عدد التقارير لا يدل على جودة البرنامج؛ ما يدل عليها هو وصول التقرير الصحيح إلى الشخص الصحيح في الوقت الصحيح. فما أحتاجه في المحاسبة نهاية الشهر هو جدولان؛ بينما يحتاج مدير الموقع صباحًا إلى جدول آخر، وتحتاج الموارد البشرية قبل التدقيق إلى شيء مختلف تمامًا. يجمع هذا المقال التقارير التي ينبغي أن يُنتجها نظام الحضور والانصراف في ثلاث مجموعات، ويجيب لكل منها عن الأسئلة: "عن أي سؤال يجيب، ومن يقرؤه، ومتى؟"
المجموعة 1: التقارير اليومية، "ماذا حدث اليوم؟"
هي تقارير التشغيل؛ وتفقد قيمتها إذا تأخرت يومًا واحدًا. وينبغي أن تصل إلى المدير بالبريد الإلكتروني كل صباح.
| التقرير | السؤال الذي يجيب عنه | من يقرؤه |
|---|---|---|
| الحضور والانصراف اليومي | من سجّل الدخول أو الخروج اليوم، وفي أي ساعة، ومن أين؟ | مدير الفرع / الموقع |
| المتأخرون | من تجاوز هامش السماح، وبكم تأخر؟ | المدير |
| الخروج المبكر | من غادر قبل انتهاء مناوبته؟ | المدير |
| الغياب | من لديه مناوبة ولا يوجد له سجل؟ (المجازون بشكل منفصل) | المدير، الموارد البشرية |
| العمل الإضافي | من تجاوز عمله الحد الأدنى للعمل الإضافي؟ | المدير (للموافقة) |
| النقص في الدوام | من عمل أقل من المدة المتوقعة؟ | المدير |
| استراحة تزيد على 30 دقيقة | من تجاوز مدة الاستراحة؟ | المدير |
| الحضور والانصراف من فرع آخر | من سجّل خارج موقعه؟ | الموارد البشرية، الأمن |
| الموجودون حاليًا | من الموجود في الموقع في هذه اللحظة؟ | الموقع، الأمن، الطوارئ |
المجموعة 2: التقارير الشهرية، "ما الذي سيذهب إلى الرواتب؟"
هي تقارير المحاسبة؛ والدقة فيها أهم من السرعة، وينبغي أن تُنتج من بيانات نُقّحت عبر التقارير اليومية.
- كشف الدوام: مصفوفة شخص × يوم؛ كل خلية ملوّنة برمز حالتها (عادي، إضافي، ناقص، غائب، عطلة، إجازة)؛ وبالنقر على الخلية تظهر حركات ذلك اليوم. وهو الوثيقة الأساسية لإقفال الشهر.
- التقرير الشهري المفصّل: في كل خلية ساعة الدخول والخروج مع نقطة المرور معًا؛ ومجاميع العمل الإضافي والنقص في نهاية الصف؛ وتصدير إلى Excel بنقرة واحدة. وهذا هو الملف الذي يذهب إلى برنامج الرواتب.
- التقرير الشهري للمتأخرين: مصفوفة تأخر شخص × يوم؛ تكشف السلوك المتكرر وتكون أساسًا للمقابلات.
- عدد الموظفين حسب الأشهر: حركة الكادر؛ أعداد الملتحقين بالعمل والمغادرين.
- الحضور والانصراف حسب الموظف: جميع حركات موظف واحد خلال الشهر؛ للاعتراضات والتدقيق.
- تقرير أيام العمل للمقاولين من الباطن: لإعداد المستخلص لكل شركة؛ ويُرسل إلى المحاسبة في بداية الشهر.
المجموعة 3: التقارير المتقدمة، "ما مدى موثوقية السجلات؟"
هي تقارير التدقيق؛ وينبغي أن تقرأها الموارد البشرية قبل اعتماد كشف الدوام.
- السجلات المعدّلة يدويًا: كل سجل أُضيف أو عُدّل لاحقًا، مع نوع العملية والتاريخ والساعة والسبب ومن قام بها. ويبيّن أي خلايا كشف الدوام قياس وأيها تصحيح.
- من نسوا تسجيل الحضور أو الانصراف والسجلات المفتوحة: الأيام التي لم تُغلق؛ ويجب تصفيرها قبل اعتماد كشف الدوام.
- قائمة استخدام الموظفين للإجازات وقائمة الاستحقاق: هل تتطابق أيام الإجازة في كشف الدوام مع الطلبات المعتمدة، وكم يومًا تراكم لدى كل موظف؟
- قائمة استخدام الإجازة السنوية: الإجازة المستخدمة والمرحّلة لكل سنة؛ وهي أساس حسابات نهاية الخدمة.
- تقرير استخدام الإجازات للموظفين: الاستخدام حسب نوع الإجازة؛ لمراجعة السياسات.
من يقرأ ماذا، ومتى؟
| الدور | يوميًا | شهريًا | دوريًا |
|---|---|---|---|
| مدير الفرع / الموقع | المتأخرون، الغائبون، الموجودون (بريد الصباح) | التقرير الشهري للمتأخرين | — |
| الموارد البشرية | من نسوا التسجيل، السجلات المفتوحة | كشف الدوام، التعديلات اليدوية، استخدام الإجازات | الاستحقاق، الإجازة السنوية، حركة الكادر |
| المحاسبة | — | التقرير الشهري المفصّل، أيام عمل المقاولين من الباطن، السلف/المصروفات | المجموع السنوي للعمل الإضافي (حد 270 ساعة) |
| الإدارة العليا | ملخص لوحة التحكم | ملخص حسب الموقع | الاتجاهات |
طريقة وصول التقرير
ثلاث قنوات: لوحة التحكم (أداة من لديه سؤال)، والبريد الإلكتروني التلقائي (للتشغيل اليومي؛ مع تحديد التقرير والنطاق والأيام والساعة لكل شخص)، والتصدير إلى Excel (للمحاسبة والأرشفة). تُقرأ التقارير اليومية عبر البريد الإلكتروني، والشهرية في Excel، والمتقدمة من لوحة التحكم. وإذا لم يتوفر تقرير في أي من القنوات الثلاث، فهناك نقص.
أربعة أخطاء تُضعف قيمة التقارير
- استخراج تقرير المتأخرين دون تعريف هامش سماح: تضم القائمة الجميع، فلا يقرؤها أحد.
- عرض الإجازات المعتمدة في العمود نفسه مع الغياب: فيُطلق التقرير إنذارات كاذبة.
- اعتماد كشف الدوام دون قراءة تقرير التعديلات اليدوية: فتُحسب التصحيحات قياسات.
- إرسال التقرير نفسه إلى الجميع: يجب أن يكون النطاق ضيقًا، وأن يتلقى كل فرع بيانات فرعه.
التقارير في NetKurum
في NetKurum تُستخرج من لوحة التحكم مجموعة التقارير اليومية (الحضور والانصراف، المتأخرون، الخروج المبكر، العمل الإضافي، الغياب، الاستراحة التي تزيد على 30 دقيقة، النقص في الدوام، التسجيل من فرع آخر، الموجودون حاليًا)، والتقارير الشهرية (كشف الدوام، التقرير الشهري المفصّل، التقرير الشهري للمتأخرين، عدد الموظفين حسب الأشهر، الحضور والانصراف حسب الموظف)، والتقارير المتقدمة (التعديلات اليدوية، من نسوا التسجيل، السجلات المفتوحة، استخدام الإجازات والاستحقاق، استخدام الإجازة السنوية)، وتُصدَّر إلى Excel وتُرسل إلى المديرين بالبريد الإلكتروني في الأوقات المحددة لكل شخص. وتُحفظ نقطة المرور مع كل سجل؛ وفي التقرير الشهري المفصّل تكون الساعة والنقطة في الخلية نفسها. التفاصيل: إدارة الدخول والخروج.
إذا كان الجدولان المرسلان إلى المحاسبة صحيحين، فقد أدى البرنامج عمله؛ وهذان الجدولان يُستخرجان من بيانات نُقّحت عبر التقارير اليومية.
الأسئلة الشائعة
هل يمكنني استخراج التقارير بأثر رجعي؟
نعم؛ إذ تُصفّى حسب الفترة والشخص. ولا تُحذف سجلات الفترات السابقة.
كيف يدخل التقرير الشهري المفصّل إلى برنامج الرواتب؟
يُنسَّق ملف Excel وفق صيغة الاستيراد في برنامج الرواتب؛ وفي الأنظمة التي تدعم خدمات الويب يمكن إعداد مزامنة مباشرة.
هل يمكنني حصر نطاق التقارير حسب المدير؟
نعم؛ فنطاق بيانات الدور (الموقع، الشركة) يُطبَّق على التقارير أيضًا، ويُختار لكل شخص في رسائل البريد التلقائية.
هل يستطيع مسؤول شركة المقاول من الباطن الاطلاع على تقاريرها؟
يرى دور مسؤول المقاول من الباطن قائمة موظفي شركته وكشف دوامها وتقرير أيام العمل الخاص بها.
نظّم تقاريرك
يمكننا أن نحدد معًا أي دور يتلقى أي تقرير ومتى، وأن ننشئ آلية التوزيع. ابدأ تجربتك المجانية أو تواصل معنا.
عن الكاتب
Halit Yılmaz
مدير الحسابات
يكتب من منظور مدير الحسابات عن كشوف الدوام والعمل الإضافي واستحقاقات الإجازات ودقّة البيانات التي تغذّي الرواتب. يشرح من أين تأتي الأرقام وكيف تُراجَع.
