Die Zahl der Berichte sagt nichts über die Qualität einer Software aus; entscheidend ist, dass der richtige Bericht zur richtigen Zeit bei der richtigen Person ankommt. In der Buchhaltung brauche ich am Monatsende zwei Tabellen; die Bauleitung braucht morgens eine ganz andere, HR vor einer Prüfung wieder eine völlig andere. Dieser Beitrag ordnet die Berichte, die ein Zeiterfassungssystem liefern sollte, in drei Gruppen und beantwortet für jeden die Fragen: „Welche Frage beantwortet er, wer liest ihn, und wann?“
Gruppe 1: Tagesberichte – „Was ist heute passiert?“
Das sind die Berichte des operativen Geschäfts; einen Tag zu spät verlieren sie ihren Wert. Sie sollten jeden Morgen per E-Mail an die Führungskraft gehen.
| Bericht | Beantwortete Frage | Wer liest ihn |
|---|---|---|
| Tägliche Ein- und Ausbuchungen | Wer hat heute wann und wo ein- oder ausgestempelt? | Filial- / Bauleitung |
| Verspätungen | Wer hat die Toleranz überschritten, und um wie viel? | Führungskraft |
| Vorzeitiges Gehen | Wer ist vor Schichtende gegangen? | Führungskraft |
| Abwesenheit | Wer hatte Schicht, aber keine Buchung? (Urlaub gesondert) | Führungskraft, HR |
| Überstunden | Bei wem liegt die Mehrarbeit über der Mindestschwelle? | Führungskraft (zur Genehmigung) |
| Minusstunden | Wer hat weniger als die Sollzeit gearbeitet? | Führungskraft |
| Pausen über 30 Minuten | Wer hat die Pausenzeit überschritten? | Führungskraft |
| Buchungen an anderer Filiale | Wer hat außerhalb des eigenen Standorts gebucht? | HR, Sicherheit |
| Aktuell anwesend | Wer ist in diesem Moment vor Ort? | Baustelle, Sicherheit, Notfall |
Gruppe 2: Monatsberichte – „Was geht in die Lohnabrechnung?“
Das sind die Berichte der Buchhaltung; Genauigkeit ist wichtiger als Geschwindigkeit, und sie sollten aus Daten entstehen, die über die Tagesberichte bereinigt wurden.
- Arbeitszeitnachweis: eine Matrix Person × Tag; jede Zelle ist nach Statuscode eingefärbt (normal, Überstunden, Minusstunden, abwesend, Feiertag, Urlaub); ein Klick auf die Zelle öffnet die Buchungen des Tages. Das zentrale Dokument des Monatsabschlusses.
- Detaillierter Monatsbericht: in jeder Zelle Ein- und Ausstempelzeit zusammen mit dem Buchungspunkt; Summen der Über- und Minusstunden am Zeilenende; Excel-Export mit einem Klick. Diese Datei geht an die Lohnabrechnung.
- Monatlicher Verspätungsbericht: eine Verspätungsmatrix Person × Tag; zeigt wiederkehrendes Verhalten und ist Grundlage für Gespräche.
- Beschäftigtenstand nach Monaten: Personalbewegung; Zahl der Eintritte und Austritte.
- Buchungen pro Person: alle Bewegungen einer einzelnen Person im Monat; für Einsprüche und Prüfungen.
- Manntage-Bericht für Subunternehmer: für die Leistungsabrechnung je Firma; zu Monatsbeginn an die Buchhaltung.
Gruppe 3: Erweiterte Berichte – „Wie verlässlich sind die Daten?“
Das sind die Berichte der Prüfung; HR sollte sie lesen, bevor der Arbeitszeitnachweis freigegeben wird.
- Manuell bearbeitete Buchungen: jede nachträglich hinzugefügte oder geänderte Buchung mit Vorgangsart, Datum, Uhrzeit, Grund und ausführender Person. Zeigt, welche Zelle des Arbeitszeitnachweises Messung und welche Korrektur ist.
- Vergessene Ein- und Ausbuchungen und offene Buchungen: nicht abgeschlossene Tage; sie sollten vor der Freigabe des Arbeitszeitnachweises bereinigt sein.
- Urlaubsnutzungsliste der Beschäftigten und Anspruchsliste: Stimmen die Urlaubstage im Arbeitszeitnachweis mit genehmigten Anträgen überein, und wer hat wie viele Tage angesammelt?
- Jahresurlaubsliste: genommener und übertragener Urlaub pro Jahr; Grundlage für die Abrechnung beim Austritt.
- Bericht zur Urlaubsnutzung des Personals: Nutzung nach Urlaubsart; für die Überprüfung der Richtlinien.
Wer sollte was wann lesen?
| Rolle | Täglich | Monatlich | Periodisch |
|---|---|---|---|
| Filial- / Bauleitung | Verspätungen, Abwesende, Anwesende (Morgen-E-Mail) | Monatlicher Verspätungsbericht | — |
| HR | Vergessene Buchungen, offene Buchungen | Arbeitszeitnachweis, manuelle Eingriffe, Urlaubsnutzung | Urlaubsanspruch, Jahresurlaub, Personalbewegung |
| Buchhaltung | — | Detaillierter Monatsbericht, Manntage Subunternehmer, Vorschüsse/Spesen | Jährliche Überstundensumme (Grenze von 270 Stunden) |
| Geschäftsleitung | Konsolenübersicht | Übersicht nach Standort | Entwicklungen |
Wie Berichte ankommen
Drei Kanäle: das Panel (Werkzeug für alle, die eine Frage haben), automatische E-Mails (für das Tagesgeschäft; Bericht, Umfang, Tage und Uhrzeit pro Person festgelegt) und Excel-Export (für Buchhaltung und Archiv). Tagesberichte werden per E-Mail gelesen, Monatsberichte in Excel, erweiterte Berichte im Panel. Ist ein Bericht in keinem der drei Kanäle verfügbar, fehlt etwas.
Vier Fehler, die den Wert von Berichten mindern
- Einen Verspätungsbericht ohne definierte Toleranz abrufen: Die Liste enthält alle, und niemand liest sie.
- Genehmigten Urlaub in derselben Spalte wie Abwesenheit zeigen: Der Bericht erzeugt Fehlalarme.
- Den Arbeitszeitnachweis freigeben, ohne den Bericht über manuelle Eingriffe zu lesen: Korrekturen werden für Messungen gehalten.
- Allen denselben Bericht schicken: Der Umfang sollte eng sein, jede Filiale sollte ihre eigene Filiale erhalten.
Berichte in NetKurum
In NetKurum werden das tägliche Berichtsset (Ein- und Ausbuchungen, Verspätungen, vorzeitiges Gehen, Überstunden, Abwesenheit, Pausen über 30 Minuten, Minusstunden, Buchungen an anderer Filiale, aktuell Anwesende), die Monatsberichte (Arbeitszeitnachweis, detaillierter Monatsbericht, monatlicher Verspätungsbericht, Beschäftigtenstand nach Monaten, Buchungen pro Person) und die erweiterten Berichte (manuelle Eingriffe, vergessene Buchungen, offene Buchungen, Urlaubsnutzung und Urlaubsanspruch, Jahresurlaub) im Panel abgerufen, nach Excel exportiert und zu pro Person festgelegten Zeiten per E-Mail an die Führungskräfte gesendet. Bei jeder Buchung wird der Buchungspunkt gespeichert; im detaillierten Monatsbericht stehen Uhrzeit und Buchungspunkt in derselben Zelle. Details: Zeiterfassung.
Stimmen die zwei Tabellen, die an die Buchhaltung gehen, hat die Software ihre Arbeit getan; und diese zwei Tabellen entstehen aus Daten, die über die Tagesberichte bereinigt wurden.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich Berichte rückwirkend abrufen?
Ja; sie lassen sich nach Zeitraum und Person filtern. Buchungen vergangener Zeiträume werden nicht gelöscht.
Wie gelangt der detaillierte Monatsbericht in die Lohnabrechnung?
Der Excel-Export wird an das Importformat der Lohnabrechnungssoftware angepasst; bei Systemen mit Webservice-Unterstützung lässt sich eine direkte Synchronisation einrichten.
Kann ich den Berichtsumfang je Führungskraft einschränken?
Ja; der Datenumfang der Rolle (Standort, Firma) gilt auch für Berichte und wird bei automatischen E-Mails pro Person ausgewählt.
Kann die verantwortliche Person beim Subunternehmer die Subunternehmer-Berichte sehen?
Die Rolle „Verantwortliche Person Subunternehmer“ sieht die Personalliste, den Arbeitszeitnachweis und den Manntage-Bericht der eigenen Firma.
Bringen Sie Ordnung in Ihre Berichte
Wir können gemeinsam festlegen, welche Rolle welchen Bericht wann erhält, und die Verteilung einrichten. Starten Sie Ihren kostenlosen Test oder kontaktieren Sie uns.
Zur Person
Halit Yılmaz
Leiter Buchhaltung
Schreibt aus Sicht eines Buchhaltungsleiters über Arbeitszeitnachweise, Überstunden, Urlaubsansprüche und die Richtigkeit der Daten, die in die Lohnabrechnung fließen. Er erklärt, woher die Zahlen kommen und wie man sie prüft.
