نظام متابعة حضور الموظفين
يمكن القول إن التطورات التقنية أحدثت آثارًا مهمة في الحياة المهنية كما في مجالات كثيرة أخرى، ولا سيما في عالم الأعمال حيث تُعدّ عوامل مثل الوقت والتكلفة والكفاءة من أهم المعايير. وهنا يبرز نظام متابعة حضور الموظفين حلًا يقدّم للشركات مزايا كبيرة.
يسهم نظام متابعة الحضور في توفير الوقت والتكلفة ورفع كفاءة العمل في آنٍ واحد، كما يتيح بفضل الاستغناء عن الإدخال اليدوي للبيانات خفض هامش الخطأ إلى الصفر.
تنتشر أنظمة متابعة الحضور اليوم انتشارًا واسعًا، وتعتمدها مؤسسات كثيرة مثل المستشفيات والمتاجر والمصانع والمؤسسات الحكومية والشركات الكبرى، ولذلك يمكن عدّ نظام متابعة حضور الموظفين حلًا عمليًا للأتمتة يحظى باهتمام واسع.
ما هو نظام متابعة حضور الموظفين؟
نظام متابعة حضور الموظفين (PDKS في تركيا) نظام أتمتة صُمّم لمتابعة أداء الموظفين في العمل، وتستخدمه شركات كثيرة في تركيا وحول العالم.
تُضبط عبر نظام متابعة الحضور عمليات مثل أوقات حضور الموظفين وانصرافهم وساعات عملهم الإضافية وإجازاتهم وانتظامهم في العمل، كما يمكن متابعة كشوف الدوام بسهولة بفضله. وتُعرض المزايا الأخرى للنظام بالتفصيل في الأقسام التالية من المقال.
أنواع أنظمة متابعة حضور الموظفين: الأنظمة القائمة على الأجهزة والبرمجيات
يمكن تصنيف أنظمة متابعة حضور الموظفين ضمن فئتين رئيسيتين، برمجية وقائمة على الأجهزة:
- ✅ نظام الحضور البرمجي: كما يدل اسمه، يعتمد هذا النظام على البرمجيات ويُدمج مباشرة في بنية عمل الشركات أو المؤسسات، فيتيح التحقق التلقائي من جميع بيانات الموظفين.
- ✅ نظام الحضور القائم على الأجهزة: تعمل هذه الأنظمة بالتكامل مع البرمجيات، وتشمل أجهزة مثل قارئات البطاقات، وتتابع الموظفين عبرها.
إلى جانب هذا التصنيف العام، يمكن تصنيف أنظمة متابعة الحضور أيضًا بحسب مجالات استخدامها:
- ✅ أنظمة الحضور المحمولة: تُفضَّل في الأماكن التي لا تتوفر فيها مواقع عمل ثابتة.
- ✅ أنظمة الحضور الهجينة: تتيح استخدام أكثر من طريقة للمتابعة والتحكم في الوقت نفسه، مثل الدخول بالبطاقة والدخول عبر الهاتف المحمول.
- ✅ أنظمة الحضور بالبطاقة: تستخدم بطاقات مخصّصة للموظفين وأجهزة قراءة البطاقات في التحقق من الهوية، وهي من أكثر الأنظمة استخدامًا لسهولة تركيبها واستخدامها.
- ✅ أنظمة الحضور عبر الهاتف المحمول: يسجّل فيها الموظفون حضورهم وانصرافهم عبر تطبيق على هواتفهم الذكية، بالتحقق من الموقع عبر GPS و/أو برمز QR، وتفضّلها الشركات كثيرًا لأنها لا تحتاج إلى أي جهاز إضافي.
تُعدّ أنظمة الدخول بالبطاقة وعبر الهاتف المحمول على وجه الخصوص من أكثر أنظمة متابعة الحضور موثوقية وانتشارًا.
كيف يعمل نظام متابعة حضور الموظفين؟
قبل فهم آلية عمل نظام متابعة حضور الموظفين، من المهم تحديد النظام الذي يلائم احتياجات شركتك. فإذا كان الهدف التحكم في الدخول إلى مكان العمل والخروج منه، يمكن اختيار بطاقة الدخول الإلكترونية، كما يمكن النظر في حلول أخرى مثل تطبيقات الحضور على الهاتف المحمول.
أما لتحليل أنشطة الموظفين في مكان العمل بمزيد من التفصيل، فتبرز أنظمة الحضور البرمجية. ويمكن للشركات استخدام نظام واحد أو أكثر من أنظمة متابعة الحضور بحسب احتياجاتها، غير أن اختيار النظام الصحيح بالغ الأهمية؛ فالاختيار الخاطئ قد يؤدي إلى العمل بنظام لا يلبّي احتياجات الشركة.
لنفهم كيف يعمل نظام متابعة الحضور من خلال مثال:
لنفترض أن شركة اشترت نظامًا للحضور قائمًا على البطاقات لمتابعة أوقات حضور موظفيها وانصرافهم. يجب أولًا إتمام تركيب النظام المختار، ثم تعريف البيانات الشخصية لجميع موظفي الشركة في النظام، وبذلك يتعرّف النظام على كل موظف ويسجّل أوقات حضوره وانصرافه تلقائيًا في قاعدة البيانات.
تتيح هذه العملية للشركات متابعة حركة الموظفين وتحليلها يوميًا أو أسبوعيًا أو شهريًا، فتُتابَع انتظامية حضور الموظفين بسهولة وتصبح العمليات أكثر كفاءة.
ما فائدة نظام متابعة حضور الموظفين؟
تتيح أنظمة متابعة حضور الموظفين إعداد تقارير كثيرة ومتنوعة عن الموظفين. وفيما يلي بعض التقارير الأساسية التي يمكن للشركة الحصول عليها باستخدام نظام متابعة الحضور، ويمكن تنويعها بحسب الحاجة:
- ✅ تقرير الحضور والانصراف اليومي
- ✅ تقرير الحضور والانصراف الشهري
- ✅ تقرير المتأخرين
- ✅ تقرير المنصرفين مبكرًا
- ✅ تقرير العمل الإضافي
- ✅ تقرير الغياب
- ✅ تقرير الموجودين حاليًا
- ✅ تقرير كشف الدوام المفصّل
