C'est le premier jour qu'un nouveau système perd le plus : un tableau de bord vide s'ouvre, saisir des centaines de salariés à la main prend des semaines, et pendant ce temps l'équipe retourne à l'ancien tableur. La réussite de la transition dépend d'un système qui démarre rempli dès le premier jour. Bonne nouvelle : vos tableaux Excel, aussi désordonnés soient-ils, s'importent en quelques heures s'ils sont bien préparés.
Dans cet article, nous présentons les étapes du passage d'Excel à un système de pointage – quelles données, dans quel ordre, comment les nettoyer – ainsi que la première semaine après la bascule.
L'ordre d'import : d'abord la structure, ensuite les personnes
Chaque fiche de personne est rattachée à une agence, un service et un poste ; c'est pourquoi on commence par la structure :
- Sites (agences) : nom, adresse, localisation ; la méthode de contrôle mobile de chaque site (QR, géolocalisation ou les deux) se choisit ensuite.
- Services : les unités de l'organigramme.
- Postes : intitulés et arbre des postes (qui est le supérieur de qui) – les circuits de validation s'appuient dessus.
- Entreprises sous-traitantes (le cas échéant).
- Personnes : nom et prénom, matricule, date d'embauche, site, service, poste, e-mail, téléphone, type de personne, numéro de badge.
L'assistant de correspondance des champs associe les colonnes de votre tableau aux champs du système : votre colonne « Agence » va dans le champ « site », votre colonne « Intitulé » dans le champ « poste ». Les lignes dont la colonne sous-traitant est renseignée sont automatiquement rattachées à l'entreprise concernée.
Nettoyer avant l'import : une liste de contrôle de 20 minutes
- Doublons : la même personne figure-t-elle sur deux lignes (dont une avec un ancien intitulé) ? Le matricule ou l'e-mail doit être unique.
- Variantes d'écriture : « Comptabilité », « COMPTABILITÉ » et « Service compta » désignent-ils le même service ? Uniformisez avant l'import, sinon trois services seront créés.
- Salariés partis : figurent-ils encore dans la liste ? S'ils doivent être importés, qu'ils arrivent marqués « inactif » ; sinon, retirez-les.
- Date d'embauche : si elle est vide, les droits à congés ne peuvent pas être calculés. Pour les dates inconnues, vérifiez au moins l'année.
- E-mail : il doit être unique et exact pour la connexion à l'application mobile ; les adresses partagées (compta@) ne sont pas rattachées à une personne.
- Numéros de badge : en cas de contrôle d'accès par badge, le format est-il cohérent ? Les zéros initiaux ont peut-être disparu – le piège classique d'Excel.
- Type de personne : si vous avez d'autres types que les salariés, comme stagiaires, sous-traitants, visiteurs ou étudiants, indiquez-le dans une colonne ; les rapports sont filtrés en conséquence.
Les soldes de congés existants
La question la plus fréquente : « comment reprendre les congés acquis ? » Pour chaque salarié, le solde de congés restant à la date de bascule est saisi comme report ; à partir de cette date, l'acquisition se poursuit dans le système. Faire valider le montant reporté par le salarié au moyen d'un formulaire de rapprochement supprime les contestations dès le premier mois. Les feuilles de temps des années précédentes ne sont pas reprises ; elles restent dans l'ancien système ou dans les archives.
La première semaine de la bascule
Jour 1 – la structure et les personnes sont importées
L'import est finalisé ; dix fiches prises au hasard sont ouvertes pour vérifier les champs : bonne agence, bon poste, bonne date d'embauche.
Jour 2 – plannings et tolérances
Les définitions de postes horaires sont créées et affectées aux personnes et aux groupes ; les règles de tolérance et de pause sont paramétrées. Si cette étape est sautée, la première feuille de temps n'aura aucun sens.
Jour 3 – types de congés et circuit de validation
Les types de congés, l'obligation de justificatif et le modèle de validation sont définis ; les soldes reportés sont saisis.
Jour 4 – application mobile et équipements
Les QR codes des sites sont générés et affichés ; les salariés reçoivent une annonce pour télécharger l'application et se connecter pour la première fois. En cas de contrôle d'accès par badge, les équipements sont connectés et les badges attribués par groupe.
Jour 5 – rôles et rapports
Les rôles sont attribués aux managers (qui voit quoi) et la diffusion automatique des rapports est mise en place (qui reçoit quel rapport, et quand).
Le premier mois – fonctionnement en parallèle
N'abandonnez pas complètement l'ancien tableau le premier mois ; en fin de mois, comparez la feuille de temps du système avec l'ancien relevé. La quasi-totalité des écarts provient des définitions de tolérance et de planning ; corrigez-les et abordez le deuxième mois sur des bases saines.
Trois erreurs fréquentes
- Tout activer en même temps. D'abord le suivi des présences, deux semaines plus tard les congés, un mois après les avances et notes de frais. L'équipe assimile chaque étape.
- Laisser les managers pour le dernier jour. Les circuits de validation et les rapports ne fonctionnent pas sans managers ; leurs rôles et leurs notifications doivent être prêts dès la première semaine.
- Faire l'annonce par e-mail. Prévoyez une courte réunion avec les salariés et une annonce dans l'application ; si le « pourquoi » n'est pas expliqué, la question « pourquoi nous surveille-t-on ? » surgit. La réponse est simple : pour que la feuille de temps soit juste, que le solde de congés soit visible et que personne ne soit appelé en fin de mois.
L'import de données dans NetKurum
Dans NetKurum, les agences, services, postes et fiches de personnes s'importent depuis Excel grâce à l'assistant de correspondance des champs ; les lignes dont la colonne sous-traitant est renseignée sont créées sous l'entreprise concernée. En plus des salariés, vous pouvez définir des types de personnes tels qu'étudiant, client, membre, donateur, fournisseur ou visiteur ; la mise à jour groupée et la désactivation groupée se font depuis la liste. Si vous disposez de systèmes RH et ERP d'entreprise, les données des personnes et des agences sont synchronisées par services web. En savoir plus : Gestion du personnel.
Un système qui démarre vide est abandonné. Un système qui démarre rempli dès le premier jour est utilisé.
Questions fréquentes
Notre tableau est très désordonné : peut-il quand même être importé ?
Oui. Il suffit d'appliquer la liste de contrôle ci-dessus avant l'import ; l'assistant associe les colonnes, et les champs manquants sont complétés ensuite par mise à jour groupée.
En cas d'erreur pendant l'import, peut-on revenir en arrière ?
L'import se fait avec un aperçu ; les lignes en erreur sont signalées. Les fiches créées par erreur peuvent être désactivées en masse ou supprimées.
Comment les salariés se connectent-ils à l'application ?
Avec l'e-mail de leur fiche ; lors de la première connexion, ils définissent un mot de passe et le compte est associé à ce téléphone.
Est-il obligatoire de reprendre l'historique des feuilles de temps ?
Non. Seuls les soldes de congés reportés sont saisis ; les données des périodes antérieures restent dans les archives.
Envoyez-nous votre tableau, nous démarrons le système rempli
Nous pouvons passer en revue ensemble votre tableau du personnel actuel et finaliser l'import dès le premier jour. Commencez votre essai gratuit ou contactez-nous.
À propos de l’auteur
Selin Kaya
Spécialiste du contenu numérique
Rédige pour l'équipe contenu numérique de NetKurum sur le pointage, la gestion des congés et des plannings. Elle explique en termes simples le fonctionnement du produit et répond aux questions quotidiennes des équipes RH.
