Rapor sayısı bir yazılımın kalitesini göstermez; doğru raporun doğru kişiye doğru zamanda ulaşması gösterir. Muhasebe tarafında ay sonunda ihtiyacım olan şey iki tablodur; şantiye şefinin sabah ihtiyacı başka bir tablo, İK'nın denetim öncesi ihtiyacı bambaşka. Bu yazı bir PDKS'nin üretmesi gereken raporları üç grupta toplar ve her biri için "hangi soruyu yanıtlar, kim okur, ne zaman okur" sorularına yanıt verir.
Grup 1: Günlük raporlar — "bugün ne oldu?"
Operasyonun raporlarıdır; bir gün geciktiğinde değerini kaybeder. Yöneticiye her sabah e-postayla gitmelidir.
| Rapor | Yanıtladığı soru | Kim okur |
|---|---|---|
| Günlük giriş-çıkış | Bugün kim, kaçta, nereden girdi/çıktı? | Şube / şantiye yöneticisi |
| Geç gelenler | Toleransı aşarak kim ne kadar geç kaldı? | Yönetici |
| Erken çıkışlar | Vardiya bitmeden kim ayrıldı? | Yönetici |
| Devamsızlık | Vardiyası olup kaydı olmayan kim? (izinliler ayrı) | Yönetici, İK |
| Fazla mesai | Asgari eşiği aşan fazla çalışma kimde? | Yönetici (onay için) |
| Eksik mesai | Beklenen süreden az çalışan kim? | Yönetici |
| 30 dakikadan fazla mola | Mola süresini kim aştı? | Yönetici |
| Farklı şubeden giriş-çıkış | Kendi yerleşkesi dışından kim geçti? | İK, güvenlik |
| Şu anda içeride bulunanlar | Bu dakikada sahada kim var? | Şantiye, güvenlik, acil durum |
Grup 2: Aylık raporlar — "bordroya ne gidecek?"
Muhasebenin raporlarıdır; doğruluk hızdan önemlidir ve günlük raporlarla temizlenmiş veriden üretilmelidir.
- Puantaj listesi: kişi × gün matrisi; her hücre durum koduyla (normal, fazla, eksik, devamsız, tatil, izin) renklidir; hücreye tıklanınca günün hareketleri açılır. Ay kapanışının ana belgesi.
- Detaylı aylık rapor: her hücrede giriş-çıkış saati ve geçiş noktası birlikte; fazla ve eksik mesai toplamları satır sonunda; tek tıkla Excel. Bordro programına giden dosya budur.
- Geç gelenler aylık raporu: kişi × gün gecikme matrisi; tekrar eden davranışı gösterir, görüşmelerin dayanağıdır.
- Aylara göre mevcut çalışan: kadro hareketi; işe giriş-çıkış sayıları.
- Kişi bazlı giriş-çıkış: tek çalışanın ay içindeki bütün hareketleri; itiraz ve denetim için.
- Taşeron adam-gün raporu: firma bazında hakediş için; ay başında muhasebeye.
Grup 3: Gelişmiş raporlar — "kayıt ne kadar güvenilir?"
Denetimin raporlarıdır; puantaj onaylanmadan önce İK tarafından okunmalıdır.
- Elle müdahale yapılan kayıtlar: sonradan eklenen ya da değiştirilen her kayıt; işlem tipi, tarih, saat, neden, yapan kişi. Puantajın hangi hücresinin ölçüm, hangisinin düzeltme olduğunu söyler.
- Giriş-çıkışı unutanlar ve açık giriş-çıkış: kapanmamış günler; puantaj onayından önce sıfırlanmalı.
- Çalışan izin kullanım listesi ve hakediş listesi: puantajdaki izin günleri onaylı taleplerle örtüşüyor mu; kimde kaç gün birikmiş.
- Yıllık izin kullanım listesi: yıl bazında kullanılan ve devreden izin; işten ayrılış hesaplarının dayanağı.
- Personel izin kullanım raporu: tür bazında kullanım; politika gözden geçirmesi için.
Kim, neyi, ne zaman okumalı?
| Rol | Günlük | Aylık | Dönemsel |
|---|---|---|---|
| Şube / şantiye yöneticisi | Geç gelen, devamsız, içeridekiler (sabah e-postası) | Geç gelenler aylık | — |
| İK | Unutanlar, açık kayıt | Puantaj, elle müdahale, izin kullanım | Hakediş, yıllık izin, kadro hareketi |
| Muhasebe | — | Detaylı aylık rapor, taşeron adam-gün, avans/masraf | Fazla mesai yıllık toplamı (270 saat sınırı) |
| Üst yönetim | Konsol özeti | Yerleşke bazlı özet | Eğilimler |
Raporun ulaşma biçimi
Üç kanal: panel (soru soranın aracı), otomatik e-posta (günlük operasyon için; kişi bazında rapor, kapsam, gün ve saat tanımı) ve Excel çıktısı (muhasebe ve arşiv için). Günlük raporlar e-postayla, aylık raporlar Excel'le, gelişmiş raporlar panelden okunur. Bir rapor üç kanalda da yoksa eksik demektir.
Raporların değerini düşüren dört hata
- Tolerans tanımlamadan geç gelenler raporu almak: liste herkesi içerir, kimse okumaz.
- Onaylı izinleri devamsızlıkla aynı sütunda göstermek: rapor yanlış alarm üretir.
- Elle müdahale raporunu okumadan puantajı onaylamak: düzeltmeler ölçüm sanılır.
- Herkese aynı raporu göndermek: kapsam dar olmalı, şube kendi şubesini almalı.
NetKurum'da raporlar
NetKurum'da günlük rapor seti (giriş-çıkış, geç gelenler, erken çıkışlar, fazla mesai, devamsızlık, 30 dakikadan fazla mola, eksik mesai, farklı şubeden giriş, şu anda içeridekiler), aylık raporlar (puantaj listesi, detaylı aylık rapor, geç gelenler aylık, aylara göre mevcut çalışan, kişi bazlı giriş-çıkış) ve gelişmiş raporlar (elle müdahale, giriş-çıkış unutanlar, açık kayıt, izin kullanım ve hakediş, yıllık izin kullanım) panelden alınır, Excel'e aktarılır ve kişi bazında tanımlanan zamanlarda yöneticilere e-postayla gönderilir. Her kayıtta geçiş noktası saklanır; detaylı aylık raporda saat ve nokta aynı hücrededir. Ayrıntılar: Giriş-Çıkış Yönetimi.
Muhasebeye giden iki tablo doğruysa yazılım işini yapmıştır; o iki tablo günlük raporlarla temizlenmiş veriden çıkar.
Sık sorulan sorular
Raporları geriye dönük alabilir miyim?
Evet; dönem ve kişi bazında süzülür. Geçmiş dönem kayıtları silinmez.
Detaylı aylık rapor bordro programına nasıl girer?
Excel çıktısı bordro programının içe aktarma biçimine göre düzenlenir; web servisi destekleyen sistemlerde doğrudan eşitleme kurulabilir.
Rapor kapsamını yöneticiye göre sınırlayabilir miyim?
Evet; rolün veri kapsamı (yerleşke, firma) raporlara da uygulanır ve otomatik e-postalarda kişi bazında seçilir.
Taşeron raporlarını firma sorumlusu görebilir mi?
Taşeron sorumlusu rolü kendi firmasının personel listesini, puantajını ve adam-gün raporunu görür.
Raporlarınızı düzene koyun
Hangi rolün hangi raporu ne zaman alacağını birlikte belirleyip dağıtımı kurabiliriz. Ücretsiz denemeye başlayın ya da bize ulaşın.
Yazar hakkında
Halit Yılmaz
Muhasebe Müdürü
Muhasebe yöneticisi gözüyle puantaj, fazla mesai, izin hak edişi ve bordroya giden verinin doğruluğu üzerine yazar. Rakamların nereden geldiğini ve nasıl kontrol edileceğini anlatır.
