Çalışan Kartı: Dosyalar

Yasal çerçeve ve saklama

• İş Kanunu m.75: işveren her çalışan için ayrı bir özlük dosyası tutar; kimlik bilgilerinin yanında çalışanla ilgili diğer kanunların gerektirdiği belgeler de bu dosyada bulunur. Dosyada hangi belgelerin bulunacağını kanun tek tek saymaz; ispat için sözleşme, kimlik, sağlık, eğitim, zimmet, izin ve çıkış belgelerinin tutulması işverenin yararınadır.
• Belgeler basılı ya da dijital tutulabilir; denetimde ıslak imzalı asıl belge istenebilir, imzalı belgeyi taratıp bu alana yükleyin.
• Saklama süreleri belge türüne göre değişir (SGK ve ticari defter belgeleri için genel olarak 10 yıl, vergi belgeleri için 5 yıl, iş sağlığı ve güvenliği kayıtları için 15 yıl); kesin süreler için doğrulanmalı: kurumunuzun mali müşaviri ya da hukuk danışmanı.
• Yabancı uyruklu çalışan: çalışma izni belgesini Kimlik kategorisiyle ve geçerlilik bitişi girerek yükleyin; bitişe 30 gün ve 1 hafta kala hatırlatma otomatik gider. İzinsiz yabancı çalıştırmada idari para cezası uygulanır (tutar yıla göre değişir).
• Kimlik bildirme belgesi (1774 sayılı Kanun): çalışanı ve ayrılışını 24 saat içinde en yakın kolluk birimine bildirme yükümlülüğü her işveren için değil, kanunun 2. maddesinde sayılan tesislerin (otel, pansiyon, tatil köyü, özel sağlık kuruluşu, huzurevi, marina ve liman gibi) sorumlu işleticileri için geçerlidir. Kurumunuz bu kapsamdaysa belgenin çalışan nüshasını Kimlik / Nüfus kategorisiyle bu alana yükleyebilir, Özlük Ayarları'ndaki zorunlu belgelere ekleyerek eksiğini takip edebilirsiniz; tüm kurumlara otomatik hatırlatma gönderilmez. İdari para cezası tutarı yıla göre değişir; kapsam ve güncel tutar için doğrulanmalı: Resmî Gazete / mevzuat.gov.tr ve emniyet-jandarma duyuruları.
• Özlük dosyası gizli kişisel veri içerir (KVKK): erişimi yetkili kişilerle sınırlayın; süresi dolan belgeleri imha ettiğinizde kaydını tutun.
• Puantaj Belgesi kategorisi: Aylık Puantaj'ta eksik gün sebebi "07 - Puantaj kayıtları" olan satırdaki belge düğmesiyle yüklenen imzalı puantaj, çalışanın dosyalarına bu kategoriyle ve "imzalı" olarak kaydedilir.
• Fazla Çalışma Onayı ve KVKK / Açık Rıza kategorileri: çalışanın imzalı fazla çalışma onayını ve biyometrik veri (parmak izi, yüz) açık rızasını bu kategorilerle yükleyin; tarihleri Kişisel Bilgiler > İş Sözleşmesi bölümüne girilir.

Zorunlu belgeler

Kurumunuz Özlük Ayarları'nda zorunlu belge türlerini işaretlediyse bu kart her türü Var, Eksik ya da Süresi doldu olarak gösterir. Belge, kategorisi seçilerek yüklenen dosyayla "var" sayılır; geçerlilik bitişi geçmiş dosya tek başına yetmez. Eksik belgesi olan çalışanın Profil sekmesinde sarı bir bilgi bandı çıkar.