç tür fazla mesai saati vardır. Puantaj onaylanmadan bordro hesaplanmaz.

Saatlik (yarı zamanlı) çalışanda çalışma saati en fazla 120, hafta tatili saati en fazla 30 olabilir; SGK günü ücrete esas toplam saatin 7,5'e bölünüp yukarı yuvarlanmasıdır.

Bordro sekmesi

Yedi alt sekme aynı tablonun kolon gruplarıdır: Girdiler, Kazançlar, SGK, Gelir Vergisi, Damga Vergisi, Kesintiler, Maliyet. Durum sütunu: Hesaplandı, Uyarı, Hata (nedeni yanında), Hesaplanmadı; veri hesaptan sonra değiştiyse satır sonunda • işareti görünür ve Yeniden Hesapla gerekir. Satıra çift tıklamak hesap ayrıntısını (turnusol) ve pusula PDF'ini açar. Çarşaf Bordro İndir seçili (hiç seçilmediyse tüm) çalışanları Excel olarak verir; İcmal Raporu dönem toplamlarını verir.

Pusula oluştur

Seçili çalışanların hesap sonucu değişmez bir pusula olarak kaydedilir. "Çalışan da görebilsin" açıksa çalışanın Ücret Pusulalarım ekranına eklenir ve bildirim gider; görüntülenme ve onay zamanları Bordro sekmesindeki Pusula sütununda izlenir.

Kıdem / İhbar sekmesi

İşten ayrılan çalışanlar (çıkış tarihi bu ay) listelenir; Çıkış Hesabı Ekle ile başka bir çalışan için de hesap yapılabilir. Fesih nedeni SGK çıkış kodudur. "Kendim gireceğim" alanları yalnızca brüt tutar alır ve otomatik hesabı ezer. İhbar süresi kullandırıldıysa onay kutusu işaretlenir; ihbar tazminatı hesaplanmaz.

Resmileştirme

Dönem, hatalı/hesaplanmamış bordro ve değişen veri kalmadığında Resmileştir ile kilitlenir; çalışan ayarı, puantaj ve hesap artık değişmez. Sonraki dönem kümülatif matrahı bu dönemden devralır. Düzeltme gerekirse Yeniden Aç kullanılır (sonraki dönem resmileşmemişse). MUHSGK hazırlık dosyası, e-Beyanname MUHSGK XML'i, banka ödeme listesi ve muhasebe fişi bu sekmeden indirilir. Program beyannameyi GİB'e göndermez.

e-Beyanname MUHSGK XML

Bu dosya Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesi'nin GİB'in yayımladığı şemaya (sürüm adı rozetin yanında yazar) uygun hâlidir. Her vergi kimlik numarası ayrı beyannamedir: tek vergi kimliğinde bir .xml, birden çokta her kimlik için bir .xml içeren .zip iner. Dosya üretildikten sonra şemayla denetlenir; uymazsa dosya verilmez ve hatalar satır numarasıyla listelenir.

Rozet: "GİB şemasına uygun" dosyanın yüklenmeye hazır olduğunu, "Eksik bilgi var" vergi dairesi kodu, mükellef telefonu ya da 26 haneli SGK işyeri sicil numarası gibi bilgilerin girilmesi gerektiğini gösterir (Bordro Ayarları > Resmi Bilgiler). Eksik alanlar kutuda tek tek yazar.

e-Beyanname'ye yükleme

1. Dönemi resmileştirin ve rozetin "GİB şemasına uygun" olduğunu görün.
2. e-Beyanname MUHSGK XML ile dosyayı indirin (.zip indiyse açın).
3. e-Beyanname sistemine (ebeyanname.gib.gov.tr) mükellef ya da mali müşavir kullanıcısıyla girin, beyanname yükleme menüsünden XML dosyasını seçip yükleyin.
4. Sistemin gösterdiği kontrol sonucunu ve tutarları bordro icmaliyle karşılaştırın; onaylayıp göndermeyi siz yaparsınız.

Program dosyayı GİB'e göndermez. Teşvik (4447, 6111 vb.) ve asgari ücret istisnası satırları bordro hesabından gelir; yüklemeden önce mali müşavirinizle kontrol edin. İlk gerçek yükleme onaylanmadan denenmelidir.

Dosyada olanlar ve e-Beyanname'de tamamlananlar

Dosyanın biçimi GİB'in kabul ettiği gerçek beyannamelerle karşılaştırılmıştır. Ücret ödemeleri şöyle yazılır: ücret tanımı asgari ücret olanlar 011, diğerleri 012, SGK bildirgesine girmeyen çalışanlar (ortak, yönetici) 014; ücretlerin damga vergisi 302 satırındadır. Teknokent personeli SGK'ya 05746 kanun numarasıyla bildirilir, gelir vergisi terkini 4691 satırına yazılır.

İşyeri SGK bilgileri eki ve teknokent personelinin 4691 bildirimi, SGK işyeri formundaki e-Beyanname ve teknokent bilgilerinden üretilir. Bordroda tutulmayan bölümleri mali müşavir e-Beyanname'de ekler: kira ve serbest meslek ödemeleri, kıdem/ihbar tazminatı satırları (013/015) ve düzenleyen bilgisi.

Engelli vergi indirimi

Engel derecesi çalışanın bordro kartında tutulur. Bu anahtar yalnızca gelir vergisi indirimini açar/kapatır; engelli teşviki (14857) ondan bağımsız çalışır. Çalışanın yakını engelliyse teşvik alınabilir ama vergi indirimi uygulanmaz: derece girilmez ya da anahtar kapatılır.

Asgari ücret istisnası

Asgari ücret tutarına kadar olan kısmın gelir ve damga vergisinden muaf tutulmasıdır. Aynı ay içinde başka bir bordro varsa (ay ortasında işe giren/çıkan) bu ayar kapatılmalıdır; ay içinde yalnızca bir kez yararlanılır. Sonraki ay yeniden açık gelir.

SGDP (emekli çalışan)

Sosyal güvenlik destek primi kesilen emekli çalışanlarda açılır. Açıldığında tabi olunan kanun 00000 olur; yalnızca 00000 ya da Teşviksiz seçilebilir. Prim oranları Parametreler sekmesindedir.

Tabi olduğu kanun

Tek kod seçilir: 05510 (5510/81-ı temel indirim: 2026'da imalat dışı 2 puan, imalat 5 puan; puanlar Parametreler'dedir), 00000 (teşviksiz), 14857 (engelli), 05746 (Ar-Ge), 04691 (Teknopark), 06111 (işveren payının tamamı Hazine'ce karşılanır; işe alım 31.12.2026'ya kadar, destek süresi 6-54 ay; asgari ücrette aylık 7.184,03 TL). Teşvik puanları ve Ar-Ge/Teknopark terkin oranları Parametreler sekmesindedir; 2025 için ay bazlı satırlar vardır (Ocak 5 puan, Şubat'tan itibaren imalat dışı 4 puan; doğrulanmalı). Stajyerde Teşviksiz kullanılır.

Kodu bildirgeden önce seçin: teşvikten yararlanılabilecekken yararlanılmayan ay ve dönemler için geriye yönelik teşvik, destek ya da indirimden yararlanılamaz; yararlanılmış teşvik de başka bir teşvikle değiştirilemez (5510 sayılı Kanun ek madde 17). Yanlış ya da boş bırakılan kod sonradan düzeltilerek teşvik alınamaz. Dönemi Resmileştir sekmesindeki "Teşvik kodu boş / 00000 olan çalışan" satırı, SGDP'li ve SGK'sız stajyer dışında kodu boş ya da Teşviksiz olan çalışan sayısını gösterir; yalnız bilgidir, resmileştirmeyi engellemez (bilerek teşviksiz bırakılan çalışan olabilir). 15921 (işsizlik ödeneği alanların istihdamı) 2 puanlık temel indirimle birlikte uygulanmaz (SGK Sigorta Primi Teşvikleri 2026); bordro 15921'i hesaplamaz.

Kümülatif vergi matrahı

Ocak ayından itibaren oluşan gelir vergisi matrahı toplamıdır. Ocak bordrosunda 0 olmalıdır. Yılın farklı bir ayında bordroya geçildiyse bir önceki ayın toplamı çalışan bazında girilir; sonraki aylarda sistem kendisi hesaplar. Manuel müdahale yalnızca bu geçiş için önerilir.

Damga vergisi AÜ istisna miktarı

Boş bırakılırsa otomatik hesaplanır. Çalışan eski işyerinde bu ayki istisnanın bir kısmını kullandıysa yalnızca yararlandığı tutar girilir; kalanı sistem uygular.

Fesih hesabı (Kıdem / İhbar Hesabı penceresi)

Pencere, çalışanın işten ayrılışı için kıdem tazminatı, ihbar tazminatı ve kullanılmayan izin ücretini brüt ve net (yaklaşık) olarak hesaplar ve bu dönem için saklar. Çalışanın çıkış kaydını açmaz, SGK bildirgesi vermez; yalnızca hesabı tutar. Dönem resmileştirildiyse değiştirilemez, yeniden hesaplamak için önce dönem yeniden açılır. Hesapla ve Kaydet aynı çalışan için hesabı günceller, Sil kaydı kaldırır.

Fesih nedeni (SGK çıkış kodu)

İşten ayrılış bildirgesindeki koddur ve hangi tazminatın doğacağını belirler. Kod tek başına hak doğurmaz; asıl ölçüt feshin gerçek nedenidir, bu yüzden bildirgedeki kodla birebir aynı seçin.

• Kıdem tazminatı: yalnızca kıdem hakkı veren kodlarda (ör. işverenin haklı sebep göstermeden feshi, emeklilik, ölüm, askerlik, işyerinin kapanması, işçinin haklı nedenle feshi) ve çalışma süresi en az 1 yıl ise hesaplanır. Tutar, giydirilmiş brüt ücretin (kıdem tavanıyla sınırlı) yıl, ay, hafta ve gün karşılığı toplamıdır; damga vergisi kesilir.
• Askıda geçen süre: çalışanın onaylı ücretsiz izin (ücretsiz izin, askerlik, tutukluluk ve kuruma özel ücretsiz türler) günleri iş sözleşmesinin askıda kaldığı süre sayılır ve kıdem süresinden düşülür; bu süre 1 yıllık hak eşiğini de etkiler. Raporlu, analık, doğum sonrası ücretsiz izin, yol izni, saatlik mazeret, koruyucu aile ve yarım çalışma günleri düşülmez. Formdaki "Kıdemden Düşülecek Gün" alanı boşsa bu otomatik değer kullanılır; 0 yazarsanız hiç düşülmez, başka bir sayı yazarsanız o kullanılır. İhbar süresi toplam çalışma süresine göre kalır.
• İhbar tazminatı: işverenin feshettiği kodlarda doğar; süre çalışma süresine göre 6 aydan az ise 2, 6-18 ay 4, 18-36 ay 6, 3 yıldan fazla ise 8 haftadır (4857/17; tam 3 yıl 0 ay 6 hafta). Tutar giydirilmiş ücretin günlüğü x ihbar süresi (gün) olarak bulunur; gelir vergisi (önceki dönemin kümülatif matrahına göre) ve damga vergisi kesilir.
• Tazminat çıkmayan kodlar: istifa, deneme süresi feshi, belirli süreli sözleşmenin bitişi ve 42-50 numaralı tazminatsız fesih (4857/25-II) kodlarında kıdem ve ihbar hesaplanmaz.
• Belirli süreli sözleşme: süre bitiminde kendiliğinden sona erdiğinde kıdem tazminatı doğmaz (kod 05); sözleşme süresinden önce işverence haklı neden olmadan feshedilmişse kıdem hakkı doğar, bu durumda 04 kodunu seçin (Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı, 40 Soruda İş Kanunundan Doğan Tazminat Haklarımız). Kıdem hesabına fazla mesai girmez; yalnız Ayarlar'da işaretlenen ek ödeme türleri giydirilir.
• Kötü niyet tazminatı: 30'dan az işçi çalıştıran işyerinde ya da 6 aydan az kıdemli işçide (iş güvencesi dışında) fesih hakkı kötüye kullanılarak sözleşme sona erdirilmişse işçiye bildirim süresinin 3 katı tutarında tazminat ödenir; bildirim şartına uyulmaması ayrıca ihbar tazminatı doğurur (4857/17, altıncı fıkra). Feshin kötü niyetli olup olmadığına mahkeme karar verir; bu yüzden "Kötü niyet tazminatı hesapla" kutusu işaretlenince yalnız brüt tutar (giydirilmiş günlük ücret x ihbar süresi x 3) gösterilir. Tutar sonuçtaki toplamlara katılmaz ve net hesaplanmaz: vergi ve SGK yönü için resmî bir açıklama bulunamadığından muhasebe kontrolü gerekir.
• Belirsiz kodlar (ör. işin ya da mevsimin bitişi, disiplin kurulu kararı, statü değişikliği): hak, kod listesinden kesin çıkarılamaz. Hakkı doğuyorsa tutarı Kendim gireceğim alanlarına brüt olarak yazın.

Diğer alanlar

• Çalışan: işe başlama tarihi kişi kartında kayıtlı olmalıdır; maaş bilgisi de yoksa hesap yapılamaz.
• İşten ayrılma tarihi: işe başlama tarihinden önce olamaz. Çalışma süresi çıkış günü dahil sayılır.
• İhbar süresi kullandırıldı: işaretlenirse çalışana ihbar süresi çalıştırılarak kullandırılmış sayılır ve ihbar tazminatı hesaplanmaz.
• Kıdem / İhbar tazminatı (Kendim gireceğim): yalnızca brüt tutar alır; doluysa otomatik hesabı ezer. Boş bırakılırsa sistem hesaplar.
• Kullanılmayan izin günü: boş bırakılırsa kişi kartındaki izin bakiyesi alınır; eksi değer kesinti sayılır. Tutar, gün sayısı x günlük brüt ücrettir (aylık brüt / ay günü).
• Ek ödemeler aylık brüt ortalaması: giydirilmiş ücrete eklenir. Boş bırakılırsa Ayarlar sayfasında işaretli ek ödeme türlerinin son 12 ay brüt ortalaması alınır (bkz. kıdem ihbar giydirme). Baz ücret, çalışanın son bordro sonucundaki aylık brüt karşılığıdır; bordro yoksa geçerli maaş satırından hesaplanır.

Çalışana bilgi: işsizlik ödeneği

Fesih nedeni işsizlik ödeneğine hak verecek nitelikte (işveren feshi, işçinin haklı nedenle feshi, belirli sürenin bitmesi, işyerinin kapanması vb.; istifa değil) ise çalışan, fesih tarihini izleyen günden itibaren 30 gün içinde Kuruma (İŞKUR) başvurmalıdır; geç başvuru süresi hak edilen süreden düşer. Hak için işten ayrılmadan önceki son 120 gün hizmet akdine tabi olmak ve son 3 yılda 600 gün prim ödemiş olmak gerekir; ödenek süresi 600 gün için 180, 900 gün için 240, 1080 gün için 300 gündür. Günlük ödenek son dört aylık prime esas kazanç ortalamasının %40'ıdır ve aylık tutarı brüt asgari ücretin %80'ini aşamaz; damga vergisi dışında kesinti yapılmaz (4447 sayılı Kanun md. 48, 50, 51). Hesap penceresi ödeneği hesaplamaz; çıkış kodunun bildirimde doğru olması yeterlidir.

Düşük performans nedeniyle çıkış

30 ya da daha fazla işçi çalıştıran işyerinde en az 6 aylık kıdemi olan işçinin sözleşmesi işçinin yeterliliğinden ya da davranışından kaynaklanan geçerli bir sebebe dayanmalıdır; fesih yazılı yapılır ve sebep açık ve kesin belirtilir. Davranış ya da verimle ilgili nedenlerle fesihten önce işçinin savunması alınmalıdır (4857/18, 19). Performans değerlendirmesini ve savunma ya da uyarı belgesini saklayın.

Kaydetmeden önce kontrol edin

• SGK çıkış kodu bildirgedekiyle aynı mı, ayrılma tarihi doğru mu (süre ve ihbar haftası buna bağlıdır).
• İşe başlama tarihi, son maaş ve izin bakiyesi güncel mi; ek ödeme ortalaması beklediğiniz tutarda mı.
• Kıdem tavanı aşıldıysa hesap tavandaki ücretle yapılır; tavan Parametreler sekmesindeki dönem değeridir.
• Sonuçtaki net tutar yaklaşıktır (kıdemde damga vergisi, ihbarda gelir ve damga vergisi düşülür); resmi ödeme için muhasebe kontrolü gerekir.