Yeni bir sistem en çok ilk gün kaybeder: boş bir panel açılır, yüzlerce çalışanı elle girmek haftalar sürer, ekip bu arada eski tabloya döner. Geçişin başarısı ilk gün sistemin dolu başlamasına bağlıdır. İyi haber şu: elinizdeki Excel tabloları, ne kadar dağınık olursa olsun, doğru hazırlandığında birkaç saatte aktarılır.
Bu yazıda Excel'den PDKS'ye geçişin adımlarını — hangi veriyi, hangi sırayla, nasıl temizleyerek — ve geçişin ilk haftasını anlatıyoruz.
Aktarım sırası: önce yapı, sonra kişi
Kişi kaydı bir şubeye, departmana ve göreve bağlanır; bu yüzden önce yapı kurulur:
- Yerleşkeler (şubeler): ad, adres, konum; her yerleşke için mobil kontrol yöntemi (QR, konum ya da ikisi) sonradan seçilir.
- Departmanlar: organizasyon şemasındaki birimler.
- Görevler: ünvanlar ve görev ağacı (kim kimin üstü) — onay süreçleri buna dayanır.
- Taşeron firmalar (varsa).
- Kişiler: ad soyad, sicil/personel no, işe giriş tarihi, yerleşke, departman, görev, e-posta, telefon, kişi türü, kart numarası.
Alan eşleştirme sihirbazı tablonuzdaki sütunları sistemdeki alanlarla eşler; "Şube" sütununuz "yerleşke" alanına, "Ünvan" sütununuz "görev" alanına gider. Taşeron sütunu dolu satırlar kendiliğinden ilgili firmaya bağlanır.
Aktarımdan önce temizlik: 20 dakikalık kontrol listesi
- Tekrar eden kişiler: aynı kişi iki satırda (biri eski ünvanla) mı? Sicil numarası ya da e-posta tekil olmalı.
- Yazım farkları: "Muhasebe", "MUHASEBE", "Muhasebe Dep." aynı departman mı? Aktarımdan önce tek yazıma indirin; aksi hâlde üç departman açılır.
- İşten ayrılanlar: listede duruyor mu? Aktarılacaksa "pasif" olarak işaretli gelsin; aktarılmayacaksa çıkarın.
- İşe giriş tarihi: boşsa izin hak edişi hesaplanamaz. Bilinmeyenler için en azından yılı doğrulayın.
- E-posta: mobil uygulama girişi için tekil ve doğru olmalı; ortak e-postalar (muhasebe@) kişiye bağlanmaz.
- Kart numaraları: kartlı geçiş varsa format tutarlı mı (öndeki sıfırlar kaybolmuş olabilir — Excel'in klasik tuzağı).
- Kişi türü: çalışan dışında stajyer, taşeron, misafir, öğrenci gibi türler varsa sütunla belirtin; raporlar buna göre süzülür.
Mevcut izin bakiyeleri
En çok sorulan soru: "biriken izinleri nasıl taşırız?" Her çalışan için geçiş tarihindeki kalan izin bakiyesi devir kaydı olarak girilir; o tarihten sonra hak ediş sistemden ilerler. Devir rakamını çalışanla mutabakat formuyla doğrulamak, ilk ayda itirazları sıfırlar. Geçmiş yılların puantajı taşınmaz; eski sistemde ya da arşivde kalır.
Geçişin ilk haftası
1. gün — yapı ve kişiler içeride
Aktarım tamamlanır, rastgele on kişi açılıp alanları kontrol edilir: doğru şube, doğru görev, doğru giriş tarihi.
2. gün — vardiya ve tolerans
Vardiya tanımları kurulur, kişilere ve gruplara atanır; tolerans ve mola kuralları yazılır. Bu adım atlanırsa ilk puantaj anlamsız çıkar.
3. gün — izin türleri ve onay süreci
İzin türleri, belge zorunluluğu ve onay modeli tanımlanır; devir bakiyeleri girilir.
4. gün — mobil uygulama ve cihazlar
Yerleşke QR kodları üretilip asılır; çalışanlara uygulama indirme ve ilk giriş duyurusu gider. Kartlı geçiş varsa cihazlar bağlanır, kartlar gruplara göre tanımlanır.
5. gün — roller ve raporlar
Yöneticilere roller atanır (kim neyi görür), otomatik rapor dağıtımı kurulur (kim, hangi raporu, ne zaman).
İlk ay — paralel yürütme
İlk ay eski tabloyu tamamen bırakmayın; ay sonunda sistem puantajı ile eski cetveli karşılaştırın. Farkların neredeyse tamamı tolerans ve vardiya tanımlarından çıkar; düzeltip ikinci aya temiz girin.
Sık yapılan üç hata
- Her şeyi aynı anda açmak. Önce devam takibi, iki hafta sonra izin, bir ay sonra avans/masraf. Ekip her adımı sindirir.
- Yöneticileri son güne bırakmak. Onay süreçleri ve raporlar yöneticisiz çalışmaz; ilk haftada onların rolleri ve bildirimleri hazır olmalı.
- Duyuruyu e-postayla yapmak. Çalışanlara kısa bir toplantı ve uygulama içi duyuru; "neden" anlatılmazsa "niye izleniyoruz" sorusu doğar. Yanıt basittir: puantaj doğru olsun, izin bakiyesi görünsün, kimse ay sonunda aranmasın.
NetKurum'da aktarım
NetKurum'da şube, departman, görev ve kişi kayıtları Excel'den alan eşleştirme sihirbazıyla içeri alınır; taşeron sütunu dolu satırlar ilgili firmaya bağlı açılır. Çalışan dışında öğrenci, müşteri, üye, bağışçı, tedarikçi ve misafir gibi kişi türleri tanımlanabilir; toplu güncelleme ve toplu pasife alma listeden yapılır. Kurumsal İK ve ERP sistemleri varsa kişi ve şube verisi web servisleriyle eşitlenir. Ayrıntılar: Çalışan Yönetimi.
Boş açılan sistem terk edilir. İlk gün dolu açılan sistem kullanılır.
Sık sorulan sorular
Tablomuz çok dağınık; yine de aktarılır mı?
Evet. Aktarımdan önce yukarıdaki kontrol listesini uygulamak yeter; sihirbaz sütunları eşler, eksik alanlar sonradan toplu güncellenir.
Aktarım sırasında hata olursa geri alınabilir mi?
Aktarım önizlemeli yapılır; hatalı satırlar raporlanır. Yanlış açılan kayıtlar toplu pasife alınabilir ya da silinebilir.
Çalışanlar uygulamaya nasıl giriş yapar?
Kişi kaydındaki e-posta ile; ilk girişte parola belirlenir ve hesap o telefonla eşleşir.
Geçmiş puantaj verisini taşımak zorunlu mu?
Hayır. Yalnız izin devir bakiyeleri girilir; geçmiş dönem kayıtları arşivde kalır.
Tablonuzu gönderin, sistemi dolu açalım
Mevcut personel tablonuzu birlikte gözden geçirip aktarımı ilk gün tamamlayabiliriz. Ücretsiz denemeye başlayın ya da bize ulaşın.
Yazar hakkında
Selin Kaya
Dijital İçerik Uzmanı
NetKurum'un dijital içerik ekibinde personel devam kontrolü, izin ve vardiya yönetimi üzerine yazar. Ürünün işleyişini ve İK ekiplerinin günlük sorularını sade bir dille anlatır.
