Yıllık izin, işten ayrılışta en çok tartışılan kalemlerden biridir: kullanılmayan izinlerin ücreti ödenir ve o anda "kaç gün izni kalmıştı?" sorusuna herkesin verdiği yanıt farklı çıkar. Sorunun kaynağı hesap bilgisi değil, kayıt disiplinidir. İzin hakkı her çalışan için ayrı tarihte doğar, kıdemle değişir ve kullanılan her yarım gün bakiyeden düşer; bunu Excel'de yıllarca hatasız tutmak neredeyse imkânsızdır.
Bu yazıda yasal izin sürelerini hatırlatıyor, hak ediş tarihinin nasıl izleneceğini, bakiyenin nasıl doğru tutulacağını ve mutabakat formunun neden önemli olduğunu anlatıyorum.
Yasal izin süreleri
4857 sayılı İş Kanunu'na göre işe girdiği günden itibaren deneme süresi dahil en az bir yıl çalışan işçiye yıllık ücretli izin verilir. Süre kıdeme göre artar:
| Kıdem | Yıllık izin (iş günü) |
|---|---|
| 1 yıldan 5 yıla kadar (5 yıl dahil) | 14 gün |
| 5 yıldan fazla, 15 yıldan az | 20 gün |
| 15 yıl (dahil) ve daha fazla | 26 gün |
Bu süreler asgari sürelerdir; iş sözleşmesi ya da toplu sözleşmeyle artırılabilir. 18 yaşından küçük ve 50 yaşından büyük işçilere verilecek izin 20 günden az olamaz. Yıllık izin süresine rastlayan hafta tatili, ulusal bayram ve genel tatil günleri izin süresinden sayılmaz. Yıllık izin hakkından vazgeçilemez; işveren tarafından bölünemez, ancak tarafların anlaşmasıyla bir bölümü 10 günden aşağı olmamak üzere bölümler hâlinde kullandırılabilir.
Hak ediş tarihi: her çalışanın kendi takvimi
İzin hakkı takvim yılına göre değil, işe giriş tarihine göre doğar. 15 Mart'ta işe giren çalışanın ilk izin hakkı ertesi yılın 15 Mart'ında oluşur; beşinci yılın dolduğu 15 Mart'ta süre 14 günden 20 güne çıkar. Elli kişilik bir şirkette elli ayrı hak ediş tarihi vardır. Elle takipte en sık yapılan hata, herkesin iznini 1 Ocak'ta yenilemektir; bu bazı çalışanlara hak etmediği izni, bazılarına eksik izni verir.
Doğru düzen şudur: her çalışan için işe giriş tarihi tutulur, hak ediş yılı dolduğunda kıdeme karşılık gelen gün sayısı bakiyeye eklenir, kullanılan izinler düşülür, kalan bakiye her an görünürdür.
Devreden izin ve "kullanılmayan izin"
Kullanılmayan izin yanmaz; sonraki yıllara devreder ve iş sözleşmesi sona erdiğinde kullanılmayan sürelerin ücreti son ücret üzerinden ödenir. Bu yüzden biriken izin bakiyesi işveren için bir yükümlülüktür ve finansal planlamada görünür olmalıdır. Yıllık izin kullanım listesi ve hakediş raporu, "kimde kaç gün birikmiş" sorusunu tek tabloda yanıtlar; yöneticiler izin kullanımını teşvik etmek için bu tabloya bakar.
Mutabakat formu neden önemli?
Yıllık izin kullanımı belgeye bağlanır. İşveren izin kayıtlarını tutmak zorundadır; çalışanın hangi tarihler arasında izin kullandığını gösteren ve çalışanın imzasını taşıyan bir kayıt, ileride "ben o günler izinli değildim, çalışıyordum" itirazının önünü keser. Mutabakat formu tam olarak budur: hak edilen, kullanılan ve kalan izin günlerini dökümüyle gösterir, çalışan ve işveren imzalar.
Formun dijital sistemden tek tıkla üretilmesi iki şey kazandırır: form her zaman güncel bakiyeyi gösterir ve çalışan kendi bakiyesini uygulamadan zaten gördüğü için imza anında sürpriz yaşanmaz.
Bakiyeyi doğru tutmanın beş kuralı
- İzin talebi onaylandığı anda bakiyeden düşsün; ay sonunda toplu işleme yapılmasın.
- Yarım gün ve saatlik izinler ayrı tür olarak tanımlansın; yıllık izin bakiyesini mi etkilediği, yoksa ayrı bir hak mı olduğu baştan belli olsun.
- İzin türleri kurumunuza göre kurulsun: yıllık, ücretsiz, mazeret, rapor, doğum, evlilik, babalık… Her türün bakiyeye etkisi ve belge gereksinimi tanımlı olsun.
- Hak ediş tarihi geçince bakiye kendiliğinden artsın; İK'nın hatırlaması gereken bir şey kalmasın.
- Çalışan kendi bakiyesini görsün. Şeffaflık, itirazların büyük bölümünü doğmadan bitirir.
NetKurum'da izin hak edişi
NetKurum'da izin türleri kuruma göre tanımlanır; saatlik izin, belge yükleme ve hak ediş takibi izin modülünün parçasıdır. Çalışan izin talebini mobil uygulamadan açar, kalan bakiyesini aynı ekranda görür; talep kurumun seçtiği onay sürecinden geçer ve onaylanan izin doğrudan puantaja işlenir. İK, çalışan izin kullanım listesi ve hakediş raporunu alır; kişi bazında izin mutabakat formunu panelden yazdırır. Ayrıntılar için İzin Yönetimi sayfasına bakabilirsiniz.
İzin bakiyesi ay sonunda hesaplanan bir sayı değil, her gün doğru olması gereken bir kayıttır.
Sık sorulan sorular
Deneme süresi kıdeme sayılır mı?
Evet. Bir yıllık süre deneme süresi dahil işe giriş tarihinden itibaren hesaplanır.
Yıllık izin bölünerek kullandırılabilir mi?
Tarafların anlaşmasıyla bölümler hâlinde kullandırılabilir; bir bölümü 10 günden az olamaz.
Hafta sonu izin süresinden düşer mi?
Hayır. İzin süresine rastlayan hafta tatili, ulusal bayram ve genel tatil günleri izin süresinden sayılmaz; sistem iş günü hesabını buna göre yapar.
Kıdem 5 yılı doldurduğunda izin hemen 20 güne çıkar mı?
Beşinci yıl dolduktan sonra gelen hak ediş döneminde 20 gün uygulanır; sistem hak ediş tarihini kişi bazında izlediği için geçiş kendiliğinden olur.
İzin bakiyelerinizi tek yerde tutun
Çalışanlarınızın işe giriş tarihlerini ve mevcut bakiyelerini aktararak başlayabiliriz; sonrasını sistem izler. Ücretsiz denemeye başlayın ya da bize ulaşın.
Yazar hakkında
Halit Yılmaz
Muhasebe Müdürü
Muhasebe yöneticisi gözüyle puantaj, fazla mesai, izin hak edişi ve bordroya giden verinin doğruluğu üzerine yazar. Rakamların nereden geldiğini ve nasıl kontrol edileceğini anlatır.
