Auf dem Papier wirkt ein Schichtplan einfach: wer, an welchem Tag, von wann bis wann. Schwierig wird es in der dritten Woche – jemand geht in Urlaub, jemand tauscht die Schicht, die Nachtschicht reicht in den nächsten Tag hinein, ein Feiertag fällt in die Woche, und plötzlich wird der Plan über WhatsApp-Nachrichten gesteuert. In der Verwaltung ist das einer der größten Zeitfresser: nicht den Plan aufzustellen, sondern ihn aktuell zu halten.
In diesem Leitfaden zeige ich Schritt für Schritt, wie wir eine Schichtregelung im System einrichten: Definitionen, Zuweisungen, Ausnahmen und wie sich all das im Arbeitszeitnachweis niederschlägt.
Zuerst die Begriffe: Schicht, Gleitschicht, Toleranz
- Schicht: die Definition, zu welchen Uhrzeiten gearbeitet wird und wann und wie lange Pausen stattfinden – etwa „08:00–17:00 Uhr, Mittagspause 12:30–13:30 Uhr“.
- Nachtschicht / Gehen am Folgetag: eine Schicht von 22:00 bis 06:00 Uhr. Das Gehen fällt auf den nächsten Kalendertag; das System muss dies als einen einzigen Arbeitstag werten.
- Gleitschicht: eine Regelung, bei der der Arbeitsbeginn innerhalb eines bestimmten Rahmens frei ist („Beginn zwischen 08:00 und 10:00 Uhr, 9 Stunden werden erfüllt“).
- Toleranz: die Minuten, über die bei verspätetem Kommen, frühem Gehen und Überstunden hinweggesehen wird. Abweichungen innerhalb der Toleranz werden nicht berichtet; darüber hinaus gelten sie als Verspätung, Minusstunden oder Überstunden.
- Wöchentlicher Ruhetag: der wöchentliche freie Tag des Mitarbeitenden; im Schichtbetrieb muss das nicht für alle der Sonntag sein.
Schritt 1: Schichtdefinitionen anlegen
Legen Sie für jede unterschiedliche Arbeitszeitregelung eine Definition an – für die Regelung, nicht für die Person. In einem typischen Produktionsbetrieb reichen drei Definitionen: Früh (08–16), Spät (16–24), Nacht (24–08). Im Büro genügt oft eine, beim Sicherheitsdienst sind es vielleicht zwei 12-Stunden-Definitionen. Jede Definition enthält:
- Kommen- und Gehen-Zeiten je Wochentag (Abweichungen wie ein halber Samstag werden hier hinterlegt)
- Pausen: Beginn, Dauer und bei mehreren Pausen alle davon
- Ein einziges Kontrollkästchen, falls die Schicht in den nächsten Tag hineinreicht
Behalten Sie den rechtlichen Rahmen im Blick: Nach dem türkischen Arbeitsgesetz Nr. 4857 beträgt die normale wöchentliche Arbeitszeit 45 Stunden, die tägliche Arbeitszeit darf 11 Stunden nicht überschreiten, und Nachtarbeit darf in der Regel 7,5 Stunden nicht übersteigen. Überschreitet Ihre Schichtdefinition diese Grenzen, ist nicht das System falsch, sondern der Plan.
Schritt 2: Toleranz- und Pausenregeln festlegen
Definieren Sie die Toleranz in Minuten und eindeutig, etwa: „10 Minuten bei verspätetem Kommen, 5 Minuten bei frühem Gehen, Überstunden zählen erst ab mindestens 30 Minuten“. Achten Sie auf drei Dinge:
- Die Toleranz darf nicht geheim sein; die Mitarbeitenden müssen die Regel kennen. Unbekannte Toleranz erzeugt Diskussionen.
- Legen Sie für Überstunden eine „Mindestdauer“ fest; sonst summieren sich 4-minütige verspätete Gehen-Buchungen zu einem Überstundenkonto.
- Überwachen Sie Pausenüberschreitungen gesondert: Eine 30-minütige Mittagspause, die 50 Minuten dauert, ist keine Verspätung, aber eine nennenswerte Abweichung. Genau dafür gibt es den Bericht „Mitarbeitende mit überzogener Pause“.
Schritt 3: Personen und Tage über den Kalender zuweisen
Weisen Sie nicht Person für Person zu; wählen Sie in der Kalenderansicht Personen und Tage aus und vergeben Sie Schicht, Gleitschicht oder wöchentlichen Ruhetag gesammelt. Bei einem Wechselmodell (eine Woche Früh, eine Woche Nacht) ist das eine Sache von wenigen Minuten. Wird eine neue Person einer Gruppe oder einem Standort hinzugefügt, sollte sie die Standardschicht dieser Einheit übernehmen; der Plan sollte nicht bei jeder Neueinstellung neu aufgebaut werden.
Schritt 4: Ausnahmen in Regeln fassen
Was einen Plan durcheinanderbringt, ist bekannt; für alles sollte es im System eine Entsprechung geben:
- Schichttausch: Der Person wird für diesen Tag eine andere Schicht zugewiesen; frühere Buchungen werden nach der neuen Definition neu bewertet.
- Urlaub: Genehmigter Urlaub wird in den Kalender eingetragen, an dem Tag wird keine Schicht erwartet; im Arbeitszeitnachweis erscheint kein Fehltag.
- Gesetzlicher Feiertag: Ist ein Feiertagskalender hinterlegt, wird jede Person, die an diesem Tag arbeitet, gesondert als „Feiertagsarbeit“ ausgewiesen.
- Buchung an einem anderen Standort: Wer an einem anderen Standort einstempelt, erscheint in einem eigenen Bericht; erlaubt die Richtlinie das, ist es normal, andernfalls ein Prüffall.
Wann ist die Gleitschicht die richtige Wahl?
Gleitschichten funktionieren in Büro- und Softwareteams, deren Arbeit nicht zu einer festen Uhrzeit beginnen muss. Festgelegt werden ein Zeitrahmen für den Beginn und eine tägliche Gesamtdauer; die Person kann um 08:40 oder um 09:50 Uhr kommen, und fehlt etwas an der Tagessumme, werden Minusstunden erfasst. An einer Produktionslinie, beim Sicherheitsdienst mit Schichtübergabe oder bei der Ladenöffnung stört die Gleitschicht den Ablauf; dort sind klassische Schichten mit Toleranz das richtige Werkzeug.
Wie wirkt sich der Plan auf den Arbeitszeitnachweis aus?
Sind Schichtdefinitionen, Toleranzen und Pausen einmal eingerichtet, wird jede Kommen-/Gehen-Buchung danach bewertet: Ein Kommen um 08:12 Uhr gilt bei 10 Minuten Toleranz als Verspätung, ein Gehen um 17:35 Uhr ist ein normales Gehen, weil es unter der Mindestschwelle von 30 Minuten für Überstunden bleibt, und das Gehen der Nachtschicht um 06:00 Uhr wird dem Vortag zugeordnet. Der Arbeitszeitnachweis am Monatsende stimmt mit dem Plan überein, denn der Plan war von Anfang an im System.
Schichten in NetKurum
In NetKurum werden Schicht- und Gleitschichtdefinitionen, Pausen- und Toleranzeinstellungen sowie Einzel- und Sammelzuweisungen im selben Bereich verwaltet; Nachtschichten über Mitternacht werden unterstützt. Mobile, Karten- und Drehkreuzbuchungen werden nach denselben Regeln bewertet; Verspätungen, frühes Gehen, Über- und Minusstunden erscheinen in den Tagesberichten, die Monatssummen im Arbeitszeitnachweis. Details finden Sie auf der Seite Schichtplanung.
Ein guter Schichtplan ist nicht einer, der sich nie ändert, sondern einer, in dem jede Änderung einer Regel folgt.
Häufig gestellte Fragen
Kann dieselbe Person im Laufe eines Monats in verschiedenen Schichten arbeiten?
Ja. Die Zuweisung erfolgt tageweise; im Kalender lassen sich Wochen mit unterschiedlichen Schichten planen, und Änderungen sind auch für einen einzelnen Tag möglich.
Wie werden Überstunden berechnet, wenn das Gehen der Nachtschicht auf den Folgetag fällt?
Bei einer Schicht mit der Markierung „Gehen am Folgetag“ zählen Kommen und Gehen als ein Arbeitstag; Über- und Minusstunden werden in der Zeile dieses Tages berechnet.
Kann der wöchentliche Ruhetag je Person unterschiedlich sein?
Ja. Der wöchentliche Ruhetag wird im Kalender je Person und Tag vergeben; im Schichtbetrieb lassen sich rollierende Ruhetage planen.
Gilt die Toleranz unternehmensweit oder je Schicht?
Toleranzdefinitionen werden separat geführt und mit Schichten verknüpft; für Büro und Produktion können unterschiedliche Toleranzen gelten.
Bringen Sie Ihren Schichtplan ins System
Wir können Ihren bestehenden Plan gemeinsam ins System übertragen und Ihre Toleranz- und Pausenregeln einrichten. Starten Sie Ihren kostenlosen Test oder kontaktieren Sie uns.
Zur Person
Emre Aksoy
Fachkraft für Verwaltungsangelegenheiten
Schreibt mit seiner Erfahrung in Verwaltung und Personalprozessen über Urlaubsgenehmigungen, Schichtplanung und die tägliche HR-Praxis. Seine Beiträge konzentrieren sich auf den Ablauf in der Praxis statt auf Theorie.
